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दृश्य
1. कार्य को अलग-अलग चरणों में विभाजित करें
व्यवसाय प्रक्रियाएं निरंतर, नियमित और एक बार, बड़े पैमाने पर और काफी कम होती हैं। लेकिन उनमें से किसी को भी चरणों या पुनरावृत्तियों में तोड़ा जा सकता है।
कौन सा वास्तव में आपके व्यवसाय की बारीकियों पर निर्भर करता है। सबसे सार्वभौमिक दृष्टिकोण इस तरह दिख सकता है: "तैयारी" - "निष्पादन" - "निगरानी परिणाम" - "प्रतिक्रिया"। आप इस श्रृंखला में एक "पोस्टपोन" कदम शामिल कर सकते हैं, और यह पूरी तरह से ठीक है। मुख्य बात पूरी तस्वीर पेश करना है और समझौतों और वादों के बारे में नहीं भूलना है।
परियोजना प्रबंधन तकनीक प्रभावी योजना बनाने में मदद करती है। छोटी टीमों और छोटे व्यवसायों के लिए, लचीली कार्यप्रणाली सुविधाजनक है (एक ही फुर्तीली)। इनमें से कुछ आपके लिए काम कर सकते हैं:
- जमघट चंचल सिद्धांतों के सबसे लोकप्रिय अवतारों में से एक है। सभी कार्यों को बैकलॉग में एकत्र किया जाता है, परियोजना पर काम को स्प्रिंट में विभाजित किया जाता है, जिनमें से प्रत्येक के लिए कार्यों की एक संभावित राशि को जटिलता को ध्यान में रखते हुए चुना जाता है। प्रत्येक स्प्रिंट के लिए नीचे की रेखा एक व्यावहारिक उत्पाद है जो बार-बार सुधार करती है।
- Kanban रोजगार का एक इंटरेक्टिव मानचित्र है। इसकी रचना की जा सकती है मेरे लिए या एक छोटी सी टीम के लिए। एक बोर्ड और स्टिकर की आवश्यकता है। बोर्ड को तीन चरणों में विभाजित किया गया है, जो मुख्य चरणों को दर्शाता है: "टू डू" (टू), "डूइंग" (डूइंग), "डन" (पूर्ण)। आप गैर-जरूरी या गैर-जरूरी कार्यों के लिए भी कॉलम जोड़ सकते हैं। बोर्ड के प्रत्येक भाग को स्टिकर से भरा जाना चाहिए जो आपके काम करते समय कॉलम से कॉलम तक माइग्रेट करता है।
- छह सिग्मा (6 सिग्मा) एक तकनीक है जिसमें एक परियोजना को चरणों में तोड़ दिया जाता है। बदले में प्रत्येक चरण को पांच चरणों में विभाजित किया गया है: परिभाषा, माप, अनुसंधान, विकास और नियंत्रण। सॉफ्टवेयर सॉफ्टवेयर के विकास और सभी आकारों के निर्माण में अच्छी तरह से काम करता है, सिलाई से लेकर गहने तक।
2. प्राथमिकताएँ और स्पष्ट समय-सीमाएँ निर्धारित करें
कार्यों को हल करने के रूप में वे हमेशा प्रभावी और लाभदायक नहीं होते हैं। इसके अलावा, नए कार्य लगातार दिखाई देते हैं - और कभी-कभी अचानक।
यदि आप घड़ी के चारों ओर काम करते हैं और पूरी तरह से अपने पसंदीदा काम के लिए खुद को समर्पित करते हैं, तो भी यह असंभव नहीं है। दूसरी ओर, हमेशा ऐसा करने के लिए प्रलोभन होता है जो आपको पसंद है और बाकी को एक कोने में धकेल दें।
