एक्सेल में ड्रॉपडाउन लिस्ट कैसे बनाये

सम्मिलित फ़ंक्शन के माध्यम से एक्सेल में एक साधारण ड्रॉपडाउन सूची कैसे बनाएं

प्रारंभिक विकल्प: किसी भी प्रारंभिक सेटिंग की आवश्यकता नहीं है और मानक सम्मिलित फ़ंक्शन के लिए धन्यवाद उपलब्ध है। यह आपको सूची से पहले दर्ज किए गए मानों का चयन करने और उन्हें जल्दी से जोड़ने की अनुमति देता है। हालाँकि, यह केवल तभी काम करता है जब डेटा एक गैर-अंतराल कॉलम में समाहित हो और इनपुट क्रम में हो।

कर्सर को रेंज में अगले खाली सेल में रखें। हमारे उदाहरण में, यह B7 है।

दायाँ माउस क्लिक करें और "ड्रॉप-डाउन सूची से चुनें" चुनें या बस कीबोर्ड पर Alt + "नीचे तीर" दबाएँ।

उसके बाद, बिना दोहराव के ऊपर दर्ज किए गए सभी मूल्यों की एक सूची दिखाई देगी, और आपको बस वांछित का चयन करना होगा और उस पर क्लिक करना होगा।

एक्सेल में डेटा की रेंज से ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं

निम्न विधि आपको ड्रॉप-डाउन सूची के लिए किसी भी डेटा श्रेणी का उपयोग करने की अनुमति देती है, जो शीट में कहीं भी स्थित है, साथ ही साथ किसी अन्य शीट पर या किसी अन्य फ़ाइल में भी (उस पर बाद में और अधिक)। सूची यदि आप निर्दिष्ट सीमा के नीचे जानकारी जोड़ते हैं तो अपडेट नहीं किया जाएगा, लेकिन यदि आप इसे अंत में नहीं, बल्कि पंक्तियों के बीच में डालते हैं, तो सब कुछ काम करेगा। सूची के तत्वों को हटाते समय, यह वैसे भी बदल जाएगा।

उस सेल का चयन करें जिसमें ड्रॉपडाउन सूची होनी चाहिए (हमारे पास यह H3 है), "डेटा" टैब पर स्विच करें और "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें।

खुलने वाली विंडो में, "सूची" डेटा प्रकार का चयन करें, "स्रोत" फ़ील्ड में क्लिक करें और वांछित कोशिकाओं का चयन करें।

ओके पर क्लिक करें, और निर्दिष्ट सेल में वांछित मानों के साथ एक ड्रॉप-डाउन सूची दिखाई देगी।

एक्सेल में नामांकित श्रेणी से ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं

सेल की किसी भी श्रेणी को नाम देकर उसका नामकरण किया जा सकता है। यह आपको इसे संदर्भित करने की अनुमति देगा और उन श्रेणियों को याद रखना आसान बना देगा जिनके साथ आप अक्सर काम करते हैं। अन्यथा, ड्रॉप-डाउन सूची का यह संस्करण पिछले वाले से अलग नहीं है: यह केवल तभी अपडेट होगा जब आप किसी एक मान को हटाते हैं या सीमा के अंदर पंक्तियाँ जोड़ते हैं।

सबसे पहले, एक नामांकित श्रेणी बनाएँ। ऐसा करने के लिए, ड्रॉप-डाउन सूची में भविष्य के आइटम वाले सेल का चयन करें और उन्हें सेल के नाम के साथ फ़ील्ड में नाम दर्ज करके शीर्षक दें, और फिर एंटर दबाएं। अनिवार्य शर्त: पहला वर्ण एक अक्षर होना चाहिए, रिक्त स्थान का उपयोग नहीं किया जा सकता (उनके स्थान पर "_" डालें)।

अब कर्सर को उस सेल में रखें जहाँ आप एक सूची बनाना चाहते हैं, और "डेटा" टैब पर, "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें।

