व्यक्तिगत कानबन: टास्क बोर्ड के साथ अपने व्यावसायिक जीवन को कैसे सरल बनाएं
अनेक वस्तुओं का संग्रह / / April 03, 2023
एक सरल विधि संचित कार्यों को सुव्यवस्थित करने में मदद करेगी।
प्रसिद्ध लेखक और जॉर्ज टाउन विश्वविद्यालय में कंप्यूटर विज्ञान के प्रोफेसर कैल न्यूपोर्ट ने न्यू प्रिंसिपल्स ऑफ बिजनेस कम्युनिकेशन नामक पुस्तक लिखी। इसमें, वह इस बारे में बात करता है कि हम निरंतर संचार की संस्कृति पर कैसे पहुंचे और यह हमारी उत्पादकता और मानसिक स्वास्थ्य को कैसे प्रभावित करता है। MIF पब्लिशिंग हाउस की अनुमति से, हम पांचवें अध्याय का एक अंश प्रकाशित करते हैं। यह कानबन बोर्ड का उपयोग करके कार्य कार्यों को प्रभावी ढंग से हल करने के तरीके के बारे में है।
जिम बेन्सन ने इस बारे में बहुत सोचा कि बौद्धिक क्षेत्र में काम को कैसे अनुकूलित किया जाए। उनकी परामर्श फर्म, मोडस कूपरंडी, सफेदपोश श्रमिकों को अधिक प्रभावी ढंग से एक साथ काम करने में मदद करने के लिए अनूठी प्रक्रियाओं को विकसित करने में माहिर हैं। बेन्सन ने पहले सॉफ्टवेयर विकास में काम किया है और चुस्त प्रबंधन तकनीकों में पारंगत हैं। शायद यही कारण है कि वह अक्सर अपने काम में टास्क बोर्ड का इस्तेमाल करते हैं। […]
लेकिन जब व्यक्तिगत उत्पादकता की बात आती है, तो जिम बेन्सन 2011 में स्वयं प्रकाशित एक पतली किताब के लिए प्रसिद्ध हो गए। इसे व्यक्तिगत कानबन कहा जाता है, और यह एक मोहक परिप्रेक्ष्य प्रदान करता है: आप फुर्तीली प्रबंधन तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं अपने व्यक्तिगत पेशेवर में जिम्मेदारियों की पेचीदा उलझन से निपटने के लिए कर्मचारियों की टीमों को जटिल परियोजनाओं को लागू करने में मदद करें ज़िंदगी।
पुस्तक के पीछे के विचार काफी सरल हैं। और बेन्सन ने उन्हें पुस्तक की वेबसाइट पर पोस्ट किए गए पांच मिनट के वीडियो में संक्षिप्त रूप से वर्णित किया। लेखक चित्रफलक पर रखी एक बड़ी नोटबुक के पास खड़ा है। वह कागज के बहु-रंगीन स्वयं-चिपकने वाले टुकड़ों के साथ शीट के केंद्र को भरता है। वे हमारी अपनी अपेक्षाओं के साथ-साथ रिश्तेदारों, मित्रों, सहकर्मियों और मालिकों की अपेक्षाओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। "ये सभी कार्य हमारे दिमाग में एक साथ चिपक जाते हैं, और हर बार जब हम सोचते हैं कि क्या लेना है, तो हम इस गांठ से एक टुकड़ा फाड़ देते हैं," जिम बताते हैं। ऐसा करने के लिए, हमें कार्यों के इस ढेर से गुजरना होगा और आगे क्या करना है, यह तय करने के लिए उनका सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना होगा। "कार्य सुखद नहीं है," बेन्सन ने निष्कर्ष निकाला।
