घर से प्रभावी ढंग से काम करने में आपकी मदद करने के लिए 10 टिप्स

1. सभी कर्मचारियों के लिए एक एकल कार्यक्षेत्र बनाएँ

अधीनस्थों के लिए इसे पास न करें, अन्यथा स्थापित प्रक्रियाएं अराजकता में बदल जाएंगी जब कर्मचारी एक-दूसरे के काम को नहीं देखते हैं और यह नहीं समझते हैं कि कौन जिम्मेदार है। परिणामस्वरूप, प्राथमिक कार्य बाधित हो जाते हैं, श्रमिक जुड़ाव खो देते हैं और श्रम दक्षता शून्य हो जाती है।

यहां उन उपकरणों का न्यूनतम सेट दिया गया है जो आपको उपयोगी लग सकते हैं:

• कार्य प्रबंधक। इसके साथ कार्यों को सेट करना, विभागों और प्रत्येक कर्मचारी के कार्यभार की निगरानी करना सुविधाजनक है।
• सामान्य कैलेंडर। यह आपको छुट्टियों और दिनों की एक अनुसूची रखने में मदद करेगा, और ग्राहकों या सहकर्मियों के साथ फोन कॉल जैसी महत्वपूर्ण घटनाओं की योजना भी बनाएगा, ताकि आपको व्यक्तिगत रूप से उनके बारे में बैठक के प्रतिभागियों को याद दिलाना न पड़े।
• तत्काल मुद्दों को हल करने के लिए एक दूत। आप पूरी कंपनी के लिए एक सामान्य चैट और व्यक्तिगत टीमों और परियोजनाओं के लिए छोटे चैट रूम बना सकते हैं।
• क्लाउड डेटा वेयरहाउस और दस्तावेज़ समाधान। वे कॉल के दौरान सहयोग के लिए उपयोगी होंगे, और मेल द्वारा या संदेशवाहक में दस्तावेज़ और भारी फाइलें भेजने से एक लिंक साझा करना आसान है।

2. घर से काम करने वालों के संपर्क में रहें

दूरस्थ कार्य अनुशासन के बारे में भूलने और मुक्त अनुसूची में बदलने का एक कारण नहीं है, जब सिद्धांत "मैं यह करूंगा, लेकिन फिर" के अनुसार कार्य गतिविधियों के लिए समय आवंटित किया जाता है। आम बैठक में, कर्मचारियों को नए कार्य प्रारूप के बारे में बताएं और कार्य दिवस की सीमाओं को निर्धारित करें: उदाहरण के लिए, 9 से 18 घंटे तक, हर कोई संपर्क में होना चाहिए, और आपको कम से कम एक जोड़े को समय के बारे में चेतावनी देने की आवश्यकता है दिन।

यद्यपि आप सभी दूर से काम करते हैं, फिर भी आप एक टीम हैं। शेयर कंपनी की खबरें, नियमित रूप से (सप्ताह में कम से कम एक बार) पूर्ण कार्यों और नई योजनाओं के बारे में बताएं, सार्वजनिक रूप से विभागों की सफलता का जश्न मनाएं। अंत में, अपने कर्मचारियों को जन्मदिन की शुभकामना देना न भूलें। यह टीम की भावना को बनाए रखने में मदद करेगा, और अधीनस्थों को भूल नहीं महसूस होगी और उनके भाग्य को छोड़ दिया जाएगा।

3. चैटिंग के नियम दर्ज करें

चैट एक सुविधाजनक उपकरण है, लेकिन उनकी कमियां हैं। संदेशों की निरंतर धारा कार्यालय में पड़ोसियों की बकवास के रूप में विचलित करने वाली है, इसलिए यह समझ में आता है संचार में अंतर करना और तत्काल प्रश्नों और सभी प्रकार की बातचीत के लिए अलग-अलग चैट शुरू करना, नहीं से मिलता जुलता। और इस चैट को एक स्पष्ट विवेक के साथ मुखौटा लगाया जा सकता है और कार्य दिवस की समाप्ति के बाद फिर से शुरू किया जा सकता है।

जब आपको टीम के सभी सदस्यों की राय लेनी हो तो जटिल समस्याओं को हल करने के लिए चैट का उपयोग न करें। बाहर निकलने पर, आपको बहुत सारे संदेश प्राप्त होंगे, लेकिन आप एक भी समाधान के लिए नहीं आएंगे जो सभी के लिए उपयुक्त हो। एक कॉल पर सहमत होना बेहतर है, और चैट में, रिकॉर्ड करें कि आपने क्या समाप्त किया।

