"0 के बाहर" - शून्य इनबॉक्स बनाए रखने के लिए एक स्पष्ट प्रणाली

कई लोगों के लिए ई-मेल अभी भी कोई विकल्प नहीं काम कर रहे उपकरण और दैनिक पीड़ा है। किसी ने सात भेजे पत्र, और वह अब उन्हें जल्दी से एकत्रित न कर रहा है। किसी ने 46 सदस्य हैं, लेकिन वे भी प्रतिदिन razgrebot, क्योंकि यह प्रयोग किया जाता है। प्रत्येक व्यक्ति के लिए वहाँ प्रतिदिन भेजे ई-मेल की एक निश्चित सीमा से है, जो वह कर सकते हैं के साथ देरी के बिना अगले दिन के प्रसंस्करण सौदा और, तदनुसार, इलेक्ट्रॉनिक में रुकावटें पैदा करने के बिना बॉक्स। आप एक "प्राकृतिक" की दहलीज कॉल कर सकते हैं।

एक से अधिक पत्र व्यक्ति संभाल कर सकते हैं, तो आप ईमेल प्रबंधन करने के लिए अपने दृष्टिकोण को बदलने की जरूरत। यह विशेष रूप से मामले में आवश्यक मूल्य के लिए सीमा में वृद्धि होगी। यह 100 पत्र एक दिन प्रोसेस करने में सक्षम होना चाहिए? तो आप कर सकते हैं और 100, बस सही विधि के लिए मेल का उपयोग करें। क्या? कौन बताएगा।

केवल संकेत है कि एक व्यक्ति को ई-मेल के साथ copes दिन के शून्य अंत में शामिल है। अच्छा के महत्वपूर्ण सिद्धांतों भेजे प्रसंस्करण - समझ के साथ कि आप के सामने पत्र के लिए। सबसे पहले आप जानने के लिए कैसे सही ढंग से पत्र को वर्गीकृत और क्या प्रत्येक प्रकार से कोई लेना देना जानना चाहते हैं।

सभी इनकमिंग संदेश सात श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

1. जवाब देने के लिए कोई ज़रूरत नहीं है, जरूरी नहीं पढ़ा। इन दो अक्षरों में जिस तरह से: संग्रहीत करना या हटाना। आप एक नियमित समाचार पत्र, है जो कभी नहीं पढ़ा मिलता है, तो अपने आप को एक एहसान करो - अपने लक्ष्य को पूरा। के बदले में एक कार्रवाई भविष्य में इस तरह पत्र के दर्जनों से छुटकारा पाने के। हम एक दिन ईमेल के प्रवाह के साथ सामना करने के लिए कैसे सीखना चाहते हैं? कम आसान के साथ प्रवाह को संभालने के लिए। याद आती है कुछ महत्वपूर्ण करने के लिए डरो मत। वास्तव में आवश्यक जानकारी किसी अन्य तरीके से आप के लिए हो जाता है, और अभी भी कम से कम एक बार आप के सामने दिखाई नहीं देता।
2. अनुलग्नकों के साथ। यह कुछ ऐसा है या वर्तमान या भविष्य के काम के लिए जानकारी के लिए भुगतान करने की जरूरत की एक अधिसूचना हो सकता है। इन पत्रों के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाने के लिए उपयोगी है, लेकिन कट्टरता के बिना। भी कई फ़ोल्डरों है? सरल। आदेश कुछ सही तो खोजने के लिए, मैं एक हजार फ़ोल्डरों की जरूरत नहीं है, और करने के लिए उपयोग खोज क्षमता मेलर की सुविधा है।
3. वैकल्पिक उत्तर दें। इस सवाल का जवाब अनिवार्य नहीं है, लेकिन कभी कभी उपयोगी शिष्टाचार हो रहा है। तब स्थिति पर पूरी तरह आगे बढ़ें।
4. समीक्षा के लिए समय सीमा के साथ। यह पढ़ने के लिए दिलचस्प है, लेकिन जरूरी नहीं कि। संभव के रूप में कई पत्र के रूप में इस और पिछले वर्ग से संबंधित हैं की कोशिश करो। यह ईमेल के साथ प्रभावी कार्य के लिए महत्वपूर्ण है।
5. आज उत्तर दिया जाना चाहिए। सब कुछ सरल है: एक जिम्मेदार लेने के लिए और अब, वास्तव में कुछ जरूरी है, या काम दिन के अंत में।
6. जवाब किया जाना चाहिए, लेकिन नहीं आज। या ई-मेल है कि वह बातचीत नहीं की थी फोन की सुंदरता। कोई भी उम्मीद है, और यदि आप संदेश शीर्ष लेख में इस बारे में बात नहीं करते हैं, ईमेल द्वारा एक तेजी से प्रतिक्रिया उम्मीद नहीं करनी चाहिए। एक प्रतिक्रिया के लिए समय सीमा एक निश्चित दिन कहा जाता है या आप अपने आप को जानते हैं और जानते हैं कि कब तक आप एक जवाब देने के लिए की जरूरत है, तो उपयुक्त फ़ोल्डर में इन पत्रों डाल दिया। उदाहरण के लिए, "सोमवार को उत्तर", "मंगलवार को उत्तर," और इतने पर। अब अपने आप एक चेक-सूची है, जहां एक आइटम है बनाने के "सुबह में प्रक्रिया मेल, आज के लिए स्थगित कर दिया।" इस तरह के उद्देश्यों के लिए, के रूप में वहाँ विशेष उपकरणों के लिए कर रहे हैं: RightInbox Gmail के लिए, FollowUpThen.com और FollowUp.cc.
7. समझ से बाहर पत्र। वहाँ पत्र है कि किसी भी श्रेणी के लिए जिम्मेदार ठहराया जा करने के लिए मुश्किल कर रहे हैं। खुद को प्रतिबिंब में कटौती करने के साथ इस तरह के पत्र से ऊपर श्रेणियों में से एक का उल्लेख व्यवस्था न करें।

