«Google Spreadsheets" को चालू करने के लिए कैसे सही GTD प्रणाली में
उत्पादकता वेब सेवाओं / / December 23, 2019
सन् 2001 में एक पुस्तक अलमारियों "पर दिखाई दियाकैसे क्रम में मामलों: तनाव मुक्त उत्पादकता की कला"डेविड एलन द्वारा लेखक (डेविड एलन)। उत्पादकता और समय प्रबंधन पर उसे विशेषज्ञ में दिखाया गया है कि कैसे महत्वपूर्ण यह व्यक्तिगत, व्यापार और अन्य प्रयोजनों के लिए एक सिद्ध प्रणाली है।
एलन एक प्रणाली कहा जाता है की शुरुआत की GTD, जो अपने मामलों के लिए आदेश लाने के लोगों की एक बड़ी संख्या में मदद मिली है। खोल का एक प्रकार के रूप में यह Wunderlist, कार्य करने की सूची, Trello और Evernote की तरह अलग अलग सेवाओं के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है, लेकिन अक्सर वे भी जटिल हो जाते हैं या पर्याप्त रूप से क्रियाशील नहीं। इन सेवाओं किसी भी तरह स्पष्ट नहीं है, लेकिन एक योग्य विकल्प - «Google Spreadsheets"।
अन्य एप्लिकेशन पर लाभ
1. अच्छा दृश्य = बेहतर समझ
विकार, भौतिक या डिजिटल - शारीरिक परिणामों के साथ वास्तविक समस्या है। दक्षता की हानि - प्रमुख में से एक। आप परियोजनाओं, जो और पाठ के लिए जगह निवेश के सभी प्रकार के एक बहुत पर कब्जा की सूची को देखते हैं, अपने मस्तिष्क शुरू होता है घबराने की। इस वजह से, आप कम उत्पादक बन जाते हैं।
«Google Spreadsheets", बारी में, - पंक्तियों और स्तंभों का एक सेट। यहां तक कि जब तुम्हारी आँखों 35 परियोजनाओं, उन सभी को तालिका के सरल तत्व हैं के सामने सूचना के परिचित, कॉम्पैक्ट और एक ही समय में पूर्ण।
2. प्रवेश करने के लिए आसान और संपादित करें
अच्छा उत्पादकता प्रणाली - एक आसान है कि जानकारी दर्ज करने की है। कुछ भी नहीं है परियोजनाओं और कार्यों के अलावा, साथ ही उनके परिवर्तन के साथ हस्तक्षेप करना चाहिए।
तालिका के लिए कुछ, सेल पर क्लिक करें और पाठ दर्ज करने के लिए पर्याप्त को जोड़ने के लिए। आप बस पाठ की आवश्यकता होती है में प्रवेश - कोई टिक, विकल्प और बटन होते हैं।
विकल्प की एक किस्म - यदि आवश्यक हो, कहीं न कहीं एक कॉलम, मर्ज कोशिकाओं, और इतने पर जोड़ने के लिए।
3. लचीलापन
प्रणाली के किसी भी उत्पादकता लचीला पर्याप्त होना चाहिए। आप बदलती प्राथमिकताओं के आधार पर आरामदायक तरह और फिल्टर सामग्री होना चाहिए। «Google Spreadsheets" आप विभिन्न मानदंडों के आधार पर फिल्टर बना सकते हैं।
कुछ लोग जो GTD और अन्य प्रणालियों का पालन प्रत्येक कार्य संदर्भ में प्रयोग किया। उनमें से प्रत्येक जैसे कि "फोन @" या "@ कंप्यूटर" संलग्न करने के लिए लेबल, आप देख सकते हैं केवल उन मामलों तुम कहाँ हो जो संभव है, और उपकरणों के नीचे है कि आप से साथ हाथ।
«Google स्प्रैडशीट में" बहुत आसान एकाधिक मापदंडों से कस्टम फ़िल्टर बनाए रखना है। आप इन फिल्टर कॉल करने के लिए के रूप में आप चाहते हैं, जो उनके लिए खोज को गति के लिए स्वतंत्र हैं।
4. सादगी और क्षमता के विस्तार
उनकी सादगी - टेबल के मुख्य लाभ में से एक। और क्योंकि वे का उपयोग करने के लिए आसान कर रहे हैं, वे पर्याप्त अवसर प्रदान करते हैं। ये आसानी से व्यवस्था की और अन्य जानकारी के साथ संवाद कर रहे हैं।
