अधिक काम कैसे करें, कार्यों को सही ढंग से सेट करें और कर्मचारियों के समय का प्रबंधन करें

संभवतः, केवल एक आलसी सार्वजनिक व्यक्ति ने इस बारे में बात नहीं की कि अधिक काम करने, बहुत अधिक कमाने के लिए काम के घंटे की योजना बनाना कितना महत्वपूर्ण है, और आम तौर पर "खुद का सबसे अच्छा संस्करण" हो। लेकिन किसी कारण से हम अभी भी अतिदेय समय सीमा के साथ सामना कर रहे हैं, अधूरा या गलत काम किया है। मैं अपने तरीकों को साझा करूंगा कि कैसे एक प्रबंधक कर्मचारियों के काम करने के समय को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित कर सकता है, कैसे संचार का निर्माण कर सकता है और कार्यों को सेट कर सकता है ताकि वे सही ढंग से पूरा हो सकें।

सभी अनावश्यक हटा दें

समय प्रबंधन। मुझे यह शब्द बहुत पसंद है। यह बहुत सुविधाजनक है: मैं काम में बिल्कुल धीमा और बुरा नहीं हूं, मुझे समय प्रबंधन की समस्या है।

मेरा नुस्खा सभी अनावश्यक को दूर करना है, या, जैसा कि मैं इसे कहता हूं, बकवास को काटें। जो भी आपको आवश्यक नहीं है उसे हटाएं और अक्षम करें।

आपको अधिक काम करने के लिए दिन में 25 घंटे की आवश्यकता नहीं है, आपको बेकार चीजों पर कम समय बिताने की आवश्यकता है।

काम पर अक्सर संवाद करने के लिए आवश्यक है - एक दूत में सभी पत्राचार को मिलाएं और कभी दूसरों के पास न जाएं।

क्या आप एक डेवलपर हैं? नहीं? फिर आपको एक से अधिक ब्राउज़र की आवश्यकता क्यों है? क्या आप वाकई एक ही टेक्स्ट एडिटिंग ऐप में से तीन की जरूरत है? और इसी तरह।

से मेरे काम में बहे नियमित रूप से होने वाली कई चीजें दस्तक दे सकती हैं: संदेशवाहक में संदेश, मेल में आने वाले पत्र, कार्यालय में प्रवेश करने वाला व्यक्ति, फोन बजता है।

इसलिए मैंने टेलीग्राम में सभी संचार को एक साथ लाया, सभी चैट से सूचनाओं को बंद कर दिया, सभी चैनलों को संग्रहीत किया - इसलिए मैं खुद तय कर सकता हूं कि मेरे पास जवाब देने का समय कब है।

मेल में, मैंने 5-6 सबसे आवश्यक लोगों को छोड़कर, सभी मेलिंग से सदस्यता समाप्त कर ली। मैं उन्हें डाइजेस्ट में इकट्ठा करने के लिए Unroll.me सेवा का उपयोग करता हूं, जो सप्ताह में एक बार मेरे लिए सुविधाजनक समय पर आता है। मैं अपने मेल को दिन में एक-दो बार चेक करता हूं, और पत्र प्राप्त करने के तुरंत बाद नहीं।

फोन पर, मैं बस मुझे फोन नहीं करने के लिए कहता हूं - आप लगभग हमेशा लिख ​​सकते हैं या एक संदेश तय करें. और व्यक्तिगत बैठकें केवल योजना के अनुसार होती हैं - मैंने उन्हें कैलेंडर में डाल दिया (यह कैलेंडली.कॉम का उपयोग करके ऐसा करना बहुत सुविधाजनक है), आमतौर पर एक सप्ताह के दिन की दोपहर को।

नुस्खा सरल और स्पष्ट है, लेकिन, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, यह हमेशा लागू नहीं होता है और हर किसी के पास नहीं होता है, जिन्हें "समय प्रबंधन के साथ समस्याएं" होती हैं।

फॉलो-अप लागू करें

अक्सर मैं हर किसी के द्वारा इतनी प्यारी बैठकें करता हूं। यद्यपि वे लोगों को काम से विचलित करते हैं, फिर भी वे नई जानकारी देने का सबसे सुविधाजनक तरीका हैं। बड़ी संख्या में लोगों के लिए तुरंत आपत्ति जताते हैं और उन सवालों के जवाब देते हैं जिन्हें तुरंत सुना जाएगा सब।

लेकिन कैसे करें बैठकें प्रभावी? विशेष रूप से जब वे 20-50 लोगों के लिए आयोजित किए जाते हैं और यह सुनिश्चित करने का कोई तरीका नहीं है कि हर कोई ध्यान से सुन रहा है।

सबसे आसान और सबसे प्रभावी तरीका है कि आप सभी को शुरुआत में ही फॉलो करने के लिए कहें। यही है, यह सब कुछ है कि महत्वपूर्ण लगता है लिखने के लिए थीसिस है। और बैठक के तुरंत बाद, आपको मेल या मैसेंजर द्वारा व्यक्तिगत रूप से पाठ भेजें।

प्रस्तुतकर्ता के लिए, यह विधि, सबसे पहले, यह देखने की अनुमति देती है कि सूचना को कौन और कैसे मानता है। और दूसरी बात, तुरंत प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए: क्या दर्शकों के मुख्य संदेश आए या आपके बोलने के कौशल में अभी भी सुधार करने की आवश्यकता है।

