कार्य कार्यों को ठीक से कैसे सौंपें

एक अच्छा नेता वह नहीं है जो सब कुछ अपने कंधों पर रखता है, बल्कि वह है जो एक मजबूत प्रभावी टीम को इकट्ठा करने और अनियोजित सहित जिम्मेदारियों को सक्षम रूप से वितरित करने में सक्षम है।

प्रतिनिधिमंडल, यानी एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को कार्य सौंपना, मदद करता हैअपने कर्मचारियों / हार्वर्ड बिजनेस स्कूल को ऑनलाइन जोड़ने के लिए 6 रणनीतियाँ टीम में जुड़ाव के स्तर को बढ़ाएं, और जो नेता इसमें सफल हुए हैं, वे औसतन लाते हैंप्रतिनिधिमंडल: उद्यमियों के लिए एक विशाल प्रबंधन चुनौती / गैलप बिजनेस जर्नल उनकी कंपनियों के पास बाकी की तुलना में 33% अधिक राजस्व है।

लेकिन सिर्फ "ऐसा करो" कहना गलत है। एक आदेश देने वाला स्वर, एक खराब निर्धारित कार्य, स्पष्टीकरण की कमी - यह सब अस्वीकृति का कारण बन सकता है और परिणामस्वरूप, सर्वोत्तम परिणाम के साथ समाप्त नहीं होता है।

हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के विशेषज्ञ लॉरेन लैंड्री ने बतायाकैसे प्रभावी ढंग से प्रतिनिधि: प्रबंधकों के लिए 9 युक्तियाँ / हार्वर्ड बिजनेस स्कूल ऑनलाइन

प्रभावी ढंग से प्रतिनिधि की मदद करने और प्रदर्शन में सुधार करने के लिए नियम।

1. कर्मचारियों की क्षमताओं का आकलन करें

ऐसे कार्य हैं जिन्हें प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, वे आपकी जिम्मेदारियों का एक अभिन्न अंग हैं। या किसी अन्य कर्मचारी के पास ऐसे कार्यों को करने का ज्ञान और योग्यता नहीं है। या, इसके विपरीत, वे उन लोगों की तुलना में बहुत सरल हैं जो वह आमतौर पर करता है। उदाहरण के लिए, एक बिक्री प्रबंधक या लेखा परीक्षक को एक कार्यालय कॉफी मशीन की मरम्मत के लिए एक मास्टर खोजने के लिए कहना, इसे हल्के ढंग से, अनुचित होगा।

सामान्य तौर पर, किसी को कुछ सौंपने से पहले, आपको खुद से पूछना चाहिए:

• क्या कोई व्यक्ति इस कार्य का सामना करेगा? क्या उसके पास पर्याप्त समय है या यह उसकी अन्य जिम्मेदारियों में हस्तक्षेप करेगा?
• क्या कर्मचारी के पास पर्याप्त ज्ञान और कौशल होगा? या क्या आपको उसे इतने लंबे समय तक अद्यतित रखना है कि इसे स्वयं करना आसान हो या किसी अन्य विशेषज्ञ को ढूंढना आसान हो? मान लें कि आपको किसी प्रोजेक्ट पर टीम के काम पर एक रिपोर्ट लिखनी है, लेकिन जिस सहकर्मी को आप इसे असाइन करना चाहते हैं वह आम तौर पर ऐसा करने के लिए है मैंने ऐसा कभी नहीं किया है, जिसका अर्थ है कि व्यवसाय धीरे-धीरे आगे बढ़ेगा, एक क्रेक के साथ, और, शायद, सब कुछ करना होगा फिर से तैयार करना
• क्या यह कार्य कर्मचारी को कुछ कौशल सुधारने, अनुभव प्राप्त करने में मदद करेगा? यह वैकल्पिक है, लेकिन यह अच्छा होगा।
• क्या कोई कर्मचारी है जो इसे बेहतर तरीके से संभाल सकता है?

2. सभी के हितों और जरूरतों को समायोजित करने का प्रयास करें

उदाहरण के लिए, आपको पूरी टीम के लिए टीम बिल्डिंग को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, लेकिन इसके लिए कोई विशेष कर्मचारी नहीं है। लेकिन एक व्यक्ति है जो संचार में मजबूत है और आयोजन, प्रशिक्षण और कार्मिक प्रबंधन में अनुभव प्राप्त करना चाहता है। आप उसे यह टास्क ऑफर कर सकते हैं।

या कंपनी अस्थायी रूप से एक एसएमएम विशेषज्ञ के बिना रह गई है, लेकिन कोई है जो सोशल नेटवर्क के एल्गोरिदम में अच्छी तरह से वाकिफ है और मार्केटिंग में अपना हाथ आजमाने का मन नहीं करेगा।

बेशक, यह हमेशा संभव नहीं होता है। ऐसे उबाऊ कार्य हैं जो किसी को पसंद नहीं हैं। लेकिन फिर भी, टीम का आलोचनात्मक मूल्यांकन करना और यह सोचना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा कि नए कार्यभार से किसे लाभ हो सकता है।

3. कार्य को सही ढंग से सेट करें

किसी कर्मचारी को संबोधित करते समय, समझाएं कि आप उसे कार्य क्यों सौंपना चाहते हैं, यह कंपनी के लिए और व्यक्तिगत रूप से उसके लिए कैसे उपयोगी हो सकता है। अपनी पसंद को प्रभावित करने वाली उसकी खूबियों की प्रशंसा करना और उन्हें सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें। विनम्र रहें।