व्यक्तिगत कानबन एक समाधान प्रदान करता है: एक व्यक्तिगत कार्य बोर्ड के साथ सूचना के इस सेट की संरचना करें। बेन्सन का मानना है कि तीन स्तंभ होने चाहिए। पहले वाले को अवसर कहा जाता है। इसमें स्वयं-चिपकने वाली शीट का उपयोग करके आप अपनी जिम्मेदारियों के बारे में जानकारी दर्ज करते हैं। प्रत्येक पत्रक में केवल एक कार्य के बारे में जानकारी होती है। "और अब काम की दुःस्वप्न सरणी एक अच्छी दिखने वाली आदेशित संरचना में बदल जाती है।" दूसरे कॉलम को "इन प्रोग्रेस" कहा जाता है। वहां आप उन शीट्स को स्थानांतरित करते हैं जो उन कार्यों को दर्शाती हैं जिन पर आपने काम करना शुरू किया था। इस स्तंभ से संबंधित मुख्य बिंदु (और यह समग्र रूप से कानबन प्रणाली का गुप्त घटक है) यह है कि आप एक ही समय में कड़ाई से परिभाषित संख्या में कार्यों पर काम कर सकते हैं। इस प्रणाली की भाषा में, यह "प्रगति में कार्य की संख्या को सीमित करना" है। अपने वीडियो में, बेन्सन एक समय में तीन से अधिक कार्यों पर काम करने के लिए कहते हैं। जैसा कि वह बताते हैं, यदि आप इसके बजाय एक बार में एक दर्जन अलग-अलग काम करने का फैसला करते हैं, तो सब कुछ "पूरी गड़बड़ी" में खत्म हो जाएगा। वह दृढ़ता से तर्क देता है कि आपको एक ही बार में सब कुछ नहीं पकड़ना चाहिए: अपना पूरा ध्यान दो या तीन चीजों पर लगाएं और पिछले एक को पूरा करने के बाद ही कोई नया काम करें।
और इसलिए हमने तार्किक रूप से "पूर्ण" कॉलम से संपर्क किया। जब काम पूरा हो जाता है, तो पत्ता वहां चला जाता है। सैद्धांतिक रूप से, इस स्तंभ की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है, लेकिन बेन्सन का सुझाव है कि मनोवैज्ञानिक उत्थान ने अनुभव किया एक व्यक्ति, कागज के एक टुकड़े को "प्रगति में" कॉलम से "पूर्ण" कॉलम में ले जाता है, एक शक्तिशाली उत्तेजक बन जाता है कारक। बेन्सन की पुस्तक प्रकाशित होने के बाद के वर्षों में, प्रणाली ने प्रशंसकों की भीड़ प्राप्त की है। […]
टास्क बोर्ड न केवल विभिन्न टीमों के काम के समन्वय के लिए, बल्कि व्यक्तिगत कर्मचारियों के काम की संरचना के लिए भी एक अविश्वसनीय रूप से प्रभावी उपकरण है […]।
मैं पहले ही कह चुका हूं कि मैंने खुद एक प्रोफेसर के तौर पर इस विचार का इस्तेमाल किया। जॉर्जटाउन में कंप्यूटर विज्ञान विभाग में स्नातक छात्र के रूप में, मैंने ट्रेलो बोर्डों का उपयोग करके अपना काम व्यवस्थित किया। मेरी स्प्रेडशीट "इन प्रोग्रेस" और "डन" कॉलम के साथ बेन्सन के मानक टेम्प्लेट की तरह दिखती थी। व्यक्तिगत कानबन प्रणालियों के कई प्रशंसकों की तरह, मैंने उन कार्यों के लिए अपने कॉलम बनाए जिसे मैं पूरा करना चाहता हूं, लेकिन फिलहाल मैं उनमें सक्रिय रूप से शामिल नहीं हूं (बाद में मैं इस बारे में बात करूंगा अधिक)। प्रत्येक सोमवार, मैंने बोर्ड पर दी गई जानकारी का अध्ययन किया, कार्डों को इधर-उधर किया और तय किया कि मैं उस सप्ताह क्या काम करूंगा। इसके बाद के दिनों में, मैंने अक्सर बोर्ड को यह देखने के लिए जाँचा कि मैं उस समय के दौरान क्या कर सकता हूँ जब मैंने स्नातक स्कूल कर्तव्यों के लिए अलग रखा था। जैसे ही नए अनुरोध आए - ईमेल, फोन कॉल के रूप में या, जैसा कि अक्सर होता है, प्रश्न पारित हो जाते हैं अपने छात्रों के कार्यालय के बाहर - मैंने तुरंत कार्डों पर जानकारी लिखी और इन क्षणों पर काम करने के लिए इसे बोर्ड पर पोस्ट कर दिया बाद में।