"डेटा प्रकार" कॉलम में, "सूची" चुनें, और स्रोत के रूप में, इसके सामने "=" डालकर श्रेणी का नाम निर्दिष्ट करें। हमारे उदाहरण में, यह "= ब्रांड" निकला।

नामांकित श्रेणी के तत्वों के साथ ड्रॉपडाउन सूची तैयार है।

एक्सेल में किसी अन्य शीट या फ़ाइल से डेटा के साथ ड्रॉपडाउन सूची कैसे बनाएं

कभी-कभी आपको बाहरी उपयोग करने की आवश्यकता होती है आंकड़े, जो किसी अन्य शीट पर या यहां तक ​​कि एक अलग कार्यपुस्तिका में स्थित हैं। इस मामले में, अप्रत्यक्ष कार्य मदद करेगा, जो आपको उन्हें संदर्भित करने की अनुमति देगा। क्योंकि स्रोत सेल की एक श्रेणी है, सूची केवल तभी अपडेट होगी जब आप श्रेणी के अंदर नए मान लिखेंगे या हटाएंगे। साथ ही, किसी अन्य फ़ाइल का संदर्भ देते समय, वह फ़ाइल खुली होनी चाहिए।

दोनों फाइलें खोलें, फिर भविष्य की सूची वाले सेल का चयन करें और डेटा टैब पर, डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।

स्रोत के रूप में "सूची" चुनें, निम्न सूत्र निर्दिष्ट करें: = अप्रत्यक्ष ("[फ़ाइल का नाम] पत्रक का नाम! श्रेणी") अर्थात्, उद्धरण चिह्नों के अंदर वर्ग कोष्ठक में सूची के लिए डेटा के साथ फ़ाइल का नाम होना चाहिए, फिर बिना किसी स्थान के शीट का नाम, और फिर एक विस्मयादिबोधक चिह्न और एक श्रेणी पदनाम के बिना भी। हमारे उदाहरण में यह इस प्रकार होगा: = अप्रत्यक्ष ("[पुस्तक 1] शीट 1! ए 3: ए 9")

सूची तैयार है। किसी अन्य फ़ाइल से डेटा का उपयोग करने के लिए, यह भी उस समय खुला होना चाहिए।

एक्सेल में टेबल से ड्रॉपडाउन लिस्ट कैसे बनाये

अगली विधि थोड़ी अधिक जटिल है, लेकिन अधिक बहुमुखी और सही है। यह तथाकथित स्मार्ट तालिकाओं पर आधारित है, वे गतिशील हैं। इसका अर्थ है कि कोई भी परिवर्तन, चाहे वह नए आइटम जोड़ना हो या उन्हें हटाना हो, तुरंत ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाई देगा।

सूची आइटम और उनकी श्रेणी के साथ श्रेणी का चयन करें, और फिर होम टैब पर, तालिका के रूप में स्वरूपित करें पर क्लिक करें।

किसी भी डिज़ाइन विकल्प का चयन करें, खुली हुई विंडो में "टेबल विथ हेडर्स" विकल्प को चेक करें और ओके पर क्लिक करें।

तालिका के कक्षों में से एक में कर्सर रखें और दिखाई देने वाले टैब "टेबल डिज़ाइनर" पर, सूची का नाम दर्ज करें, एंटर दबाकर इसकी पुष्टि करें।

उस सेल पर क्लिक करें जहां आप चाहते हैं कि सूची हो और डेटा टैब पर डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।

डेटा प्रकार के रूप में "सूची" निर्दिष्ट करें, और स्रोत के लिए, निम्न सूत्र दर्ज करें: = अप्रत्यक्ष ("टेबल_नाम") हमारे उदाहरण में यह इस प्रकार होगा: = अप्रत्यक्ष ("दरवाजे")

सूची तुरंत काम करना शुरू कर देगी और जैसे ही आप आइटम हटाएंगे और जोड़ेंगे, यह अपडेट हो जाएगी।

एक्सेल में सर्च के साथ ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं

यदि सूची काफी बड़ी है, तो आप संकेतों के साथ मान दर्ज करना आसान बना सकते हैं जो वांछित तत्वों की खोज को गति देगा। आप इसे ActiveX डेवलपर टूल के माध्यम से कर सकते हैं।