और अनावश्यक शोर पैदा करने की कोशिश न करें: एक संदेश को "हैलो" की शैली में एक दर्जन में विभाजित न करें। यही पर है। कार्य नया है ”। अन्य लोगों के समय का सम्मान करें और वार्ताकार को सूचनाओं से लगातार विचलित होने के लिए मजबूर न करें।

4. टीम के साथ नियमित वीडियो कॉल करें

सबसे पहले, यह आपकी उंगली को नाड़ी पर रखने में मदद करेगा और कार्यभार को फिर से वितरित करेगा यदि एक कर्मचारी कार्यों पर घुट रहा है, और दूसरा आलस्य से ग्रस्त है। दूसरे, यह अधीनस्थों की मनोदशा को ट्रैक करने के लिए एक अच्छा उपकरण है: आखिरकार, चैट में छोटे संदेश तीव्रता से व्यक्त नहीं करते हैं, और एक व्यक्तिगत बातचीत के दौरान, आप पता लगा सकते हैं कि किसको परेशान कर रहा है।

दिखावे के लिए न बजें। प्रत्येक वार्तालाप की सामग्री की योजना बनाएं, सभी प्रतिभागियों को पहले से ही सूचित करें कि क्या चर्चा की जाएगी, और परिणामस्वरूप, बैठक का एक प्रोटोकॉल बनाएं: उन्होंने क्या निर्णय लिया, क्या कार्य निर्धारित किए गए और उनके कार्यान्वयन के लिए कौन जिम्मेदार है। कंपनी क्या कर रही है, इस पर नज़र रखने के लिए आपको हर हफ्ते कॉल करने की ज़रूरत नहीं है। कर्मचारी केवल अपने प्रबंधकों के साथ नियमित रूप से संवाद कर सकते हैं, और वे पहले से ही आपको रिपोर्ट करेंगे।

5. एक स्पष्ट काम अनुसूची तैयार करें

प्रत्येक कर्मचारी को उन सभी सूचनाओं तक पहुंच होनी चाहिए जो काम करते समय आवश्यक हो सकती हैं। शुरुआती लोगों के लिए यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है: उन्हें अद्यतित करने की आवश्यकता है, और एक दूरस्थ स्थान पर अनुकूलन कार्यालय में लाइव संचार की तुलना में अधिक समय ले सकता है। किसी नए कर्मचारी को सूचना के प्रवाह में खो जाने से रोकने के लिए, उसे एक क्यूरेटर नियुक्त करें जो किसी भी प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम होगा कि कंपनी का जीवन और कार्य कैसे काम करता है।

आदर्श रूप से, कंपनी के काम का ज्ञान आधार इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि, भले ही प्रमुख कर्मचारी बीमार हो जाएं या छुट्टी पर जाएं, प्रक्रियाएं ठप न हों। ऐसे दस्तावेज़ बनाएं, जो विशिष्ट कार्य स्थितियों में बहुत विस्तार से बताएं कि उन्हें क्या करना है और उन्हें सार्वजनिक रूप से उपलब्ध कराना है।

6. कार्यों में सभी असाइनमेंट रिकॉर्ड करें

यह नियम न केवल मजबूर निष्कासन के दौरान लागू किया जाना चाहिए। मौखिक समझौतों पर भरोसा न करें: यदि कोई निर्धारित कार्य नहीं है, तो कोई परिणाम नहीं होगा।

यहाँ सरल नियम हैं जिनके साथ कार्य कुशलता से और समय पर हल किए जाएंगे:

• अपने असाइनमेंट के बारे में स्पष्ट रहें। अधीनस्थों को शब्द द्वारा अतिरिक्त जानकारी के लिए मनोविज्ञान या मछली खेलने के लिए मजबूर न करें। कर्मचारी को तुरंत समझना चाहिए कि उससे क्या चाहिए।
• प्रभारी और निष्पादक लोगों की नियुक्ति करें। अन्यथा, एक जोखिम है कि अधीनस्थ एक-दूसरे के ऊपर कार्य को अंतहीन रूप से फेंक देंगे, और परिणामस्वरूप, कोई भी ऐसा नहीं करेगा।
• समय सीमा निर्धारित करें। जिस कार्य को किसी दिन करने की आवश्यकता है, वह संभवत: कभी पूरा नहीं होगा।
• सवालों के जवाब दें और प्रतिक्रिया दें। ऐसा करने से टीम में विश्वास पैदा होगा और एक सफल कार्य पूरा होने की संभावना बढ़ जाएगी।

