लियो Babauta: मेरे 10 ई-मेल के साथ काम करने के लिए की आदतों
काम और अध्ययन उत्पादकता / / December 23, 2019
© तस्वीर
ईमेल एक उत्कृष्ट काम उपकरण हो सकता है, और विलंब के एक कष्टप्रद स्रोत में बदल सकते हैं, और यह सिर्फ कैसे आप इसका इस्तेमाल करते हैं। वहाँ एक समय था जब मैं ईमेल की पूरी दिवालियापन की घोषणा की थी, और अब मैं इसे हर दिन 2-3 बार एक दिन की जाँच, लेकिन यह जल्दी से और कुशलता से गुजरता है।
मैं कुछ आदतों का विकास किया है कि मुझे ई-मेल के साथ काम करने के लिए मदद की बहुत प्रभावी और अन्य महत्वपूर्ण काम पर एक बेहतर ध्यान केंद्रित है। और मैं आपको ईमानदारी से कहता हूँ, अंत में, मेरे इनबॉक्स खाली है, और यह एक बहुत अच्छा लग रहा है है। मैं लूंगा इस लेख में अपनी आदतों के 10। मतलब यह नहीं है कि आप आँख बंद करके उन्हें पालन करना होता है, मैं बस अपना रास्ता दिखाने के लिए चाहते हैं, और उस पर आधारित, आप अपने निर्धारित कर सकती है। तो, यहाँ की आदतों हैं कि मेरे लिए काम:
कम अक्सर मेल में देखने के लिए
मैं खिड़की खुली पूरे दिन मेल नहीं रखते। और बार बार उसे में देखो। मैं निष्कर्ष है कि अगर मेरे इनबॉक्स 20-30 पत्र जमा है, तो दुनिया एक ही समय में पतन नहीं होगा, के लिए आया था, यह संख्या मैं जल्दी से प्रक्रिया करने के लिए आसान हो जाएगा। चेतावनी! मैं कहता हूँ "प्रक्रिया" के बजाय "पढ़ें" से। मैं फ़ोल्डरों में अन्य संदेशों पर बिखराव के लिए फ़ोल्डर "इनबॉक्स" खोलते हैं, तो उन्हें पढ़ सकते हैं और तुरंत छोड़ने के लिए नहीं।
स्कैटर फ़ोल्डरों
मैं मेल खोलने के लिए और जल्दी से निर्णय लेने के लिए शुरू: हटाना होगा या संग्रह, पढ़ सकते हैं और तुरंत प्रतिक्रिया (यह कम से कम 2 मिनट लगते हैं) या संग्रह, वापस ऊपर एक त्वरित जवाब भेजने के लिए, और फिर, मेरे करने के लिए सूची में जोड़ने के लिए, एक तारक के साथ इस बाद में (मार्क करने के लिए, और उसके बाद संग्रह)। किसी भी मामले में, इनबॉक्स कुछ भी नहीं में रहना चाहिए।
इसके तत्काल बाद कैलेंडर में सभी को जोड़ने
पत्र मेरे लिए कुछ डेटा आता है जिसके बारे में मैं याद करने के लिए, मैं एक बार मैं इसे कैलेंडर के लिए लाने के लिए है। व्यक्तिगत बैठक या पर स्काइप, प्रशिक्षण या कुछ और, क्या मैं केवल एक सप्ताह याद रखना चाहिए बात कर - सब कुछ तुरंत कैलेंडर के लिए भेजा जाता है। अब यह मेरे सबसे अच्छे आदत स्वचालन में लाया जाता है मैं शायद ही कभी कुछ याद करने के बारे में है, और उसे करने के लिए धन्यवाद,।
"शॉर्टकट" का प्रयोग करें
मैं Gmail, जो मेल के लिए कई कुंजीपटल शॉर्टकट का उपयोग करने की क्षमता प्रदान का उपयोग करें। वास्तव में, मैं केवल उन्हें जानने के लिए कुछ मिनट लग गए, और फिर पेशी स्मृति कुंजी याद रखता है।
ये "शॉर्टकट" हैं कि मैं का उपयोग करें:
«Gi» - इनबॉक्स में वापस लौटने के लिए;
«ई» - संग्रह;
"#" - हटाना;
"सी" - एक नया संदेश बनाने;
«आर» - जवाब;
«एफ» - आगे;
«एक» - जबाब सब करने के लिए;
«जी एस» - करने के लिए चिह्नित जाने;
«टैब + वापसी» - जब मैं एक संदेश बना है, तो आप सिर्फ उसे बैक अप लेने भेज देते हैं।
मैं भी जब, हटाने या ईमेल के संग्रह करने के बाद, मैं अपने आप पर अगले करने के लिए इनबॉक्स में वापस लौटने के बिना चले जाएँगे सेटिंग का उपयोग करें, तो यह आपको जल्दी से ऊपर ले जाने के लिए रिपोर्ट की अनुमति देता है।
लघु पत्र लिखें