इस वर्गीकरण के आधार पर हमने श्रेणियों 2, 3, 4 और 6 के लिए № फ़ोल्डरों की जरूरत है।

ई-मेल के कुशल प्रसंस्करण नियम

• दिन के अंत में 30 मिनट के लिए अनुमति दें शून्य करने के लिए इनबॉक्स लाने के लिए। यह तुरंत हर ईमेल का जवाब करने की कोशिश कर की तुलना में अधिक प्रभावी है। लोग एक से अधिक कार्य नहीं है। कम distractions और स्विचिंग - उच्च दक्षता।
• एक तत्काल पत्र के साथ क्या करें? अपने आप को, जिस पर दिन के लिए बक्से की जाँच करने के अंतराल सेट करें। उदाहरण के लिए, एक घंटे में एक बार। जरूरी और महत्वपूर्ण पत्र की उपलब्धता पर बॉक्स को चेक करें, यदि उपलब्ध नहीं है, काम पर लौटें। मेल का लाभ याद रखें: तत्काल बातचीत के लिए एक साधन नहीं है। यह संभव है कि समस्या है, जो गैर जरूरी ईमेल में से एक में उल्लेख किया गया था, आपकी भागीदारी के बिना द्वारा निर्णय लिया जाएगा दिन के अंत में या दिन के अंत आप अधिक जानकारी है कि अधिक तेजी से समस्या का समाधान करने की अनुमति देगा मिल जाएगा और कुशलतापूर्वक।
• किसी भी समय, जब आप अपने ईमेल की जाँच नहीं करते हैं, मेलर बंद कर दिया रहते हैं। सूचनाओं को बंद करें। अपने आप को आने वाली ईमेल की व्याकुलता चिंतन संख्या से छुटकारा। अब आप दूसरी नौकरी है, और मेल के लिए समय अभी तक नहीं आया है। इस दृष्टिकोण की शुद्धता के रूप में संदेह के क्षणों में, याद रखें: यदि आप एक परमाणु ऊर्जा केंद्र नहीं हैं, लेकिन यदि ऐसा हुआ था, तो रिएक्टर आप किसी भी मामले में ई-मेल द्वारा सूचित किया जाएगा के overheating।
• कार्य दिवस समाप्त करने के लिए मेल प्रसंस्करण में तेजी लाने के समय में अपनी प्रतिबद्धता का प्रयोग करें। यही कारण है कि यह दिन के अंत में शून्य करने के लिए इनबॉक्स नीचे एकत्रित न करने के लिए सिफारिश की है है। आप 30 मिनट है, और आप जल्दी से सब कुछ को समाप्त कर दिया करना चाहते हैं। वास्तव में, यह खेल का एक प्रकार पता चला है, लेकिन आप और उद्देश्यपूर्ण कर सकते हैं geymifitsirovat प्रसंस्करण ईमेल.
• उन्हें संक्षिप्त और सटीक रखें।
• सकारात्मक और दोस्ताना हो।ईमेल का निर्माण और रिश्तों को नष्ट कर सकते. इसके बजाय वास्तव में महत्वपूर्ण मुद्दों को लोगों के हल के लिए कभी कभी सबसे नाजुक और छिपा प्रतिद्वंद्वी एक बेवकूफ कहा जाता है रोल करने का प्रयास है, और सभी पाठ इस पर आधारित है। वास्तव में अजीब कुछ भी नहीं है, उनके सकारात्मक ईमेल के मुख्य भाग में एक छोटा सा अच्छा वाक्यांश भेजा व्यक्त करने के लिए नहीं है। आपका मित्रता आप के लिए वापस आ जाएगा, और पत्राचार और अधिक सार्थक और प्रभावी हो जाएगा।