आपके व्यवसाय का मुख्य संसाधन स्वयं है। और यह संसाधन अंतहीन नहीं है। यह जानने से आपको प्राथमिकता और ईमानदारी से कठिन समय सीमा निर्धारित करने में मदद मिलेगी। ध्यान रखें कि "आत्मा के लिए" व्यवसाय करना एक लक्जरी है। और अगर आपका लक्ष्य परिणाम और लाभ है, तो उन्हें पहले स्थान पर रखा जाना चाहिए, और आनंद नहीं।
कार्य प्रबंधकों को कार्यों को व्यवस्थित और व्यवस्थित करना सुविधाजनक है: जब सब कुछ आपकी आंखों के सामने होता है, तो आप निश्चित रूप से कुछ भी नहीं भूलेंगे या याद नहीं करेंगे। उदाहरण के लिए, एक नई सेवा में Workzen यह इस तरह काम करता है: आप "प्लानिंग" खंड (स्क्रीन के ऊपरी बाएं कोने में "+" बटन में एक कार्य जोड़ते हैं), एक विवरण और एक समय सीमा निर्दिष्ट करें।
जोड़े गए कार्यों को स्वचालित रूप से हल किया जाता है। नतीजतन, आप देख सकते हैं कि आज, कल और बाद में क्या करना है, साथ ही कौन से कार्य पहले से ही अतिदेय हैं। तारीखों या क्रम के अलावा मामलों को क्रमबद्ध करें, और उन लोगों को खोजें जिन्हें आपको विवरण से शब्दों की आवश्यकता है।
और अगर आप कार्यों को ग्राहकों और उत्पाद कार्डों से जोड़ते हैं, तो आपको न केवल इलेक्ट्रॉनिक स्टिकर का एक सेट मिलेगा, बल्कि एक सुविधाजनक और समझने योग्य इंटरैक्टिव सिस्टम भी मिलेगा।
Workzen का प्रयास करें
3. एक करने के लिए सूची बनाओ
कई क्रियाएं नियमित रूप से दोहराई जाती हैं। यह, उदाहरण के लिए, माल ऑर्डर करना और प्राप्त करना, उद्घाटन, इन्वेंट्री के लिए एक स्टोर तैयार करना, वेतन की गणना करना, क्लाइंट को यह बताने के लिए कॉल करता है कि काम कैसे प्रगति कर रहा है। एक दिन यह सब बहुत लंबा होने लगता है।
अक्सर कुछ कार्यों के लिए बस समय नहीं होता है जो प्राथमिकता वाले नहीं लगते हैं। दस्तावेज़ों को अपडेट करने या सॉफ़्टवेयर अपडेट करने, स्टॉक शेष की गणना करने या नए आपूर्तिकर्ता खोजने का समय नहीं है। इस तरह की चीजें ढेर हो जाती हैं और आपके समय, धन और नसों का उपभोग करती हैं।
वहाँ एक रास्ता है: बस क्रम में सब कुछ डाल दिया। यह वास्तव में है की तुलना में सरल लगता है, लेकिन यह एक शाम में किया जा सकता है। एक योजनाकार या कैलेंडर पर एक टू-डू सूची बनाएं, और प्रत्येक कार्य के बगल में लिखें कि इसे कितनी बार करने की आवश्यकता है और इसमें कितना समय लगता है।
और नियोजन प्रक्रिया को डिजिटाइज़ करके अनुकूलित किया जा सकता है। यह वह जगह है जहाँ कंबन बोर्ड फिर से काम में आता है, और आप इसे Google शीट में भी कर सकते हैं। "टू डू" कॉलम में, तारीखों के साथ महत्व के अवरोही क्रम में कार्यों को व्यवस्थित करें, या अलग-अलग शीट पर प्रत्येक दिन के लिए एक सूची बनाएं। यह उन दिनों के लिए वर्कलोड या शेड्यूल कार्यों को समान रूप से वितरित करने में मदद करता है जब कम काम होता है।
ऐसी तालिका के साथ, आप हमेशा इस बात से अवगत होंगे कि पहले से ही कितने नियमित कार्य पूरे हो चुके हैं और अभी आपका डाउनलोड क्या है। यहां तक कि जब आप काम पर नहीं होते हैं, तो आप हमेशा अपने फोन से टू-डू बोर्ड खोल सकते हैं।
