अपने कार्य कैलेंडर को यथासंभव कुशल बनाने के 10 तरीके
अनेक वस्तुओं का संग्रह / / June 14, 2022
समस्याओं को हल करने के लिए समय निकालें और समय प्रबंधन छोड़ दें।
आप कौन से सफल युगल जानते हैं? बैटमैन और रॉबिन, चिप्स और फुटबॉल, ओलिवियर और नया साल। आप जानते हैं कि एक साथ और क्या बढ़िया होता है? आपका कैलेंडर और उत्पादकता। गंभीरता से, दूसरे में सुधार किए बिना केवल एक चीज को सुधारने का प्रयास करें - आपके सफल होने की संभावना नहीं है। अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए अपने कार्य कैलेंडर को एक प्रभावी टूल में बदलने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।
1. समस्याओं को हल करने के लिए छुट्टी का समय निर्धारित करें
हर किसी के पास पूरा करने के लिए लंबित कार्य हैं या निर्माण के लिए प्रोजेक्ट शुरू करना है, उदाहरण के लिए, उनके सपनों का व्यवसाय। लेकिन इन सबके लिए हमें कम ही समय मिलता है।
एक सरल सूत्र समस्या को हल करने में मदद करेगा: समय × एक कार्य पर अधिकतम एकाग्रता। यदि पर्याप्त समय नहीं है, तो एकाग्रता को और भी अधिक बढ़ाना आवश्यक है। और इसके लिए आपको सभी विकर्षणों को दूर करने की आवश्यकता है।
अपने करियर में आगे बढ़ने के लिए आपको क्या सीखने की जरूरत है, यह पूछकर शुरू करें। सबसे अधिक संभावना है, आप कई बहुत बड़े कार्यों के साथ आएंगे जिन्हें खाली समय के अभाव में करना मुश्किल है। और यहां हम सबसे महत्वपूर्ण बात पर आते हैं - महत्वपूर्ण कार्यों और समस्याओं को हल करने के लिए छुट्टी। इसे व्यवस्थित करने का तरीका यहां बताया गया है:
- अपने कैलेंडर पर 2-3 दिन या कोई अन्य समय निर्धारित करें जो आपको महत्वपूर्ण प्रगति करने में मदद करेगा।
- एक और दिन जोड़ें। किस लिए? ज्यादातर समय, हम अपनी ताकत को कम आंकते हैं।
- इस समय काम पर पूरा ध्यान दें।
इस अवधि को एक सामान्य छुट्टी की तरह मानें। सभी मौजूदा कार्य परियोजनाओं को अग्रिम रूप से समाप्त करें। ग्राहकों को चेतावनी दें या सहकर्मीकि आप इन दिनों कार्यालय में नहीं होंगे। अपने मेल में एक ऑटो-रिस्पॉन्डर चालू करें ताकि कुछ भी आपको विचलित न करे। मल्टीटास्किंग और सोशल नेटवर्क भी सख्त वर्जित हैं। आपका काम काम और प्रगति पर ध्यान देना है।
2. एक साल आगे शेड्यूल करें
एक पूरे वर्ष की अग्रिम योजना बनाना एक महत्वपूर्ण कार्य की तरह लगता है। इसके अलावा, भविष्य में क्या होगा, इसका सटीक अनुमान लगाना असंभव है। बेशक, ये सभी बहुत अच्छे तर्क हैं। हालांकि, एक दीर्घकालिक योजना अच्छे समय प्रबंधन की कुंजी हो सकती है।
इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अगले 365 दिनों के हर मिनट को लिखना होगा। अपने कैलेंडर में केवल आवश्यक चीजें जोड़ें: नियमित बैठकें, मुलाकातें, जन्मदिन, छुट्टी, यात्रा, घटनाएँ, और आवर्ती कार्य। यह दृष्टिकोण तनाव के स्तर को कम करने में मदद करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि आप हर दिन वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों पर काम कर रहे हैं।
3. अपना संपूर्ण सप्ताह बनाएं
अब जब आपने अपनी समग्र योजना बना ली है, तो अपने सप्ताह की योजना बनाकर चीजों को थोड़ा कम करने का समय आ गया है। यह हर रविवार को किया जा सकता है।
व्यवहार करना योजना बजट कैसे आवंटित करें, केवल इस मामले में आपको अपना समय आवंटित करने की आवश्यकता है। और, जैसा कि पैसे के साथ होता है, आप पहले इसे अपनी योजना में "खर्च" करेंगे, जो कागज पर लिखा हुआ है।
आप प्रत्येक सप्ताह के लिए विषयों के साथ भी आ सकते हैं - बड़े कार्य जिन पर आप अगले 7 दिनों तक काम करेंगे।
4. अपने दैनिक कार्यक्रम को सरल बनाएं
एक जटिल और लंबी योजना बनाने का कोई मतलब नहीं है, इसके विपरीत, सरल, बेहतर।
कुछ लोग एक योजना का उपयोग करते हैं जिसके अनुसार आपको दिन के तीन मुख्य कार्यों को उजागर करने की आवश्यकता होती है। यह प्रभावी हो सकता है, लेकिन इस पद्धति में कुछ अंतराल भी हैं। उदाहरण के लिए, आप गलत कार्यों का चयन कर सकते हैं। या उन्हें पूरा करने में लगने वाले समय को निर्धारित करना गलत है। इसके अलावा, अन्य मामले हमेशा अचानक प्रकट हो सकते हैं, उनके साथ क्या करना है?