मेरे विश्वविद्यालय के काम में टास्क बोर्ड के बिना, मैं शैली में संचार पर निर्भर रहूंगा। अतिसक्रिय छत्ता मनएक कार्यप्रवाह जो चल रहे संचार पर ध्यान केंद्रित करता है और बेतरतीब प्रवाह से प्रेरित होता है संचार के डिजिटल माध्यमों जैसे ई-मेल और के माध्यम से दिए गए संदेश संदेशवाहक।. नतीजतन, मैं दिन-ब-दिन कई लोगों के साथ सुस्त पत्राचार में फंस जाता। मैं एक अति सक्रिय हाइव दिमाग का एक सामान्य शिकार बन जाऊंगा: कोई ऐसा व्यक्ति जो लैपटॉप के साथ भी भाग नहीं लेता है एक मीटिंग और अपने फोन को कभी जाने नहीं दिया क्योंकि वह एक ही समय में एक हजार काम करने की कोशिश कर कैंपस में घूम रहा था। दूसरे शब्दों में, इस प्रणाली के बिना, मेरा काम एक जीवित नरक होगा। टास्क बोर्ड की मदद से, मैं संसाधनों की खपत को काफी कम करने में सक्षम था। आगामी कार्य की जानकारी बोर्ड पर रखी जाती है, संरचित की जाती है तथा मैं इसके लिए आवंटित समय में विधिपूर्वक कार्यों को पूरा करता हूँ। इसीलिए, जैसा कि आपने अनुमान लगाया होगा, मैं न केवल कार्य बोर्डों का उपयोग करने का प्रबल समर्थक बन गया टीम के काम का संगठन, बल्कि व्यक्तिगत कर्मचारियों के पेशेवर जीवन को सुव्यवस्थित करने के लिए भी, साथ बर्ताव करना मानसिक श्रम.
इस कार्य में आपकी मदद करने के लिए, यहां कुछ सर्वोत्तम अभ्यास उदाहरण दिए गए हैं, जिनकी सहायता से आप कार्य बोर्डों से अधिकाधिक लाभ उठा सकते हैं।
1. कई बोर्डों का प्रयोग करें
व्यक्तिगत कानबन के कई समर्थक अपने पेशेवर कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए केवल एक बोर्ड का उपयोग करते हैं। मैं थोड़ा अलग तरीका अपनाने की सलाह देता हूं। पेशेवर क्षेत्र में आपके द्वारा निभाई जाने वाली प्रत्येक भूमिका के लिए एक अलग बोर्ड रखें। मैं वर्तमान में तीन अलग-अलग भूमिकाओं में एक विश्वविद्यालय का प्रोफेसर हूं: शोधकर्ता, शिक्षक और स्नातक छात्र। इनमें से प्रत्येक भूमिका के लिए, मैंने एक अलग बोर्ड शुरू किया। इसलिए जब मैं अपनी शिक्षण गतिविधि का विश्लेषण करता हूं, तो मैं स्नातक छात्रों के साथ अनुसंधान या काम के क्षेत्र में असंबंधित कार्यों से परेशान नहीं होता हूं। नतीजतन, मुझे विभिन्न गतिविधियों के बीच स्विच नहीं करना पड़ता है और मैं काम के मुद्दों को तेजी से हल करता हूं।
मुझे कभी-कभी बड़ी परियोजनाओं के लिए एक अलग बोर्ड रखना भी उपयोगी लगता है (कहते हैं, जिन्हें पूरा होने में दो सप्ताह से अधिक समय लगता है)। उदाहरण के लिए, कुछ समय पहले मैं एक प्रमुख वैज्ञानिक सम्मेलन की अध्यक्षता कर रहा था। इस स्थिति में कई कार्यों का समाधान शामिल था। इसीलिए मैंने फैसला किया कि एक अलग बोर्ड बनाना आसान होगा, जिसकी जानकारी मेरे पेशेवर जीवन के अन्य क्षेत्रों के साथ ओवरलैप न हो। एक बार जब यह परियोजना पूरी हो गई, तो मुझे अब बोर्ड की आवश्यकता नहीं रही।