7. स्वचालित प्रक्रियाओं को स्वचालित करें

कार्यालय में, सब कुछ सरल है: यदि आपको छुट्टी के लिए आवेदन लिखने की आवश्यकता है, तो कर्मचारी एचआर के पास जाता है, तैयार किए गए फॉर्म को लेता है, भरता है और हस्ताक्षर के लिए देता है। आत्म-अलगाव में, अभ्यस्त प्रश्न एक समस्या में बदल जाते हैं: एक कर्मचारी समय निकालना चाहता है, और दूसरा आपको तत्काल भुगतान के लिए चालान पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, आपको प्रबंधक के हस्ताक्षर की आवश्यकता है, लेकिन इसे लेने के लिए कहीं नहीं है - घर नहीं जाओ।

केवल एक ही रास्ता है: कागजी कार्रवाई को छोड़ने और महत्वपूर्ण कागजात के साथ सभी कार्यों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित करने के तरीकों की तलाश करना।

8. एक स्पष्ट और पारदर्शी नियंत्रण प्रणाली बनाएँ

आप इस संदेह से अभिभूत हो सकते हैं कि कर्मचारी घर पर कुछ भी कर रहे हैं लेकिन काम नहीं कर रहे हैं। बेशक, नियंत्रण आवश्यक है, लेकिन सामान्य ज्ञान बनाए रखना महत्वपूर्ण है। यदि आप लगातार अधीनस्थों पर तंज कसते हैं और पूछते हैं कि चीजें उनकी परियोजनाओं के साथ हैं, तो वे तेजी से काम नहीं करेंगे, लेकिन तनाव लगातार जमा होगा, जो जल्दी या बाद में एक संघर्ष का परिणाम देगा।

विभागों के प्रमुखों से सहमत हैं कि हर सुबह वे कर्मचारियों से वर्तमान भार के बारे में जानकारी एकत्र करेंगे, और यदि आवश्यक हो, तो इसे आपको स्थानांतरित कर देंगे। नियंत्रण प्रक्रिया नहीं, बल्कि परिणाम है। इस प्रकार, बड़े पैमाने पर परियोजनाओं को एक स्पष्ट परिणाम और समय सीमा के साथ कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है ताकि वे आने वाली समस्याओं को हल कर सकें।

9. अपने बिक्री विभाग को CRM में स्थानांतरित करें

CRM एक स्वचालित ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणाली है। सीधे शब्दों में कहें, यह एक विशेष सॉफ्टवेयर है जो किसी ग्राहक के साथ पहली कॉल से लेकर बिक्री तक सभी संपर्कों को रिकॉर्ड करता है।

एक दूरस्थ साइट पर, CRM बिक्री विभाग के लिए एक वास्तविक मोक्ष बन जाता है। यह आपको मानव कारक को कम करने की अनुमति देता है: प्रबंधकों को नियमित संचालन में नहीं फंसना होगा, वे इसके बारे में नहीं भूलेंगे व्यक्तिगत ग्राहक और हमेशा इस बात से अवगत रहेंगे कि प्रत्येक लेनदेन किस चरण में है और अगला क्या होना चाहिए कदम। और प्रबंधक प्रत्येक विशेषज्ञ के प्रदर्शन को ट्रैक कर सकता है और यदि आवश्यक हो, तो कार्यभार को फिर से वितरित करें।

10. CRM के माध्यम से ग्राहकों के साथ संवाद करें

स्थिति: लैंडलाइन फोन कार्यालय में बना रहा, लेकिन किसी तरह ग्राहकों के साथ बात करना आवश्यक है। और संचार को भी नियंत्रित करें - अन्यथा यह समझना मुश्किल होगा कि एक आशाजनक सौदा क्यों गिर गया। अंतर्निहित टेलीफोनी के साथ सीआरएम मदद करेगा: यह आपको न केवल आवाज संचार चैनलों को जोड़ने की अनुमति देता है, बल्कि वेबसाइट पर और तत्काल दूतों में भी चैट करता है। CRM में तुरंत अक्षरों और संदेशों का जवाब देना सुविधाजनक है, और क्लाइंट के साथ बातचीत का पूरा इतिहास तुरंत उसके कार्ड में आ जाता है।