में Workzen यह भी एक Kanban बोर्ड बनाने और कल्पना करने के लिए कि वास्तव में क्या और कब करना है। आप पूर्ण कार्यों को भी देख सकते हैं (यह आपको आगे बढ़ने के लिए प्रेरित करता है)।
4. प्रतिनिधि
आप एकमात्र व्यवसाय नेता हैं, जिसका अर्थ है कि आपका समय अमूल्य है। ऐसे कार्य हैं जिन्हें केवल आप ही पूरा कर सकते हैं। लेकिन उनमें से बहुत सारे नहीं हैं, बाकी को और प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए। यहां तक कि अगर आप तकनीकी रूप से खुद को कंप्यूटर को ठीक कर सकते हैं, तो फर्श को धो लें या ऑर्डर लें, इससे आपके व्यवसाय पर बहुत अधिक खर्च होगा।
यह आसान हो जाएगा यदि आप जानते हैं कि आप प्रति घंटे कितना खर्च करते हैं। उदाहरण के लिए, आपका मासिक शुद्ध लाभ 100,000 रूबल है। सुविधा के लिए, आइए कल्पना करें कि एक महीने में 8 घंटे के लिए 20 कार्य दिवस हैं। इसका मतलब है कि आप प्रति घंटे 625 रूबल कमाते हैं। अब इस राशि की तुलना क्लीनर, कूरियर और अन्य विशेषज्ञों के काम की लागत से करें, जिन्हें कुछ सवालों के साथ सौंपा जा सकता है।
निश्चित रूप से प्रत्यायोजित करने वाले कार्य:
- श्रम-गहन और आनंद नहीं लाना;
- ब्रूट बल की आवश्यकता;
- नीरस और दिनचर्या।
क्या वास्तव में प्रत्यायोजित किया जा सकता है:
- उपकरणों का रखरखाव;
- वितरण, प्रेषण, पैकेजिंग;
- बहीखाता;
- विधिक सहायता;
- एक बार के कार्य जिन्हें दोहराए जाने की संभावना नहीं है।
जो बेहतर नहीं है प्रतिनिधि के लिए:
- महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णय लेना;
- रणनीतिक योजना;
- महत्वपूर्ण चरणों के कार्यान्वयन का नियंत्रण;
- काम पर रखने।
अंतिम निर्णय हमेशा तुम्हारा है। बहुत कुछ व्यवसाय की बारीकियों पर निर्भर करता है।
5. ग्राहक संचार को सरल बनाएं
आपके ग्राहक आपके नियोक्ता हैं। लेकिन अक्सर आपको उन पर बहुत अधिक समय देना पड़ता है।
यह दो कारणों से होता है:
- आप शुरू में बहुत कम जानकारी प्रदान करते हैं या ग्राहक के सभी सवालों के तुरंत जवाब नहीं दे सकते।
- आपके पास तीन अलग-अलग दूतों में ग्राहकों के बारे में जानकारी, स्मार्टफोन पर नोट, नोटबुक और व्यवसाय कार्ड का ढेर है।
कम ही प्रश्नों के लिए, अपनी वेबसाइट और सामाजिक नेटवर्क को अपडेट करें, हमें अपने उत्पादों और सेवाओं के बारे में अधिक बताएं, फ़ोटो और वीडियो जोड़ें। क्लाइंट के साथ बातचीत के लिए तैयार होने के लिए एक फीडबैक फॉर्म भी बनाएं।
उन्नत स्तर: एक चैट बॉट का आदेश दें। वह तुरंत संदेशवाहकों में संदेशों का जवाब देने में सक्षम हो जाएगा।
और ग्राहकों के साथ अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए, अपने संपर्कों को एक अनुप्रयोग या सेवा में रखें। उदाहरण के लिए, Workzen आपको सभी संचारों को एक बिंदु पर लाने की अनुमति देता है, और एक नया ग्राहक कार्ड जोड़ने में न्यूनतम समय लगता है।