बेशक, आप केवल सीमित संख्या में बोर्ड के साथ काम कर सकते हैं ताकि कार्य भारी न हो जाए। इस कारण से, मुझे लगता है कि हर पेशेवर भूमिका और हर बड़ी परियोजना के लिए एक अलग बोर्ड होना एक अच्छा विचार है। इस मामले में, अधिकांश लोगों के पास दो से चार बोर्ड होंगे जिनके साथ आसानी से काम किया जा सकता है। इसके विपरीत, यदि आपके पास दस बोर्ड हैं, तो उनके बीच स्विच करने के लिए आवश्यक संसाधन कार्य संरचना से होने वाले किसी भी लाभ से अधिक होंगे।
2. जानकारी का विश्लेषण करने के लिए नियमित रूप से एक-एक सत्र करें
जब हमने नॉलेज टीमों के लिए टास्क बोर्ड के बारे में बात की, तो मैंने तर्क दिया कि उनमें मौजूद जानकारी का विश्लेषण करने का सबसे अच्छा तरीका नियमित बैठकें करना है। वही आपके व्यक्तिगत बोर्ड के लिए जाता है। यदि आप इस टूल का अधिकतम लाभ उठाना चाहते हैं, तो बोर्ड पर जानकारी का विश्लेषण और अद्यतन करने के लिए प्रत्येक सप्ताह अलग से समय निर्धारित करें। इन अलग-अलग सत्रों के दौरान, विवरण की समीक्षा करें और आवश्यकतानुसार कार्य की स्थिति को अद्यतन करते हुए, कार्डों को इधर-उधर करें। प्रक्रिया में अधिक समय नहीं लगेगा। अगर आप नियमित रूप से ऐसा करते हैं तो 5-10 मिनट काफी होंगे।
ऐसे सत्रों को बहुत बार व्यवस्थित न करें: मैं इस निष्कर्ष पर पहुंचा कि सप्ताह में एक बार पर्याप्त है। लेकिन इस तरह की गतिविधि को नजरअंदाज न करें। यदि आप यह तय करते हैं कार्य बोर्ड अपने काम की जिम्मेदारियों के बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक अच्छा पर्याप्त तरीका नहीं है, तो आप एक अति सक्रिय सामूहिक दिमाग की भावना में एक बुखार भरे पत्राचार पर लौट आएंगे। अपने कैलेंडर में व्यक्तिगत सत्र के बारे में जानकारी रखें और इसे अन्य सभी बैठकों और बैठकों की तरह ही गंभीरता से लें। कस्टम टास्क बोर्ड आपके पेशेवर जीवन को बहुत आसान बना सकते हैं, लेकिन तभी जब आप उनके साथ काम करने में अपना समय लगाने को तैयार हों।
3. एक "परक्राम्य" कॉलम जोड़ें
ग्रेजुएट स्कूल के प्रमुख के रूप में, मुझे अक्सर अपने कुछ सहयोगियों के साथ काम करने के मुद्दों पर चर्चा करनी पड़ती है: डीन के साथ स्नातक कार्यक्रम के प्रमुख और दो अन्य प्रोफेसरों के साथ जो आयोग का हिस्सा हैं, जिन्हें मैं शीर्षक। अपने टास्क बोर्ड पर, मैंने इनमें से प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक कॉलम जोड़ा और इसे "अगली बैठक में चर्चा करने के लिए" कहा। जैसे ही कोई सवाल उठता है कि मुझे कब किसी से राय लेनी है सहकर्मी, मैं उसे एक त्वरित ईमेल भेजने के आग्रह को दबा देता हूं। इसके बजाय, मैं "अगली मीटिंग में चर्चा करें" कॉलम में कार्य के बारे में जानकारी दर्ज करता हूँ।