असाइनमेंट के बारे में विस्तार से बताएं। एक स्पष्ट लक्ष्य और समयरेखा रखें। सभी आवश्यक दस्तावेज और अन्य जानकारी प्रदान करें। यह बहुत अच्छा होगा यदि सभी आवश्यक सामग्री स्पष्ट और संरचित हों, ताकि कर्मचारी को यह पता लगाने में कई घंटे खर्च न करना पड़े कि क्या है।

4. सामान्य संचार और आरामदायक वातावरण प्रदान करें

उस व्यक्ति को बताएं कि आप मदद करने, सुझाव देने, सवालों के जवाब देने के लिए हमेशा मौजूद हैं। चेतावनी दें कि यदि किसी कारण से वह समय सीमा का सामना नहीं करता है या चूक जाता है, तो वह आपसे बात करने में सक्षम होगा, और साथ में आप कुछ लेकर आएंगे।

पूछें कि उसे कार्य पूरा करने के लिए क्या चाहिए। आपको उसे अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने या, उदाहरण के लिए, उसे करंट अफेयर्स से मुक्त करने की आवश्यकता हो सकती है।

कहा जा रहा है, मित्रवत बने रहना महत्वपूर्ण है ताकि कुछ गलत होने पर कर्मचारी वास्तव में आपसे संपर्क करने में संकोच न करे।

5. सुनिश्चित करें

जब आप स्वयं कोई कार्य पूरा करते हैं, तो आप स्थिति के पूर्ण नियंत्रण में होते हैं। यदि कोई अन्य व्यक्ति कार्यभार ग्रहण करता है, तो लाखों समस्याएं हो सकती हैं, जिसके परिणामस्वरूप खराब परिणाम हो सकते हैं या समय सीमा छूट सकती है।

घटनाओं के प्रतिकूल विकास के मामले में पहले से सोचें कि आप क्या करेंगे। कार्य को स्वयं करने के लिए तैयार रहें या जल्दी से इसे किसी और को आउटसोर्स करें।

इन स्थितियों को विफलता के रूप में नहीं, बल्कि एक ऐसे अनुभव के रूप में मानने का प्रयास करें जो आपको अपनी टीम, इसकी क्षमताओं और संगठन के स्तर को बेहतर ढंग से समझने में मदद करेगा।

6. धैर्य रखें

हां, ऐसी चीजें हैं जो किसी को सौंपने की तुलना में अपने दम पर करने के लिए तेज़ हैं, और फिर प्रश्नों का उत्तर देने और परिणाम की निगरानी करने में समय व्यतीत करते हैं।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आप एक मानव ऑर्केस्ट्रा नहीं हैं, और प्रभावी कार्य के लिए आपको अपनी टीम विकसित करने की आवश्यकता है, दे कर्मचारियों को कुछ नया करने, अधिक सक्षम बनने, सीखने का अवसर, उनके सहित त्रुटियाँ।

इसका मतलब यह है कि अगर कोई बहुत अधिक प्रश्न पूछता है या आपकी अपेक्षा से धीमी गति से असाइनमेंट का सामना करता है तो आपको धैर्य रखना होगा।

7. आगे बढ़ो और प्रतिक्रिया मांगो

जब असाइनमेंट किया जाता है, तो कर्मचारी को यह बताना सुनिश्चित करें कि आप उसके काम का मूल्यांकन कैसे करते हैं: आपको क्या पसंद आया और क्यों आप उसकी प्रशंसा करने के लिए तैयार हैं, किन बिंदुओं में सुधार किया जा सकता है, इसके लिए क्या किया जाना चाहिए और क्या देखना चाहिए भविष्य।

सही रहो। कसम मत खाओ, अपनी आवाज मत उठाओ, बिना किसी कारण के अवमूल्यन या आलोचना मत करो। प्रशंसा के साथ शुरुआत करना सुनिश्चित करें और फिर धीरे से बात करें कि किस पर काम करने की आवश्यकता है।

यदि व्यक्ति के लिए कार्य नया और कठिन था, तो उससे पूछें कि उसने इस पर कैसे काम किया। क्या आसान था और क्या नहीं, क्या दिलचस्प था और क्या बिल्कुल पसंद नहीं था, वह खुद परिणाम का आकलन कैसे करता है, वह क्या सुधार करना चाहता है और वह इसे कैसे करने की योजना बना रहा है।

8. धन्यवाद कहना न भूलें

और न केवल आमने-सामने, बल्कि सार्वजनिक रूप से भी, खासकर यदि कार्य आसान नहीं था। पूरी टीम के सामने उस व्यक्ति की प्रशंसा करें, उसे एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी दें, अगर कंपनी ऐसा करती है तो उसे सर्वश्रेष्ठ कर्मचारी के रूप में चिह्नित करें।

साथ ही, आपको किसी और के श्रम का फल नहीं भोगना चाहिए। "मैंने टीम निर्माण का आयोजन किया" या "मैंने रिपोर्ट तैयार की" कहने के बजाय, इस बात पर जोर देना बेहतर है कि आपने सब कुछ एक साथ तैयार किया और आपके सहयोगी ने बहुत मदद की। लोग सराहनाजब उनकी खूबियों को पहचाना जाता है, तो यह उन्हें काम में अधिक शामिल और कंपनी के प्रति वफादार बनाता है।