ई-मेल के साथ प्रभावी कार्य के लिए 6 युक्तियाँ
काम और अध्ययन उत्पादकता / / December 23, 2019
ईमेल संचार का सबसे अच्छा साधन में से एक और, शायद, केवल एक है जो सभी उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रयोग किया जाता है, बिना किसी अपवाद के है। आपको यह भी पसंद कर सकते हैं या दूत नापसंद करते हैं, Skype का उपयोग या चैट फेसबुक, लेकिन ईमेल पता क्या आप वाकई के लिए की है।
हर रोज हम, अपने मेलबॉक्स करने के लिए मिल न केवल मित्रों और सहकर्मियों से संदेश, लेकिन यह भी प्रचार ईमेल, सूचनाएं, बस स्पैम के दर्जनों। आदेश भेजे गए संदेशों के बड़ी संख्या में डूब नहीं में, यह विकसित करने और ई-मेल के साथ प्रभावी काम के कौशल को लागू करने के लिए महत्वपूर्ण है।
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अनुसूची समय चेकिंग ईमेल
आपको लगता है कि आप अपने इनबॉक्स में मेल के प्रसंस्करण पर बहुत अधिक समय खर्च करते हैं, और ईमेल की संख्या तो अभी भी कमी नहीं करता है, तो एक मुश्किल योजना आपके मेल की जाँच के दौरान की कोशिश बॉक्स। आम तौर पर हम, मेल की जांच पत्र में एक दिलचस्प लिंक मिल, वेबसाइट पर जाने के लिए शुरू करते हैं, और वहाँ से दूसरे के लिए... और आधे घंटे याद और रिटर्न के बाद पत्र के विश्लेषण के लिए। नतीजतन, समय बीत गया है और मामले को स्थानांतरित नहीं किया।
तो, ई-मेल के साथ काम करने के लिए एक निश्चित सीमित समय के लिए खुद को अलग करने के लिए प्रयास करें। आवृत्ति और इन अंतराल में से प्रत्येक की अवधि के अपने दम पर खुद के लिए सेट किया जा सकता, उनके पत्राचार की मात्रा पर निर्भर करता है। शायद यह सुबह में एक घंटे और दिन के अंत में एक घंटे के लिए किया जाएगा, शायद आप जाने के लिए अपने मेल पांच मिनट के लिए हर घंटे के खाते में पसंद करते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह - सख्ती से खुद के लिए स्थापित किया गया अनुसूची का पालन करना और नहीं करने के लिए कोशिश कुछ भी बाहरी पर विचलित हो। ज्ञान है कि आपका समय सीमित है, अनिवार्य रूप से डाक राजस्व प्रसंस्करण की क्षमता में वृद्धि करने के लिए नेतृत्व करेंगे।
प्रत्येक अक्षर का अर्थ है कार्रवाई
हर खुला पत्र किसी भी कार्रवाई करने की आवश्यकता है - मुख्य नियम है कि आप लागू करना चाहिए जब मेल को पार्स है। यदि आप पत्र खोला, तो किसी भी मामले में यह असंभव में फिर से जाने के लिए है भेजे. आप या तो पत्र के लिए तुरंत प्रतिक्रिया करने के लिए है या कोई है जो बेहतर खुद के लिए इस मुद्दे से निपटने के लिए, या योजना के लिए किया जाता है के लिए भेज गूगल टास्क कार्य या कैलेंडर - अपनी कार्रवाई पत्र की वजह से किसी भी मामले में नष्ट कर दिया या संग्रह करने के लिए ले जाया जाना चाहिए, है फ़ोल्डर छोड़ इनबॉक्स. इस सरल के अधीन रहते हुए शासन अपने इनबॉक्स अंत में मंजूरी दे दी।
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फिल्टर और लेबल
आप पत्र की एक बड़ी संख्या एक दैनिक आधार पर मिलता है, उनके विश्लेषण आप समय और प्रयास की एक बहुत आवश्यकता है। क्यों आप संसाधनों, डाक सेवा का उपयोग नहीं करते, विशेष रूप से सबसे सेवाओं में के बाद से, यह सुविधा वर्तमान और अच्छी तरह से लागू होता है?