एक सरल लेकिन प्रभावी योजना के साथ आना आसान है। रोजाना साफ देखें समय सारणीदिन की तस्वीर: बेंजामिन फ्रैंकलिन का दैनिक कार्यक्रम / अटलांटिक संयुक्त राज्य अमेरिका के संस्थापक पिता बेंजामिन फ्रैंकलिन में से एक। अच्छी आदतों के लिए भी जगह थी।
- दिन के लिए ट्यून इन करें: शॉवर, नाश्ता, व्यक्तिगत कार्य, काम के लिए तैयार होना (3 घंटे)।
- सुबह के कार्य (4 घंटे)।
- वर्तमान परियोजनाओं और दोपहर के भोजन का विश्लेषण (2 घंटे)।
- दैनिक कार्य (4 घंटे)।
- रात का खाना, आराम और कार्य दिवस का अंत (4 घंटे)।
- ख्वाब (7 बजे)।
आप इस शेड्यूल को एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं, और फिर इसे अपने कार्यों के साथ पूरक कर सकते हैं।
5. सर्कैडियन लय से सावधान रहें
हम में से प्रत्येक के भीतर एक विशेष "घड़ी" होती है जो पूरे दिन ऊर्जा वितरित करती है। ये सर्कैडियन रिदम हैं। वे हमारे शरीर में बुनियादी कार्यों का समर्थन करते हैं, जैसे नींद और जागृत होना. यदि आपने कभी किसी शहर या देश की यात्रा अलग समय क्षेत्र के साथ की है, तो आप शायद समझते हैं कि एक अलग लय के साथ तालमेल बिठाना कितना मुश्किल है।
यही बात वर्किंग कैलेंडर पर भी लागू होती है। सर्कैडियन लय के आधार पर इसमें कार्यों को वितरित करने का प्रयास करें: सबसे महत्वपूर्ण बात दोपहर या 18:00 की योजना बनाना है, सबसे आसान - सुबह जल्दी, 15:00 या देर शाम के लिए। और सबसे अच्छी बात यह है कि पूरे दिन अपने गतिविधि स्तर को ट्रैक करना है। आप मध्यरात्रि में दोपहर की तुलना में अधिक उत्पादक हो सकते हैं।
6. विराम लीजिये
हम में से कई लोग गलती से मानते हैं कि ब्रेक समय की बर्बादी है। अंत में, उन 15-20 मिनटों को महत्वपूर्ण कार्यों पर खर्च करना बेहतर है।
वास्तव में, उत्पादकता के लिए यह दृष्टिकोण लंबे समय से पुराना है। क्या अधिक है, नियमित ब्रेक दक्षता में काफी सुधार कर सकते हैं। लेकिन उन्हें भी जिम्मेदारी से संपर्क करने की जरूरत है।
शेड्यूल ब्रेक अग्रिम में, अधिमानतः सर्कैडियन लय के अनुसार, और निर्धारित करें कि आप अपना खाली समय कैसे व्यतीत करेंगे। उदाहरण के लिए, टहल लो बाहर या जिम में वर्कआउट करें।
मुख्य बात सुनहरा मतलब खोजना है। बाकियों को गाली नहीं देनी चाहिए, लेकिन बिना रुके काम करने से आपको संतुष्टि नहीं मिलेगी। अपने ब्रेक के लिए टाइमर सेट करें और इसे किसी अन्य महत्वपूर्ण मीटिंग या कार्य की तरह मानें।
7. समय प्रबंधन का प्रयोग बंद करें
यह उल्टा लग सकता है, लेकिन सच्चाई यह है कि समय को नियंत्रित करना लगभग असंभव है। इसलिए, आपको उस पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है जिसे आप नियंत्रित कर सकते हैं। अपने आप को और अपने कैलेंडर को बेहतर बनाने के लिए, कई क्षेत्रों पर ध्यान दें:
