किसी दूरस्थ टीम को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के तरीके पर 6 युक्तियाँ

हमारी स्टार्टअप टीम दूर से काम करती है, और कर्मचारी दुनिया भर में फैले हुए हैं - वियतनाम से तुर्की तक। हर किसी को व्यवस्थित करना असंभव लगता है: आप यह नहीं देख सकते कि हर कोई क्या कर रहा है और उनका मूड क्या है। लेकिन हमने यह किया.

अपने अनुभव के आधार पर, मैंने दूर से ही सब कुछ कैसे सुलझाया जाए, व्यवस्थित किया जाए और कर्मचारियों को कैसे प्रेरित किया जाए, इस पर एक मार्गदर्शिका लिखी। मैं इसे आपके साथ साझा कर रहा हूं.

1. समझौतों पर बातचीत करें और उन्हें सुरक्षित करें

"किनारे पर", प्रत्येक कर्मचारी के साथ नियमों पर चर्चा करें:

• आप किस समय से कितने बजे तक काम करते हैं?
• जब आपको संपर्क में रहने की आवश्यकता हो.
• क्या गैर-कार्य घंटों के दौरान कार्य संबंधी समस्याओं का समाधान संभव है?

प्रक्रिया के दौरान, विवादास्पद मुद्दों पर चर्चा करें और ज्ञान आधार में समझौतों को रिकॉर्ड करें। अन्यथा, यदि आप समस्याओं को दबाते हैं, तो कर्मचारी जलने लगेगा.

अभ्यास से: हमारे लिए यह महत्वपूर्ण है कि लोग लगातार सीखें और विकास करें। और हमने टीम को इस बारे में बार-बार याद दिलाया, लेकिन प्रतिरोध का सामना करना पड़ा।

यह पता चला कि लोगों को यह नहीं पता था कि वे काम के घंटों के दौरान ऐसा कर सकते हैं और हम प्रशिक्षण के लिए भुगतान करते हैं। अब हर कोई सीख रहा है: वे डिज़ाइन और यहां तक ​​कि लेखन में भी पाठ्यक्रम ले रहे हैं।

2. योजना

अपने कर्मचारियों के साथ मिलकर निकट भविष्य के लिए लक्ष्य और भविष्य के लिए दिशानिर्देश निर्धारित करें। ऐसा करने के लिए, कार्यान्वित करें बुद्धिशीलता और प्राथमिकता वाले विचार चुनें.

उदाहरण के लिए, प्रत्येक महीने की शुरुआत में हम संपादक को बुलाते हैं और साथ मिलकर अगले महीने के लिए एक सामग्री योजना तैयार करते हैं। कर्मचारी सामग्री के लिए विषयों की एक सूची प्रदान करता है, और मैं, एक प्रबंधक के रूप में, सलाह देता हूं कि क्या ध्यान में रखना उचित है और किस पर विस्तार करना बेहतर है।

गुणवत्तापूर्ण नियोजन के लिए यह महत्वपूर्ण है कि व्यक्ति कार्यों के दायरे और अपने संसाधनों को समझे। यदि ऐसी कोई समझ नहीं है तो उसे अपनी उत्पादकता पर नजर रखनी चाहिए। एक संकेत मदद करेगा: कार्य एक कॉलम में लिखा गया है, और इसे हल करने में लगने वाला अनुमानित समय दूसरे में लिखा गया है। इस तरह, कर्मचारी योजना बनाते समय अपने अनुभव का उल्लेख करने और यथार्थवादी अपेक्षाएँ निर्धारित करने में सक्षम होगा। समय सीमा.

यह महत्वपूर्ण है कि कार्यों के अर्थ और लक्ष्य हों - आप क्या कर रहे हैं और क्यों। केवल इस मामले में कर्मचारियों को अपने काम की स्पष्ट समझ होगी, और परियोजना में विकास का एक वेक्टर होगा।

3. अपने कार्यों को व्यवस्थित करें

अक्सर स्टार्टअप केवल मैसेंजर के भीतर ही काम करते हैं। हमने भी इस तरह से शुरुआत की, लेकिन जल्द ही एहसास हुआ कि टेलीग्राम पर्याप्त नहीं है और इस तरह के संचार से अराजकता और गलतफहमी पैदा होती है कि किसने क्या किया।

इसलिए, कार्य ट्रैकर का उपयोग करना और कार्यों की कल्पना करना बेहतर है कानबन बोर्ड. इसे करने का तरीका यहां बताया गया है:

• वर्चुअल बोर्ड में कार्य जोड़ें.
• उन्हें कई कॉलमों में विभाजित करें, उदाहरण के लिए "किया जाना है", "प्रगति पर", "समीक्षा अधीन", "सहमत"।
• प्रत्येक कार्य के लिए एक व्यक्ति को जिम्मेदार नियुक्त करें और एक समय सीमा निर्धारित करें।
• जैसे ही आप कार्डों को पूरा कर लें, उन्हें कॉलमों में घुमाएँ।

कार्यों को विस्तार से और स्पष्ट भाषा में लिखना महत्वपूर्ण है - ताकि जब आप उस पर वापस लौटें तो आपका सहकर्मी और आप स्वयं समझ सकें।

