8 गलतियाँ जो टू-डू लिस्ट बनाती हैं, काम नहीं करती हैं

एक टू-डू सूची आपको अपने दिन की स्पष्ट रूप से योजना बनाने और महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती है। लेकिन आपको सावधान रहने की जरूरत है: एक दोष - और यह उपयोगी उपकरण एक अराजक डंप में बदल जाता है जिससे निपटना असंभव है। उत्पादकता विशेषज्ञों ने कुछ सबसे सामान्य टू-डू सूची गलतियों की पहचान की है और उनसे कैसे बचा जाए।

1. बातें मत लिखो

एक स्पष्ट बिंदु, लेकिन यह अभी भी याद रखने योग्य है: यदि आप कार्यों की सूची विशेष रूप से अपने सिर में रखते हैं, तो आप निश्चित रूप से कुछ भूल जाएंगे। एक पेपर नोटबुक में, अपने फोन पर नोट्स में, या अपने कंप्यूटर पर एक दस्तावेज़ में चीजों को लिखने से आपको एक स्पष्ट तस्वीर प्राप्त करने में मदद मिलेगी, तब भी जब आपके विचार थकान से भ्रमित होने लगते हैं।

समाजशास्त्री और प्रबंधन कोच जेन यागर ने नोट किया कि यह आपको कार्यों के लिए और अधिक जिम्मेदार होने की अनुमति देता है। "विभिन्न चीजें जो आपको अलग-अलग दिशाओं में खींचती हैं, बस गायब हो जाती हैं क्योंकि आपकी आंखों के सामने एक स्पष्ट योजना होती है," विशेषज्ञ बताते हैं।

2. अपनी टू-डू सूची को एक इच्छा सूची की तरह मानें

बेशक, कुछ दिन पहले आपके दिमाग में जो विचार आया था, उसे लागू करना अच्छा होगा, लेकिन खुद से पूछें: "क्या मैं वास्तव में आज ऐसा करना चाहता हूं?"

समय प्रबंधन विशेषज्ञ और लेखक पुस्तकें "शांत महसूस कर रहा है. सतत समय सीमा के युग में उत्पादकता और मन की शांति ” लौरा वेंडरकम का मानना ​​​​है कि उन कार्यों की सूची में जोड़ने का कोई मतलब नहीं है जिन्हें आप पूरा करने की योजना नहीं बनाते हैं। "यदि आप उन्हें सूचीबद्ध नहीं करते हैं तो वे वैसे ही पूर्ववत रहेंगे। इसके अलावा, यह अपराध बोध की भावनाओं से बचने में मदद करेगा, ”विशेषज्ञ नोट करते हैं।

बड़े कामों और परियोजनाओं के लिए एक अलग सूची बनाएं जो आप करना चाहते हैं, लेकिन बाद में। उत्पादकता विशेषज्ञ डेविड एलन इसे "शायद किसी दिन" सूची कहते हैं। यह दृष्टिकोण आपको अपने विचारों को बचाने और दैनिक एजेंडा को अधिभारित करने की अनुमति नहीं देता है।

"याद रखें कि एक टू-डू सूची एक उत्पादकता उपकरण है, न कि आप जो हासिल करना चाहते हैं उसकी जादुई सूची नहीं है," जेन यागर याद दिलाता है।

3. सूची में बहुत सारे कार्य जोड़ें

लौरा वेंडरकम के अनुसार, सूची बनाते समय सबसे बड़ी गलतियों में से एक बहुत महत्वाकांक्षी होना है। इसे छोटा करना और कार्यों को प्राथमिकता देना बेहतर है।

“टू-डू सूची में 3-5 कार्य शामिल होने चाहिए जिन्हें आप आज पूरा करने जा रहे हैं। हां, आपके पास और भी कई परियोजनाएं हैं जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है। लेकिन आदर्श रूप से, टू-डू सूची आपके साथ एक तरह का अनुबंध है। आप खुद से इन कार्यों को पूरा करने का वादा करते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि अन्य चीजें सामने आती हैं, ”विशेषज्ञ का निष्कर्ष है।

और कम महत्वपूर्ण कार्यों को हमेशा सप्ताह या महीने के निकटतम दिनों में वितरित किया जा सकता है।

4. बड़ी बातों को छोटे-छोटे चरणों में न तोड़ें

अक्सर चीजें सूची में मिलती हैं जिन्हें एक साथ कई चरणों को पूरा करने की आवश्यकता होती है। ऐसी बड़ी परियोजनाओं को सावधानी के साथ व्यवहार किया जाना चाहिए।

उत्पादकतावादी उत्पादकता ब्लॉग के निर्माता माइक वर्डी का मानना ​​है कि बड़े कार्यों को छोटे भागों में विभाजित किए बिना, आप अधिकतम परिणाम प्राप्त नहीं करेंगे।

उत्पादकता कोच ग्रेस मार्शल कहते हैं कि बड़े लोगों की मिश्रित सूची के साथ, जैसे वेबसाइट बनाना, और छोटी चीजें, जैसे बिजनेस कार्ड के नए बैच का ऑर्डर देना, हम बड़ी परियोजनाओं को बंद करने की अधिक संभावना रखते हैं बाद।