- ऊर्जा। नई चुनौतियों का सामना करने के बजाय, जब आप थके हुए हों तो ब्रेक लें। तो आप ऊर्जा बहाल करते हैं और दक्षता बढ़ाते हैं।
- प्राथमिकताएं। उन्हें अपने कैलेंडर पर रखें और पहले प्राथमिकता वाले कार्यों पर काम करें। उन कार्यों पर ऊर्जा बर्बाद न करें जिन्हें प्रत्यायोजित, पुनर्निर्धारित या अनदेखा किया जा सकता है।
- दिमाग। न्यूरोप्लास्टिकिटी मस्तिष्क की नई बनाने और खोए हुए तंत्रिका कनेक्शन को बहाल करने की क्षमता है। जितनी बार आप कुछ कार्यों का अभ्यास करते हैं, आपके लिए उन पर काम करना उतना ही आसान हो जाता है।
- सार। अपने कैलेंडर से अनावश्यक कबाड़ निकालें, जैसे कि बहुत छोटे कार्य, और महत्वपूर्ण पर ध्यान केंद्रित करें।
- केंद्र। यह वह जगह है जहाँ अलग तकनीकी. उदाहरण के लिए, पोमोडोरो - 25 मिनट का काम और 5 मिनट का आराम। या 52/17 का नियम - 52 मिनट का काम और 17 मिनट का ब्रेक। इससे आपका पूरा दिन ध्यान रहेगा।
- भावनाएँ। नकारात्मक अनुभव न केवल विचलित करने वाले होते हैं, बल्कि थकाऊ भी होते हैं। अपने कैलेंडर में मज़ेदार गतिविधियाँ जोड़ें और स्वयं की देखभाल के लिए समय निकालें। इस तरह आप बर्नआउट से बच सकते हैं।
8. कार्यों को बदलने के लिए खुद को पुश करें
अपने आप को प्रेरित करने के लिए, अपने स्मार्टफोन पर कैलेंडर रिमाइंडर चालू करें या एक नियमित किचन टाइमर भी सेट करें। मुख्य बात यह है कि ध्वनि आपको परेशान नहीं करती है, लेकिन धीरे से संकेत देती है कि अगली चीज़ पर स्विच करने का समय कब है। यह आपको पिछले कार्यों से अलग हुए बिना अपने शेड्यूल से चिपके रहने में मदद करेगा।
9. रिक्त स्थान से डरो मत
यदि आप सावधानी से चीजों की योजना बनाते हैं, तो आप शायद अपने कैलेंडर में अंतराल देखेंगे। और यह बिल्कुल सामान्य है। कारण के भीतर, बिल्कुल। यदि कार्यों के बीच दो घंटे का ब्रेक है, तो यह विचार करने योग्य है, लेकिन 30 मिनट का ब्रेक काफी स्वाभाविक है। इस समय के दौरान, आप एक नई बैठक की तैयारी कर सकते हैं, अत्यावश्यक मामलों को सुलझा सकते हैं, एक कठिन कार्य को पूरा कर सकते हैं, ध्यान कर सकते हैं, कुछ स्ट्रेचिंग व्यायाम कर सकते हैं या दिन के लिए अपनी प्रगति का मूल्यांकन कर सकते हैं।
10. पैटर्न से बचें
डिफ़ॉल्ट रूप से इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर प्रत्येक कार्य के लिए एक मानक घंटे आवंटित करते हैं, लेकिन यह सबसे अच्छा आविष्कार नहीं है। ऐसे कई काम हैं जो 30 मिनट में किए जा सकते हैं। और एक कार्य बैठक से सबसे महत्वपूर्ण जानकारी आसानी से 15 मिनट में फिट हो सकती है।
मानकों पर भरोसा न करें - काम करने के लिए उतना ही समय आवंटित करें जितना आपको वास्तव में चाहिए।
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