कानबन बोर्ड को व्यवस्थित करने के लिए आप किसी भी सुविधाजनक सेवा का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हम काम करते हैं धारणा. यह सेवा रूस में उपलब्ध है, छोटी टीम (10 कर्मचारियों तक) के लिए निःशुल्क और उपयोग में आसान है।

सेवा में, हमने एक फ़िल्टर सिस्टम स्थापित किया है ताकि आप आसानी से कर्मचारियों के बीच स्विच कर सकें और देख सकें कि कौन से कार्य प्रगति पर हैं, कौन से तैयार हैं, और कौन से रुके हुए हैं।

पूरी टीम को बोर्ड का रखरखाव करना होगा। हर कोई अपने कार्यों के प्रति जिम्मेदार है और उन्हें लगातार अपडेट करता रहता है। हां, इसमें काम करने में समय लगता है, लेकिन सब कुछ नियंत्रण में है। सबसे पहले, कर्मचारी उपकरण के उपयोग से अपरिचित हो सकते हैं। उन्हें याद दिलाते रहें कि यह तब तक महत्वपूर्ण है जब तक टीम अनुकूलन नहीं कर लेती।

4. चैट को डंप में न बदलें

साथ संपर्क में रखने के लिए छोटी टीम, एक नियमित संदेशवाहक ही काफी है। उदाहरण के लिए, हमने टेलीग्राम में सभी कार्य चैट को एक फ़ोल्डर में एकत्र किया है।

एक बड़ी कंपनी के लिए संचार व्यवस्थित करना अधिक कठिन है: चैट की संख्या बढ़ेगी, उन्हें अधिक सूक्ष्मता से समूहीकृत करने की आवश्यकता होगी। और यहीं पर हैंगआउट्स, पचकी, वीके टीम्स या मायटीम जैसे कॉर्पोरेट समाधान काम आते हैं।

सुनिश्चित करें कि संचार केवल व्यवसाय के बारे में हो। और योजनाओं पर चर्चा की शुक्रवार या बिल्लियों की तस्वीरें, आप एक अलग चैट बना सकते हैं - ऐसी बाढ़ टीम निर्माण के लिए अच्छी है।

5. भ्रम दूर करें

ऑफिस में जब सभी लोग काम कर रहे होते हैं तो टीम का मूड साफ नजर आता है. लेकिन ये एक भ्रम है. इससे भी अधिक भ्रम दूर से पैदा होते हैं, क्योंकि इस प्रारूप में कुछ व्यक्तिगत संपर्क होते हैं। हम नहीं जानते कि किसी कर्मचारी का दिन कैसा बीतता है, उसे क्या कठिनाइयाँ आती हैं, या इस या उस कार्य में कितना समय लगता है।

इसलिए, नेता का कार्य केवल किए गए कार्यों पर रिपोर्ट का अनुरोध करना नहीं है, बल्कि टीम के साथ मिलकर प्रतिबिंबित करना, अंधे धब्बों को दूर करना और व्यवसाय के लिए विकास बिंदुओं की तलाश करना है।

ऐसा करने के लिए, हम नियमित रूप से आचरण करते हैं:

• सप्ताह के अंत में टीम मीटिंग. हम चर्चा करते हैं कि किसने क्या किया, क्या हुआ और क्या समस्याएं हैं।
• महीने के अंत में टीम के एक हिस्से के साथ पूर्वव्यापी विश्लेषण। हम परिणामों को देखते हैं और चर्चा करते हैं कि हम क्या सुधार कर सकते हैं। यदि आपके पास मासिक आँकड़े हैं, तो इससे मदद मिलेगी।
• अनुरोध पर बैठकें 1+1. लोग किसी भी दिन अपने प्रबंधकों को कॉल कर सकते हैं और सलाह मांग सकते हैं। हमारा मानना ​​है कि जिस चीज़ में आपके पास पर्याप्त अनुभव नहीं है उसे हल करने का प्रयास करने के बजाय, किसी सहकर्मी से परामर्श करना हमेशा बेहतर होता है। अपने कर्मचारियों को उनके हाल पर न छोड़ें—संपर्क में रहें और उनका समर्थन करें।

कॉल की आदर्श अवधि है: एक घंटे तक. इस दौरान टीम के पास थकने का समय नहीं होगा और शांति से काम करती रहेगी.

6. ज्ञान का आधार बनाए रखें

सारी जानकारी अपने दिमाग में न रखें: यह आपकी ताकत छीन लेती है और आपको बुरे अर्थों में अपरिहार्य बना देती है। जब तक आप नहीं जानते कि कोई चीज़ कैसे काम करती है, आप नहीं कर सकते कार्य स्थानांतरित करें और छुट्टी पर चले जाओ.

टेम्प्लेट, निर्देश, चेकलिस्ट लिखें, उपयोगी संपर्क और अनुभवजन्य अनुभव रिकॉर्ड करें। सब कुछ एक ही स्थान पर रखें ताकि डेटा ढूंढना आसान हो।

यह संचार को सरल बनाता है, काम को गति देता है और आपको गलतियों को दोहराने से बचने की अनुमति देता है। कर्मचारियों को लगातार एक-दूसरे को खींचने की ज़रूरत नहीं होगी क्योंकि सब कुछ पहले से ही फ़ोल्डरों में व्यवस्थित है, उदाहरण के लिए नोशन में।