यदि आपको डेवलपर टैब दिखाई नहीं देता है, तो आपको पहले इसे सक्षम करना होगा। ऐसा करने के लिए, मेनू खोलें और "अधिक आदेश ..." चुनें।

कस्टमाइज़ रिबन पर क्लिक करें, फिर डेवलपर को सक्षम करें और ओके पर क्लिक करें।

डेवलपर टैब पर, सम्मिलित करें पर क्लिक करें और ActiveX नियंत्रणों से कॉम्बो बॉक्स चुनें।

कर्सर के साथ एक सूची सेल "ड्रा" करें, फिर उस पर राइट-क्लिक करें और "गुण" चुनें।

लाइन ListFillRange का पता लगाएं, इसमें सूची के लिए मानों की श्रेणी दर्ज करें और एंटर दबाएं। हमारे उदाहरण में, यह B6:B9 है।

उसी नाम के बटन पर क्लिक करके डिज़ाइन मोड को अक्षम करें। अब सूची काम करती है, और आपके टाइप करते ही मेल खाने वाले आइटम हाइलाइट हो जाएंगे।

एक्सेल में लिंक्ड ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाये

एक बहुत ही उपयोगी प्रकार की सूची जो अक्सर सामने आती है। एक सूची में एक पंक्ति का चयन करने के बाद, मूल्यों के विभिन्न सेट पिछले एक के आधार पर दूसरे में उपलब्ध होंगे। उदाहरण के लिए, पहले उत्पाद श्रेणी निर्दिष्ट करते समय सूची दूसरे में, मॉडल बदलते हैं। आइए ऐसी तालिका-आधारित सूची के कार्यान्वयन पर विचार करें ताकि आइटम जोड़े या हटाए जाने पर डेटा स्वचालित रूप से अपडेट हो जाए।

डेटा के साथ कॉलम तैयार करें: हेडर में पहली, मूल सूची के आइटम हैं, और उनके नीचे इससे जुड़े दूसरे के आइटम हैं। हेडर के साथ पहला कॉलम चुनें और "होम" टैब पर, "टेबल के रूप में फॉर्मेट करें" पर क्लिक करें।

किसी भी शैली का चयन करें, और फिर दिखाई देने वाली विंडो में, "शीर्षक वाली तालिका" विकल्प को सक्षम करें और ठीक क्लिक करें।

किसी भी तालिका कक्ष पर क्लिक करें, और फिर इसे "तालिका नाम" फ़ील्ड में टाइप करके और एंटर दबाकर एक नाम दें। यह पहली सूची का आइटम होगा, हमारे उदाहरण में - "कंप्यूटर"। इसी तरह से बाकी कॉलम के लिए टेबल बनाएं और उनका नाम बदलें।

कर्सर को सेल में रखें जहां पहली ड्रॉप-डाउन सूची होगी, और "डेटा" टैब पर, "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें।

प्रकार के रूप में "सूची" निर्दिष्ट करें, और स्रोत के रूप में श्रेणियों के साथ स्तंभ शीर्षकों का चयन करें, जो मूल सूची के आइटम बन जाएंगे।

अगला, कर्सर को उस सेल में रखें जिसमें दूसरी सूची होगी, "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें, "सूची" विकल्प चुनें, और "स्रोत" फ़ील्ड में दर्ज करें = अप्रत्यक्ष और कोष्ठक में मूल सूची सेल का पता। वह है = अप्रत्यक्ष (H3) हमारे उदाहरण के लिए।

अब, जब आप मूल सूची में किसी आइटम का चयन करते हैं, तो संबंधित सूची में केवल संबंधित विकल्प प्रदर्शित होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप "लैपटॉप" लाइन पर क्लिक करते हैं, तो एक्सेल केवल लैपटॉप मॉडल दिखाएगा।

और यदि आप "हेडफ़ोन" निर्दिष्ट करते हैं, तो उसी नाम के कॉलम से सहायक उपकरण के संबंधित नाम प्रदर्शित किए जाएंगे।