• पत्र उलटे क्रम में रेक करने के लिए की जरूरत है। और एक ही तरीका है। ऐसा लगता है कि इसे और अधिक पुराने ईमेल के साथ शुरू करने के लिए तार्किक है, लेकिन यह हमारा लक्ष्य है - शून्य इनबॉक्स, जिसका अर्थ है कि दिन के अंत से पहले हम भी मिल बहुत पहले ईमेल प्राप्त हुआ है। आप अपने आप को एक एहसान बनाने के लिए और कल के लिए आज प्राप्त अंतिम पत्र छोड़ने के लिए शुरू करते हैं, पूरी प्रक्रिया के कार्य करना बंद। क्यों आप ई-मेल के साथ सक्षम काम पढाई करते हैं, अगर आप मौलिक नियम का पालन नहीं करते हैं? पहले की तरह काम करते हैं, और पीड़ा के लिए जारी रखें।
• संग्रहीत करना या बाकी को हटाने के लिए केवल आवश्यक पत्र खोलें। हम अनावश्यक चीजों को भी दुरुपयोग सदस्यता (सदस्यता Layfhaker, इसके विपरीत, बहुत आवश्यक पर) और एक परिणाम के रूप में की तुलना में पढ़ा जा सकता है और अधिक जानकारी प्राप्त। कैसे वांछित पत्र भेद करने के लिए? खुला केवल उन पत्रों कि व्यक्तिगत रूप से आप के लिए किसी खास व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं: वहाँ एक आसान है, लेकिन बहुत प्रभावी नियम है। आराम - स्थिति पर लेख की शुरुआत में उपरोक्त श्रेणियों में से एक में।
• टेम्पलेट्स बनाएँ। अक्सर पत्र सुंदर मानक यह है कि के लिए जवाब है, तो आप एक ही बात लिखें। अक्सर इस वाक्यांश लेखन कि दिखाई दी? त्वरित कॉपी-पेस्ट के लिए एक टेम्पलेट बनाने या मेल सेवा में यह पैदा करते हैं।
• मेल नियंत्रित किया जाता है, और वहाँ अभी भी समय है, तो आप इसे तर्क से उपयोग करने के लिए की जरूरत है। क्रम में ऐसे अक्षर 3, 4 और 6 और डाल चीजों की श्रेणी संख्या पर जाएं।

इस मैनुअल, जो आधारित है के रूप में आप ने कहा, सही तरह है, से मेल के साथ काम करने के लिए और अधिक सामान्य युक्तियों के लिए एक महान इसके अतिरिक्त है लिंक्डइन सीईओ जेफ Weiner. याद मत करो लियो Babauta से मेल से निपटने के लिए 10 सुझाव दिए गए. वास्तव में, वहाँ कई अतिरिक्त तरीके हैं बाहर निचोड़ अधिकतम ई-मेल., खुद के लिए तकनीकों को लागू करने का प्रयास करें परिणामों का विश्लेषण और भूल नहीं है ई-मेल की प्रभावशीलता में सुधार करने के लिए अपने स्वयं के सुझावों टिप्पणी में छोड़ने के लिए।