मैं निश्चित समय पर साप्ताहिक आधार पर पीएचडी कार्यक्रम के प्रमुख से मिलता हूं। हमारी बैठक के दौरान, हम उन सभी मुद्दों पर चर्चा करते हैं जो पिछले सप्ताह के दौरान इस कॉलम में छपे थे। डीन और समिति के सदस्यों के लिए, मैं तब तक प्रतीक्षा करता हूं जब तक चर्चा कॉलम में पर्याप्त प्रश्न न हों और फिर एक बार में सब कुछ पर चर्चा करने के लिए एक बैठक की व्यवस्था करें। यह दृष्टिकोण आपको बहुत सरल लग सकता है, लेकिन मेरे काम पर इसका बहुत सकारात्मक प्रभाव पड़ा है।
उदाहरण के लिए, कल्पना कीजिए कि एक सप्ताह में डीन के साथ चर्चा करें कॉलम में पाँच सूचना कार्ड थे। बैठक के दौरान, जो 20-30 मिनट तक चलेगी, हम इनमें से प्रत्येक मुद्दे पर उनके साथ एक रणनीति विकसित करेंगे। अगर मैं उन्हें हर बार एक पत्र लिखता, तो मुझे सप्ताह के दौरान एक ही समय में पांच संवाद करने पड़ते। नतीजतन, मैं अपना ई-मेल दस बार चेक करता और नाराज होता कि मैं काम से विचलित था।
यदि आप अंतहीन संदेश को कम करना चाहते हैं और अलग-अलग कार्य बोर्डों से अधिक लाभ प्राप्त करना चाहते हैं, तो यह शायद सबसे मूल्यवान सलाह है जो मैं आपको दे सकता हूं। नियमित बैठकें 90% व्यस्त पत्राचार की जगह ले सकती हैं। आपको बस इस बात का ध्यान रखना होगा कि किन मुद्दों पर चर्चा करने की आवश्यकता है। टास्क बोर्ड की मदद से यह करना आसान है।
4. एक "प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा" कॉलम जोड़ें
यदि आप बौद्धिक कार्य में सहयोग कर रहे हैं, तो कभी-कभी आपको किसी कार्य पर कार्य को रोकने की आवश्यकता होती है, जब आप किसी प्रश्न का उत्तर देने के लिए किसी अन्य व्यक्ति की प्रतीक्षा करते हैं या जानकारी गुम होती है। यदि आपने एक व्यक्तिगत कार्य बोर्ड बनाया है, तो उत्तर की प्रतीक्षा कॉलम का उपयोग करके इन जटिल प्रश्नों को आसानी से ट्रैक किया जा सकता है। जब आप किसी कार्य को वहां स्थानांतरित करते हैं, तो कार्ड पर ठीक उसी तरह चिह्नित करें, जिससे आप उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं और आवश्यक जानकारी प्राप्त होने पर आप क्या करेंगे। जब तक आपके पास स्थिति को प्रभावित करने की शक्ति नहीं है, तब तक यह आपको सही दिशा में रहने की अनुमति देगा और आवश्यक जानकारी आने पर प्रभावी ढंग से काम करना जारी रखेगा। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अनसुलझे मुद्दों को सुरक्षित स्थान पर रखते हैं और अंतर्निहित से छुटकारा पाते हैं चिंताकि कुछ नहीं किया गया।
पुस्तक "बिजनेस कम्युनिकेशन के नए सिद्धांत" व्यावसायिक मामलों और मनोविज्ञान और तंत्रिका विज्ञान के क्षेत्र में नवीनतम शोध पर आधारित है। इससे आप सीखेंगे कि कैसे व्यवस्थित रूप से सोचना है, एक संगठन में, एक टीम में और व्यक्तिगत कर्मचारियों के लिए कार्यप्रवाह के पुनर्निर्माण के लिए क्या करने की आवश्यकता है, और अन्य दिलचस्प चीजें।
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