गैर स्पष्ट है, लेकिन काम कर रास्ता मेल के साथ काम करने के समय को कम करने के लिए
उत्पादकता / / December 23, 2019
जॉन स्मिथ (जॉन स्मिथ), तकनीकी सहायता MailChimp में लगे परीक्षण और त्रुटि अपने आप को मेल के लिए एकदम सही सूत्र नेतृत्व द्वारा। पहले उसने कई फ़ोल्डर nasozdavali, और उसके बाद हर एक को नष्ट कर दिया है, लेकिन इन तरीकों में से कोई भी काम नहीं किया। और फिर उसने बिल्कुल अलग व्यवस्था करने के लिए आया था।
तथ्य यह है कि पत्र के लिए प्रतिक्रियाओं अपने काम में लगभग केंद्रीय स्थान पर कब्जा होने के बावजूद, वह समय ई-मेल के साथ विभिन्न गतिविधियों पर खर्च कम करने के लिए, छह घंटे एक दिन कर रहा था। उन्होंने पाया कि, तब भी जब मेलबॉक्स ईमेल से तोड़ने गया था, सरल कदम के एक जोड़े में नाटकीय रूप से स्थिति बदल सकते हैं।
क्या लायक बर्बाद कर समय नहीं है
से संदेशों के लिए: जॉन कहते हैं, वह पहले अक्षर को वर्गीकृत और फ़ोल्डरों के सभी प्रकार बनाने की कोशिश की चीफ, विभिन्न परियोजनाओं, संदेश, जिसके लिए वह कोई भी कदम उठाने जरूरी हो गया था और इतने पर जानकारी के लिए पर। उनका मानना था कि यह समय बचाने के लिए उसे मदद करनी चाहिए। काम पर ही - लेकिन वास्तव में, वह एक वर्गीकरण प्रणाली और कम याद करने की कोशिश कर अधिक समय बिताना शुरू कर दिया।
जॉन स्मिथउदाहरण के लिए, मैं इस परियोजना पर वह काम कर रहा था के सिर से एक संदेश प्राप्त, और यह संदेश भी कुछ कार्य करने के लिए मुझे आवश्यकता है। क्या फ़ोल्डर में रखा जाना चाहिए? और संभावना है कि मुझे याद है, जहां बाद में पत्र यह देखने के लिए क्या कर रहे थे?
तो जॉन सभी फ़ोल्डर से छुटकारा पाने का फैसला किया और मेल यह पूरा अराजकता राज करता है। प्रणाली के अभाव भी बेहतर जटिल थी प्रणाली। फिर जॉन फिर मेल के साथ काम करने के लिए अपने दृष्टिकोण को संशोधित करने का निर्णय लिया। उन्होंने सॉर्ट करने के लिए पत्र इस विषय पर नहीं कर रहे हैं का फैसला किया और कार्रवाई के प्रकार, जो वे ले जाने की मांग की है। और यहाँ है कि यह कैसे करना है।
इसे आसान बनाएं
सीधे शब्दों में फ़ोल्डर "इनबॉक्स" केवल उन संदेशों को जवाब देने के लिए की जरूरत है जगह। उनमें से सबसे महत्वपूर्ण है, अगर आप उन लोगों के साथ तुरंत सौदा नहीं कर सकते हैं, पढ़ा नहीं गया चिह्नित।
यह आप के लिए counterintuitive लग सकता है, क्योंकि अधिकांश जल मामलों को जल्दी से जल्दी किया जाना चाहिए। यह है, और कभी कभी वास्तव में तुरंत इस तरह के रिपोर्ट का जवाब देना जरूरत है। लेकिन अपठित महत्वपूर्ण संदेश अंकन, तो आप उन्हें एक मुश्त में बनी रहेगी। साथ ही, आपको पत्र ले जाने की आवश्यकता नहीं है: वे फ़ोल्डर में "इनबॉक्स" बनी रहती है और जब तक आप कर रहे हैं करने के लिए आप उस तक पहुंचने खुद की ओर ध्यान आकर्षित करेगा।
जॉन स्मिथमैं अपने मेलबॉक्स में ऐसा करने के लिए एक समय में अधिक से अधिक 60-70 संदेशों जमा नहीं करता है की कोशिश करो। यह ठीक पत्र है, जो मैं सुरक्षित रूप से एक बार में संभाल कर सकते हैं की संख्या है।
खुद के लिए मेल के साथ एक स्थायी शेड्यूल बनाएं
हर सुबह जॉन आबंटित करता घंटे मेलबॉक्स को साफ करने की कोशिश कर रहा। पहले से ही उल्लेख किया है, यह अक्सर तत्काल संदेशों छोड़ दिया है "अपठित।" जॉन जल्दी से अधिकतम संख्या को समाचार पत्र और कंपनी के आतंरिक संदेश और प्रतिक्रिया को स्कैन करता है गैर आपातकालीन पोस्ट जिसके साथ वह एक घंटे के भीतर संभाल कर सकते हैं।
घंटे के लिए आवंटित जब ईमेल के साथ प्रारंभएक को समाप्त करने आ रहा है, जॉन स्मिथ मेलबॉक्स बंद नहीं होती है, लेकिन यह अब तक कम ध्यान देता है। जैसे ही नया संदेश पहुंचते ही, वह जल्दी से उन्हें एक निश्चित प्राथमिकता देने की सामग्री और इस नाम को स्कैन करता है,। संदेश अन्य मामलों से एक लंबे समय के लिए रोके बिना जवाब दिया जा सकता है, तो जॉन करता है। लेकिन वह फिर से पोस्ट में संलग्न करने के लिए शुरू होता है।