"ऐसा इसलिए होता है क्योंकि जब हम एक्शन मोड में होते हैं, तो हम सरल कार्य करना चाहते हैं जिन्हें हम निश्चित रूप से हल कर सकते हैं। यह एक नशे की लत कंप्यूटर गेम की तरह है। हमें कभी भी दुनिया को लाश से बचाने या एक कदम में खजाना खोजने की पेशकश नहीं की जाती है। इसके बजाय, हम एक के बाद एक स्तरों से गुजरते हैं और बारी-बारी से सभी मिशनों को पूरा करते हैं," ग्रेस मार्शल बताते हैं।

5. गलत वाक्यांश

ब्लॉगर माइकल वर्डी हमेशा क्रियाओं का उपयोग करने की सलाह देते हैं। "Seryozha, ईमेल" जैसे छोटे वाक्यांशों के बजाय स्पष्ट वाक्यांशों से चिपके रहते हैं, उदाहरण के लिए: "ईमेल द्वारा सर्गेई को बिक्री के आंकड़े भेजें।"

"कल्पना कीजिए कि आपको जिम्मेदारियों को किसी और को सौंपने की जरूरत है। यदि आप कार्य विवरण को क्रिया से शुरू करते हैं, तो किसी व्यक्ति के लिए यह समझना बहुत आसान हो जाएगा कि उसे क्या चाहिए। आप भविष्य से हैं और वह व्यक्ति है। अपने कार्य को सरल बनाएं और अस्पष्ट शब्दों से छुटकारा पाएं, "माइकल वर्डी की सिफारिश करते हैं।

6. अपने इनबॉक्स को एक टू-डू सूची के रूप में देखें

यदि आप मेल में आने वाले ईमेल को अपने दिन को नियंत्रित करने देते हैं, तो आप अपना सारा समय अन्य लोगों की समस्याओं को हल करने में बर्बाद कर देंगे। "आइए ईमानदार रहें: संदेशों का प्रवाह कभी सूखता नहीं है। यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि हमें ऐसा लगता है कि हमारे पास कुछ और करने की ऊर्जा नहीं है, ”उत्पादकता कोच ग्रेस मार्शल कहते हैं।

अपने रणनीतिक लक्ष्यों के बारे में सोचें - महत्वाकांक्षी सक्रिय परियोजनाएं, वर्ष के लिए शुभकामनाएं, या विकास के लिए वैश्विक दिशाएं। इनमें से कोई भी आपके ईमेल में कितनी बार दिखाई देता है? यदि दुर्लभ हो, तो बेहतर होगा कि आप अपना ध्यान अन्य कार्यों की ओर लगाएं।

7. आराम करने का समय न निकालें

समय-समय पर ब्रेक, जैसे पार्क में टहलना या पांच मिनट का सांस लेने का व्यायाम, आपको रिचार्ज करने और ताकत हासिल करने में मदद करता है। और यह सूची से अगले कार्य को हटाने से कम महत्वपूर्ण नहीं है।

"बहुत से लोग अपनी सूची में कुछ 'अनुत्पादक' जोड़ने के लिए व्यर्थ पाते हैं। हालांकि, थोड़ा आराम बाद के कार्यों पर अधिक गहराई से और अधिक प्रभावी ढंग से ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। ब्रेक को आपके लिए कुछ स्वाभाविक और निर्विवाद होने दें। यह आपकी ऊर्जा को संतुलित करेगा, केंद्रित रहेगा और बर्नआउट को रोकेगा, ”वेलनेस सलाहकार और मनोवैज्ञानिक ली चेम्बर्स कहते हैं।

8. अनावश्यक कार्यों की सूची बनाएं

आपने जो किया है उसकी जांच करना हमेशा अच्छा होता है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह आपके शेड्यूल में बड़ी संख्या में प्राथमिक कार्यों को जोड़ने के लायक है।

"जबकि छोटी गतिविधियों और आदतों को रिकॉर्ड करने के फायदे हैं, उनके पास और भी कई कमियां हैं। हमारे लिए कार्यों को प्राथमिकता देना अधिक कठिन हो जाता है, सूची अधिक जटिल हो जाती है, और कभी-कभी विषाक्त उत्पादकता होती है जो अधिक काम और विलंब की ओर ले जाती है। इसके अलावा, एक झूठी भावना हो सकती है कि हम एक दिन में बहुत कुछ करने में कामयाब रहे, हालांकि वास्तव में हम प्राथमिक चीजों के साथ खिलवाड़ कर रहे थे, ”ली चेम्बर्स कहते हैं।

छोटी आदतों और अनुष्ठानों के लिए, जैसे कि विटामिन लेने या व्यायाम करने के लिए अनुस्मारक, विशेषज्ञ विशेष ऐप का उपयोग करने की सलाह देते हैं जैसे आदत ट्रैकर्स.