आप ग्राहक जानकारी को कार्यों और आदेशों के साथ जोड़ सकते हैं। इस प्रकार, आप हमेशा पूरी तरह से सशस्त्र होंगे: कार्यक्षेत्र में लोगों के डेटा, और मूल्य, और समय सीमा, और सामान, और दस्तावेजों को ढूंढना आसान है।
6. अपने काम का विश्लेषण करें
किसी भी व्यवसाय की दक्षता स्थिर नहीं है। कभी-कभी हम अपनी अपेक्षाओं से अधिक हो जाते हैं, कभी-कभी हम गलत होते हैं। एक कदम आगे बढ़ाने के लिए, यह वापस जाने और विश्लेषण किया गया है कि क्या किया गया है और क्या नहीं।
यहां तक कि अगर आप अपने लिए काम करते हैं और किसी को भी आपसे KPI की आवश्यकता नहीं है, तो आपको स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करने चाहिए और कुछ परिणाम प्राप्त करने चाहिए। यदि वास्तविकता उम्मीदों से मेल नहीं खाती है, तो आपको रोकने और समझने की आवश्यकता है कि क्या गलत हुआ।
अक्सर बार, व्यापार प्रदर्शन आपकी किसी गलती के कारण नहीं होता है। उदाहरण के लिए, माल समय पर वितरित नहीं किया गया था, आपका साथी बीमार हो गया था, और छुट्टियों के दौरान कम ग्राहक थे। ये आपकी गलतियाँ नहीं हैं, लेकिन अगली बार आप पुनरावृत्ति के जोखिम को कम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, कई आपूर्तिकर्ताओं को ढूंढें, एक आउटसोर्सिंग कंपनी से कनेक्ट करें, अग्रिम में सामाजिक नेटवर्क पर विज्ञापन का आदेश दें।
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि बाहर जला नहीं है और एक व्यवसाय में निराश नहीं होना चाहिए जो गिरावट शुरू हो गई है। सब आपके हाथ में है। निष्कर्ष निकालें, एक हजार अनुभव अंक लिखें और आगे बढ़ें।
7. अपनी छुट्टी की योजना बनाएं
आराम बेहद जरूरी है, खासकर जब खुद के लिए काम करना हो। यदि आप अपने आप को 24/7 से प्यार करते हैं, तो आपके संसाधन लंबे समय तक नहीं रहेंगे।
बेहतर जोखिम न लें. अग्रिम में अपनी छुट्टी की योजना बनाएं, एक सप्ताह के अंत में ले जाएं, अपने आप को छुट्टी पर काम से विचलित होने की अनुमति दें केवल अगर कोई गंभीर बल की कमी हो।
क्या होगा अगर आपको काम करना है जबकि अन्य आराम कर रहे हैं? तुम बेहतर हो। बुधवार और गुरुवार को व्यक्तिगत स्वतंत्रता दिवस बनाएं और कम सीजन की यात्रा पर बचत करें। जब राजस्व लागत को कवर करने की संभावना नहीं है, तो काम करने की कोशिश न करें। आराम करने और मौसम के चरम पर जैकपॉट को हिट करने के लिए अपनी ताकत बनाने के लिए बेहतर है।
आखिरकार, आपका लक्ष्य व्यवसाय के लिए है, न कि व्यवसाय के लिए। और इसे प्राप्त करने के लिए, आपको कार्य प्रक्रियाओं को ठीक से योजना बनाने की आवश्यकता है, धीरे-धीरे अपने व्यवसाय का अनुकूलन और सुधार करें ताकि अंत में आपके पास अच्छा और बहुत सारा आराम हो।
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