हम स्वत: मेल प्रसंस्करण के लिए फ़िल्टर सेट करने के बारे में बात कर रहे हैं। इसके बजाय मैन्युअल रूप से प्रत्येक संदेश, और अपने हर क्लिक पर क्लिक करने के लिए होने की - यह भी समय और प्रयास, बस एक बार कॉन्फ़िगर आवश्यक फिल्टर है। उदाहरण के लिए, अपने रिश्तेदारों के पते के साथ सभी संदेश फ़ोल्डर परिवार में रखा जाता है और महत्वपूर्ण मार्कर के रूप में चिह्नित कर रहे हैं। सभी प्रेस विज्ञप्ति फ़ोल्डर से गुजर रही बिना एक अलग फ़ोल्डर में जाएँ इनबॉक्सऔर एक बार में सामाजिक नेटवर्क से सूचनाओं में उड़ान भरने खरीदारी की टोकरी.
इस प्रकार, आप के मुख्य विषयों पर संदेश प्रसारित कर सकते हैं और उनके इलाज के लिए पर्याप्त रूप से तैयार करने के लिए। अब आप एक स्थिति है जहाँ आपके दिमाग पते को पार्स है मनोरंजन वितरण पर तुरंत सवाल में गृह मंत्रालय के कार्यालय से स्विच और फिर हो जाएगा, और उसके बाद फिर से वापस।
फिल्टर की एक किस्म के लिए विकल्प एक बड़ी राशि नहीं है और मुझे यकीन है कि एक स्वत: निस्पंदन प्रणाली का निर्माण एक बार, आप उन दिनों और अपने समय के महीने की बचत होगी हूँ। साथ ही, लेबल या वितरण फ़ोल्डरों बताए द्वारा, आप आसानी से संग्रह में पत्र प्राप्त कर सकते हैं (आप उस फ़ोल्डर याद इनबॉक्स हम पूरी तरह से खाली?)।
उपयोग खोज
कई प्रयोक्ताओं, विशेष रूप से शुरुआती, अपने इनबॉक्स में अपने सभी ईमेल रखना क्योंकि उन्हें लगता है कि वे कभी उन्हें संग्रह करने में कोई अधिक मिल जाएगा। आप फ़िल्टर और लेबल पिछले पैराग्राफ में वर्णित के रूप में की एक प्रणाली स्थापित करते हैं, तो अपने संग्रह पहले ही आदेश दिया है और यह बहुत नेविगेट करने में आसान है। लेकिन खोज पट्टी के बारे में भी मत भूलना। उदाहरण के लिए, Gmail की खोज इंजन में तो सही (जो शक होता!) कोई पत्र नहीं कठिनाई होगा मिल रहा है।
चिह्न का उपयोग
कई डाक सेवाओं (जीमेल में एक सितारा है) विशेष मार्कर के साथ एक समारोह टैगिंग संदेश नहीं है। उनकी मदद के साथ यह आवश्यक संदेशों जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है और उन्हें एक अलग फ़ोल्डर में डाल प्रदान करने के लिए आसान है। Gmail में, आप टिकटों का एक सेट का चयन कर सकते हैं और काफी लचीला उन्हें इस्तेमाल करने के लिए। इस प्रकार, आपके मेलबॉक्स की सामग्री को एक नज़र उनके महत्व के अनुसार पत्र का चयन करने के लिए पर्याप्त होगा।
कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग
गर्म कुंजी का उपयोग कर मेल इतना प्रसंस्करण है कि यह कुछ ही घंटों के खर्च के लिए उन्हें अध्ययन करने के लिए लायक है में तेजी लाने के कर सकते हैं। लेकिन उससे पहले, (सेटिंग्स पर एक नज़र डालें जीमेल है में सेटिंग्स - जनरल - शॉर्टकट) और सुनिश्चित करें कि वे शामिल किए गए हैं। उसके बाद, बस एक प्रश्न चिह्न के सामने कीबोर्ड पर क्लिक करें और आप सभी गर्म चाबियाँ जीमेल के साथ प्रेरित किया जाएगा।
ईमेल के लिए एक महान संचार उपकरण है, लेकिन यह मतलब नहीं है कि आप इस प्रक्रिया को अपने जीवन का आधा देना चाहिए। सभी प्रक्रियाओं, त्वरित उत्तर, या अग्रेषित संदेशों की अधिकतम स्वचालन, अन्य परिषदों के साथ एक साथ अपने समय का समय निर्धारण इस अनुच्छेद आप जल्दी से पत्र के किसी भी संख्या के साथ सामना करने के लिए पर्याप्त करने के लिए और अधिक मनोरंजक गतिविधियों के लिए और अधिक समय बचाने की अनुमति देगा।