और निश्चित रूप से, अनुवर्ती बैठक के मुख्य उद्देश्य को पूरा करने में मदद करते हैं - यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई वास्तव में सुनता है और याद आया महत्वपूर्ण जानकारी।

किसी कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय का सही अनुमान लगाएं

पहले तो ऐसा लगता है कि किसी भी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय का सही अनुमान लगाना असंभव है। थोड़ी देर बाद, आप व्यवहार में देख सकते हैं कि यह वास्तव में मामला है।

इस कारण से, प्रत्येक कार्य का मूल्यांकन एक प्रकार का डिप्लोमा रक्षा है। कर्मचारी का कहना है कि कार्यान्वयन पर खर्च करने के लिए वह कितने घंटे की योजना बना रहा है, और प्रबंधक या तो सहमत है या यह उचित ठहराने के लिए कहता है कि इतना समय या इतना कम समय क्यों लगता है।

यह इस "संरक्षण" के साथ है (यदि इसे दिखाने के लिए नहीं किया जाता है और नेता समझता है कि वह क्या कर रहा है कर्मचारी) समस्या का मूल्यांकन वास्तव में समझ में आता है।

अलग-अलग लोग अपने काम का मूल्यांकन अलग-अलग तरीके से करते हैं। कोई व्यक्ति बार को ओवरस्टीमेट करता है और कार्यों का एक गुच्छा भरता है, उन्हें खर्च करने की तुलना में हर एक बार कम समय के लिए आवंटित किया जाता है। कुछ, इसके विपरीत, अपने आप को पुनर्बीमा देते हैं और प्रत्येक कार्य समय में जबरदस्ती और "सोचने के लिए" डालते हैं।

एक अच्छे नेता को सही प्रश्न पूछना चाहिए:

• इस कार्य को पूरा करने के लिए आपको X घंटे की आवश्यकता क्यों है?
• आइए समस्या की स्थितियों और इसके कार्यान्वयन की परिभाषा को फिर से पढ़ें। क्या आप सुनिश्चित हैं कि आपने सब कुछ सही ढंग से समझा और ध्यान में रखा है?
• यदि यह आपका पहली बार ऐसा कार्य कर रहा है, तो क्या आपने परिचित होने के लिए अलग समय निर्धारित किया है?

और हां, यह हमेशा अच्छा होता है जब कंपनी के पास कई कर्मचारी एक ही प्रकार के कार्य करते हैं। सर को आप कर्मचारी रेटिंग के आधार पर गणना की गई औसत पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

चेकलिस्ट का इस्तेमाल करें

कल्पना कीजिए कि आपके पास एक कर्मचारी के लिए एक कार्य है। और यह कुछ इस तरह से लगता है: "इस तरह की और इस तरह की एक नई सेवा को अपने दम पर लॉन्च करें।" किसी कर्मचारी के पास ऐसे कार्य करने के लिए तीन विकल्प हैं:

1. न्यूनतम। अर्थात्, कार्य को औपचारिक रूप से पूरा करने के लिए, पत्र द्वारा सब कुछ पत्र बनाना। सेवा शुरू की गई है, लेकिन कोई शोध नहीं है, कोई मूल्य निर्धारण मॉडल नहीं है, कोई समझ नहीं है कि कौन और वास्तव में क्या करेगा। बिक्री और विपणन विभाग को यह जानकारी नहीं है कि इसे कैसे और किसको बेचना है।
2. ज्यादा से ज्यादा. अर्थात्, ऊर्जावान रूप से और बहुत उत्साह के साथ कार्य करने के लिए। भारी मात्रा में अनुसंधान का संचालन करें, बाजार में अन्य कंपनियों के साथ संवाद करें, एक दर्जन मॉडल बनाएं मूल्य निर्धारण, कंपनी के भीतर कई बैठकें (प्रबंधन, टीम लीडर्स और प्रत्येक टीम के साथ अलग-अलग) करें, प्रत्येक संभावित लक्षित दर्शकों के लिए कई प्रस्तुतियाँ करें।
3. सही. यह दृष्टिकोण पहले और दूसरे विकल्पों के बीच में कहीं है: एक खंड में 5-7 कंपनियों का एक अध्ययन किया जाता है, एक समझने योग्य अवधारणा तैयार की जाती है, एक प्रस्तुति या लैंडिंग पृष्ठ बनाया जाता है। एक सामान्य बैठक आयोजित की जाती है, जिसमें सेवा की बिक्री के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी दी जाती है।

किसी कर्मचारी को कार्य करते समय बहुत कम या बहुत अधिक काम करने से रोकने के लिए, चेकलिस्ट का उपयोग करें - परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों की एक सूची। चेकलिस्ट का उपयोग करने के लिए यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कर्मचारी 100% समझता है कि इस तरह का प्रदर्शन कैसे किया जाए टास्क, उदाहरण के लिए, उसने पहले जैसा कुछ नहीं किया था। यदि आप पेंट करने के लिए बहुत आलसी हैं, तो विकल्प नंबर 1 और नंबर 2 के लिए तैयार हो जाएं। आप इसे बाद में समाप्त कर देंगे, या कर्मचारी अपना समय और टीम का समय अनावश्यक कार्यों पर खर्च करेगा।