पत्र के लिए मेरा जवाब आमतौर पर 1-3 वाक्य है। मैं शायद ही कभी पत्र 5 वाक्य से अधिक समय लिखें। और क्रम में एक अच्छा कारण हो सकता है। मैं वास्तव में एक बहुत कुछ लिखने के लिए की जरूरत है, मैं नहीं बल्कि गूगल डॉक्स में यह करते हैं, और सही व्यक्ति का हिस्सा चाहते हैं। लघु पत्र, प्राप्तकर्ता से एक त्वरित प्रतिक्रिया का मतलब है के रूप में व्यक्ति, अपने वाग्मिता के जंगल की खोजबीन करना नहीं होगा समझ और महत्वपूर्ण जानकारी को समझने के लिए।
जल्दी कार्य करने-सूची में कार्य जोड़ना
कुछ एक करने के लिए सूची के रूप में इनबॉक्स का उपयोग करते हैं, लेकिन यह खराब इस के लिए अनुकूलित है, और यहाँ क्यों है:
1. काम करता है अन्य पत्र के साथ मिश्रित किया जाता हो, और फिर वे भीड़ से पकड़ने के लिए मुश्किल हो जाता है।
2. पत्र में कथा हमेशा कार्रवाई के लिए एक विशिष्ट गाइड शामिल नहीं है, लेकिन पत्र के आधार पर आप कार्य ही रख सकते हैं। जब आप इसे निष्पादित करने के लिए तैयार कर रहे हैं, तो आप को याद करने के लिए क्या विशेष कार्य आप अपने आप को इसे पढ़ने के बाद निर्धारित किया है फिर से पत्र फिर से पढ़ें, होगा।
3. हर बार जब आप पोस्ट एक अन्य मामले को पकड़ने के लिए में देखो, आप एक नया संदेश है, जो मुख्य मामलों से आपका ध्यान और विचलित आकर्षित के पार चलो, काम की लय दस्तक।
सरल और आसान कार्य करने की सूची - एक सादा पाठ दस्तावेज़, जहाँ आप बस कुछ ही माउस क्लिक में ईमेल से कार्य जोड़ सकते हैं। और इस तरह के एक सूची के दौरान एक अधिक प्रभावी उपकरण हो सकता है, क्योंकि आप इनबॉक्स में देखो करने के लिए हर समय नहीं है।
केवल पढ़े गए संदेशों इनबॉक्स से बाहर रखें
यह सुविधा उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए है। मैं अपने Gmail बॉक्स काट दिया ताकि यह अब न पढ़े गए संदेशों संग्रहित किया जा सकता। इसका मतलब है कि अगर मैं पत्र खोला और किसी अन्य फ़ोल्डर में फेंक दिया, यह बस गायब हो जाएगा। यह मुझे प्रेरित कैसे इस पत्र के साथ तुरंत आगे बढ़ने के लिए, या मैं बस इसे खो के बारे में निर्णय करने के लिए। इस विशेष विन्यास के लिए धन्यवाद, मेरे इनबॉक्स ढेर खुला संदेश, जो धीरे-धीरे कचरा बन नहीं है।
आस्थगित करें पढ़ने के लिए
अक्सर भेज मुझे लेख से जोड़ता है। उन्हें मैं तुरंत Instapaper के लिए भेजा, बाद में पढ़ने के लिए। यही कारण है कि मैं ईमेल पर कम समय खर्च करने की कोशिश है, क्योंकि मैं पढ़ने के लिए इतने सारे दिलचस्प बातें है, लेकिन उसे।
निर्दयता से फिल्टर
जब मेरे पत्र बॉक्स दिखाई देता है, जो मैं देखना पसंद नहीं होता है, मैं तुरंत यह straightens। मैं सदस्यता समाप्त करने या इस पर एक फिल्टर स्थापित करने के लिए आलसी नहीं हूँ। और यह काफी आने वाली मेल के प्रवाह को कम कर देता है। मैं ईमेल कि मेरे इनबॉक्स अवरुद्ध के खिलाफ क्रूर हूँ, और शासन भी लोग हैं, जो भी मुझे परेशान कर रहे हैं के रवैये में लागू किया जाता है।
उपचार के अंत तक बंद-मेल संदेश
Disassembled संदेश - पास मेल और नहीं के रूप में वहाँ फिर से पत्र के लिए पर्याप्त संख्या में जमा है, जब तक कई घंटे के लिए खुला है।
ई-मेल के साथ प्रभावी कार्य के लिए कुछ आदतें को खोजने के लिए शुरू - यह बहुत सही है। आप तुरंत नोटिस कितना शांत आप एक और महत्वपूर्ण मामले हो जाते हैं, हर 10 मिनट में मेल घुसपैठ चेकों से छुटकारा पाने होगा। अपने सिर अनावश्यक ईमेल से आपके इनबॉक्स मुफ्त के रूप में नए विचारों के लिए उपलब्ध है, जैसे ही। गुड लक!