दिन के अंत में, जॉन मेल के साथ उन्हें विशेष रूप से काम को समर्पित करने की कोशिश कर रहा एक और 30 मिनट आवंटित करता है। इस समय वह पत्र है, जो उसे किसी भी कार्रवाई की आवश्यकता होती है में लगी हुई है पर: अनुमोदन देने के लिए, एक विस्तृत प्रतिक्रिया लिख सकते हैं या कोई भी निर्णय लेने के लिए। यही कारण है कि जब वह संदेश जो अपठित चिह्नित कर रहे हैं की ओर ध्यान देता है।
जॉन स्मिथमैं ई-मेल के साथ काम करने के लिए एक बहुत अधिक समय खर्च कर सकते हैं, लेकिन इन अस्थायी प्रतिबंध मदद कर रहे हैं मुझे बेहतर ध्यान केंद्रित करने और अधिक उत्पादक होने के।
प्रतिक्रिया के प्रकार के अनुसार वर्गीकृत ईमेल
कुछ संदेश के लिए, जॉन अब भी एक अलग फ़ोल्डर बनाने के। कुछ पत्र वह अपठित को चिह्नित नहीं है कि, यह दो दिशाओं में सभी वितरित करता है। कि एक सहयोगी (जरूरी जरूरी नहीं) से किसी भी कार्रवाई या प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है पोस्ट, जॉन फ़ोल्डर "मेक" डाल दिया। यह ईमेल, जो अगले दिन में हल किया जा सकता है या बाद में सप्ताह में के लिए बनाया गया है।
यहां तक कि कम आवश्यक पत्र जॉन एक फ़ोल्डर, पर ले जाता है "पढ़ें।" इसके अलावा, यह एक विशेष फिल्टर वे अपने आप इस फ़ोल्डर में समाचार पत्र डाल उपयोग करता है। फिल्टर स्थापित करने के लिए, आप केवल कुछ मिनटों के खर्च करने की जरूरत है, लेकिन इस सरल कार्रवाई बाद में आप समय और प्रयास की एक बहुत बचत होगी।
यदि आप इस विधि का उपयोग करते हैं, तो आप तीन सक्रिय फ़ोल्डर, जो न पढ़े गए संदेशों, "मेक" और "पढ़ें" के साथ संदेश का जवाब "इनबॉक्स" की तात्कालिकता की डिग्री में मतभेद है मिल जाएगा।
संग्रहीत संदेश
सब कुछ के लिए, जॉन स्मिथ संदेश संग्रहीत सुविधा का उपयोग करता। यह मदद करता है उसे अनावश्यक कार्यों से मेलबॉक्स और सिर को साफ।
जॉन स्मिथजैसे ही मैंने संदेश पढ़ा और उचित कार्रवाई, यह एक कंपनी या एक समाचार प्रेषण, जो मैं पर हस्ताक्षर किए, मैं अभिलेखागार हो।
संदेश महत्वपूर्ण जानकारी है कि जॉन भविष्य के लिए बचाने के लिए चाहते हैं हैं, तो वह अंक एक तारक, संदेश संग्रहीत तो यह और अधिक तेजी से पाया जा सकता है।
विशेष रूप से सावधान रहें जब आप संदेश को हटाने का निर्णय
जॉन शायद ही कभी नष्ट संदेशों को समारोह का उपयोग करें। यह एक सबक वह असली अभ्यास से आकर्षित किया है। एक बार जब जॉन एक सहयोगी उस समय जानकारी युक्त से संदेश हटा दिया वह यह महत्वपूर्ण विचार नहीं किया। पहले से ही के बाद कर्मचारी कंपनी छोड़ दी है जॉन कि पत्र से जानकारी की जरूरत है। फिर वह महसूस किया कि वह हार्डकवर में था।
जॉन स्मिथउसके बाद मैं केवल उन पत्रों कि वास्तव में भविष्य में मेरे लिए उपयोगी नहीं हैं दूर करने के लिए शुरू कर दिया। कोई अपराध, प्रिय साथियों, जो मुझे जवानों के साथ एक सुंदर SIFCO भेजा, लेकिन इन संदेशों को कर रहे हैं और दर्ज करें "खरीदारी की टोकरी।"
इस प्रणाली पर पहुंचने के लिए, जॉन स्मिथ कई विभिन्न दृष्टिकोण है कि उसे करने के लिए प्रभावी पर्याप्त साबित कर दिया है की कोशिश की। उन्होंने कहा कि अन्य लोगों द्वारा इस्तेमाल किया तरीकों का परीक्षण किया, लेकिन जल्द ही महसूस किया कि वह कुछ और प्रयास करने के लिए की जरूरत है। जॉन निष्कर्ष यह है कि किसी भी प्रणाली काम करता है केवल जब वह अपने विशेष कार्य के संदर्भ में अच्छी तरह से फिट बैठता है के लिए आया था।
इस विधि का प्रयास करें या कुछ अलग करना चाहते हैं। आप एक तरह से ई-मेल के साथ काम करने के लिए खर्च करने के लिए खोजने के लिए सक्षम हो सकता है और भी कम समय है।