आप सादे पाठ के साथ एक सेल बना सकते हैं, और आप एक सूत्र है कि कार्य करने के लिए डेटा के कई टुकड़े को जोड़ती है लिख सकते हैं। आप तय है कि यह कैसे अपने डेटा जोड़ा जाना चाहिए।
5. क्रॉस-प्लेटफॉर्म
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल, लिब्रे ऑफिस, ओपनऑफिस कैलस, एप्पल नंबर, और इतने पर: उपरोक्त सभी स्प्रेडशीट बनाने के लिए किसी भी कार्यक्रम के लिए लागू होता है। पंक्तियों, स्तंभों और सूत्रों की एक ही बुनियादी सिद्धांतों - सभी में। लेकिन «Google Spreadsheets" तेजी से और विश्वसनीय के साथ, बादल में पूरी तरह से कार्य करते हैं।
आप किसी भी ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ काम करने के लिए किसी भी उपकरण से स्वतंत्र हैं। यह एक इंटरनेट कनेक्शन और एक ब्राउज़र स्थापित करने के लिए पर्याप्त है।
उपयोग के उदाहरण
आपका GTD-दस्तावेज़ पत्रक के किसी भी संख्या हो सकती है। कल्पना कीजिए कि वे सात की है।
- परियोजनाओं. एलन दो से अधिक चरणों के होते हैं जो किसी कार्य, और कार्यान्वयन जिनमें से 12 महीने के लिए की आवश्यकता है के रूप में एक परियोजना को परिभाषित करता है। यहां तक कि परियोजना बदला जा सकता है मोटर तेल - सूची में, आप कुछ भी कर सकते हैं।
- आगामी व्यापार. चीजें आप अभी क्या कर सकते हैं की एक सूची। आप अनुमानित तिथियां और प्राथमिकता कार्यान्वयन निर्दिष्ट कर सकते हैं।
- उम्मीद. वे वस्तुएं जो आप प्रदर्शन अन्य लोगों से उम्मीद करते हैं। संबंधित परियोजनाओं और रिकॉर्ड, अगर वांछित, पिछली बार जब आप इन लोगों से बात की के बारे में जोड़ें।
- कार्यसूची. काम करता है की जरूरत है कि नियमित रूप से बैठकों में चर्चा की जानी है। उदाहरण के लिए, यदि आप सामना करने के लिए एक सहयोगी साप्ताहिक सामना करने के लिए बात कर रहे हैं, तो यहाँ भरने कि उसके साथ बातचीत करना चाहते हैं। यह भी संबंधित परियोजनाओं के साथ एक स्तंभ जोड़ने के लिए संभव है।
- अण्डे सेने की मशीन. चीजें आप किसी दिन क्या करना चाहते हैं सूची, लेकिन अभी तक वास्तव में जब पता नहीं है।
- वीकली की समीक्षा. कार्यों की जांच-सूची है कि आप जब संक्षेप में प्रस्तुत करना सप्ताह प्रदर्शन करते हैं। यह मौजूदा परियोजनाओं और नए के अलावा जांच करने के लिए,, और इतने पर "पूंछ" बंद करने हो सकता है।
- पूरा परियोजनाओं. पूरा परियोजना उत्कीर्ण और सूची और निशान में डालने जब यह समाप्त हो गया। परियोजना अभी से छुटकारा पाने के लिए किया था, तो यह भी दर्ज किया जा रहा है।
परियोजनाओं
इस पत्रक में स्तंभों की संख्या अलग हो सकता है, लेकिन वहाँ दो मुख्य हैं, जिस पर पूरी व्यवस्था टिकी हुई है: "परियोजना आईडी" और "आगामी मामलों।"
प्रोजेक्ट ID - अपनी अनूठी संख्या है। पहचानकर्ता असाइन «Google शीट परे फैली हुई है।" वे अपने संगठनात्मक प्रणाली के सभी रख सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप फ़ाइलों और अन्य सेवाओं में परियोजनाओं से संबंधित नोट्स की दुकान, आप एक ही संख्या उन में उपयोग कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण फ़ाइलें और जानकारी के लिए खोज को गति, और आप मन में बहुत सी बातें नहीं रखने के लिए अनुमति देता है।
कॉलम में "आगामी मामलों" प्रत्येक परियोजना के तीन पहलुओं पर नज़र रखी:
- कितने मामलों टैब "आगामी मामलों" को जोड़ा गया;
- कितने इस प्रोजेक्ट से जुड़ी वस्तुओं "प्रतीक्षा कर रहा है" टैब पर है;
- परियोजना, टैब "एजेंडा" पर स्थित से संबंधित तत्व के रूप में।
सूत्र - गिनती का एक सरल समारोह है, जो इन तीन टैब की पुष्टि करता है, और कितने गतिविधियों इस परियोजना पहचानकर्ता से जुड़ा हुआ के बारे में जानकारी प्रदान करता है। इस कॉलम में आप जल्दी से प्रदर्शन किया कार्यों के बिना परियोजनाओं को खोजने के लिए अनुमति देता है। के अनुक्रम "0 | 0 | 0 "इंगित करता है कि यह आवश्यक या तो परियोजना के लिए कार्यों को जोड़ने या इसे स्थगित करने के लिए है।
"प्रतीक्षा कर रहा है" और "एजेंडा"
इन पृष्ठों में उस व्यक्ति का नाम संकेत मिलता है कि आप उससे जरूरत है, और जब आप इसके लिए पूछा, यह किसी भी परियोजना के लिए लागू होता है। आप नियमित रूप से उस व्यक्ति के साथ पूरा करते हैं, तो यह "एजेंडा" करने के लिए भेजा जाता है। जब आप उसे कभी कभी ही देख पा रहे हैं, तो यह "प्रतीक्षा कर रहा है" में जोड़ें।
अण्डे सेने की मशीन
एक साक्षात्कार में, एलन ने कहा कि अगर एक सप्ताह के लिए किसी भी परियोजना में एक कण नहीं ले जाया गया है, लेकिन "इनक्यूबेटर" करने के लिए भेजता है। विचार सरल है: यदि आप एक नियमित आधार पर एक परियोजना नहीं करते हैं, तो सूची है, जो मन पर लगातार है से निकाल देंगे। इस परियोजना की वजह से एक मेस नहीं है और, एक परिणाम के रूप में, वहाँ महत्वपूर्ण मामलों के कार्यान्वयन के लिए एक मनोवैज्ञानिक बाधा नहीं है।
हर सप्ताह, "इनक्यूबेटर" और या तो में देखो "सक्रिय" पर परियोजना की स्थिति बदलने के लिए या इसे छूने नहीं है, या पूरी तरह से हटा दिया।
वीकली की समीक्षा
यह टैब यकीन है कि बनाने में मदद करता है कि आपके कार्य सूचियों को मदद अपने निजी और व्यावसायिक जीवन में सुधार होगा। तो आप लगातार इन सूचियों की समीक्षा करने और उन्हें चालू रखने के लिए की जरूरत है।
"साप्ताहिक समीक्षा" सवाल और प्रतिबिंब के लिए विचारों को शामिल हो सकते हैं। वास्तव में, अद्वितीय चलाता की इस सूची में है कि परियोजना की जरूरत के याद आती है। इसके अलावा, यह जाँच करने के लिए आप अभी भी अपने उद्देश्यों के लिए अपने उद्देश्यों को पूरा करते हैं या मदद करता है।
पूरा परियोजनाओं
चादर मदद करने के लिए आप एक परियोजना के परिणाम को याद करने के लिए की जरूरत है। और तुम्हें पता है, भले ही क्या परियोजना समाप्त हो गया है - उदाहरण के लिए, आप इसे फेंक दिया - कि कभी-कभी पता लगाने के लिए उपयोगी होता है जब आप यह निर्णय लिया है।
«Google Spreadsheets" उपयोगी कार्य
नोट
वे कई तरीकों से किया जा सकता है। उनमें से एक - एक विशेष परियोजना के लिए सभी संभव आगामी मामलों को लिखने के लिए। तो फिर तुम, "आगामी मामलों" की सूची में उन्हें सीधे कॉपी वांछित पूर्णता तिथि जोड़ने कर सकते हैं।
नोट्स भी अपने इच्छित उद्देश्य के लिए उपयोगी होते हैं। महत्वपूर्ण मील के पत्थर का जश्न मनाने और उपयोगी जानकारी जोड़ने के लिए परियोजना की स्थिति में नोट जोड़ें,।
एक नोट जोड़ने के लिए, सेल राइट क्लिक करें और चुनें "डालें नोट"।
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