कैसे प्रभावी ढंग से GTD प्रणाली जीवन का उपयोग करने के
उत्पादकता / / December 23, 2019
अलेक्जेंडर Tsyglin
परियोजना "के लेखकउत्पादकता मास्टर».
इस सामग्री - लेख "के एक निरंतरताकैसे मामलों और रखें गति के लिए सब कुछ साफ करने के लिए: पूर्ण गाइड GTD प्रणाली». सबसे पहले, यह है, यह के साथ परिचित हो के रूप में यह प्रयोग किया जाता है कई अवधारणाएँ विस्तार से समझाया गया लायक है।
यह लेख - कैसे जीवन में लागू करने के लिए GTD पर कदम गाइड द्वारा एक कदम है। जब लेखन, मैं निम्नलिखित दिशा-निर्देशों का उपयोग करें:
- बहुमुखी प्रतिभा। यहाँ वर्णित सार्वभौमिक विचार कर रहे हैं, और उन्हें इस्तेमाल खुद के लिए GTD प्रणाली है, जो वास्तव में उन सेवाओं जो करने के लिए वह आदी था के साथ काम करेंगे एक बनाने के लिए।
- सादगी। प्रणाली का उपयोग करने intuitively आसान होना चाहिए। प्रवेश और सूचना के प्रसंस्करण पर निम्न क्रियाओं की योजना बना रहा है और साथ ही, समय और ऊर्जा की एक न्यूनतम खर्च करना होगा। उसके बाद ही प्रणाली लंबे विराम के बाद भी लंबे समय में काम करेंगे, उदाहरण के लिए, अगर आप एक महीने के लिए छुट्टी पर चले जाओ, तो, तुम वापस कब, आप प्रबंधन के प्रति अपनी सोच को बहाल करने में सक्षम हो जाएगा मामलों।
- विश्वसनीयता। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है - यह अपनी प्रणाली में विश्वास होना करने के लिए, अर्थात् कि कुछ भी नहीं की योजना बनाई भूल जाते हैं, तो आप सही समय पर रिमाइंडर दिखाई है।
- एक महत्वपूर्ण एकाग्रता पर। प्रणाली आप कैसे आप इस समय कर रहे हैं पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलनी चाहिए, और उन मामलों, जो लंबे समय में महत्वपूर्ण हैं में।
- खुशी। मामले प्रबंधन प्रणाली और उद्देश्यों को आप खुशी लाना चाहिए। उदाहरण के लिए, जब हाथ में फोन, पूर्ण हो चुके कार्यों की सूची से मिटा के साथ एक मुश्किल दिन के काम के बाद सोफे पर झूठ बोल रही है, और एक असली आनंद से मिलता है। खास तौर पर जब वह अपने निर्धारित समय से अधिक वृद्धि उत्पादकता प्रदान की गई है।
5 मुख्य चरण GTD प्रणाली
चरण 1। सभा जानकारी
बिल्कुल सब बातों, यहां तक कि छोटी से छोटी है, तो हमारे मन स्पष्ट हो जाएगा और हम यथासंभव उत्पादकता में कार्य करेगा एकत्र करने के लिए।
इसलिए यह मानक काम नहीं है सूचियोंक्योंकि अधिकांश लोगों को अक्सर केवल सबसे महत्वपूर्ण चीजें हैं, और समस्याओं के सैकड़ों है कि इतनी महत्वपूर्ण नहीं हैं पर कब्जा, को ध्यान में रखना नहीं है। लेकिन यह इस तरह के एक छोटी सी समस्या, नियमित रूप से अपने आप को याद दिलाने के लिए है, मस्तिष्क संसाधनों का एक महत्वपूर्ण भाग का उपयोग करें और अतिरिक्त अनुभव बनाने कि थकान व तनाव को ले जाते हैं।
GTD प्रणाली के महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से एक - यह पूरी तरह से सभी कार्य के सिर से उतार और उन्हें एक विश्वसनीय प्रणाली सही समय महत्वपूर्ण मामलों के बारे में सोचना में मदद मिलेगी में डाल दिया है।
फिर भी ध्यान में रखना है कि टोकरी न्यूनतम राशि होना चाहिए आने वाले डेटा इकट्ठा करने के लिए की जरूरत है। एक आदर्श में - एक। तो फिर यह संभाल करने के लिए आसान हो जाएगा।
चरण 2। सूचना संसाधन
इस स्तर पर, हम जानकारी हमारे "इनबॉक्स" टोकरी में है कि कार्रवाई कर रहे हैं।
वहाँ कैसे इस स्थिति में हम क्या कर सकते हैं के लिए तीन विकल्प हैं:
- के रूप में "कार्रवाई" एक कार्य को चिह्नित, इसके कार्यान्वयन और समय सीमा के अगले चरण की ओर इशारा करते। आप निर्दिष्ट नहीं कर सकते समय सीमाअगर वहाँ जब कार्य को करने का कोई सटीक समझ है।
- "निर्देशिका" अगर यह कुछ नहीं चाहिए में जानकारी ले जाएँ, लेकिन यह भविष्य में उपयोगी हो सकता है।
- जानकारी हटाना, का निर्धारण करने कि यह "कचरा" है: के साथ यह कुछ भी जरूरत नहीं है और वह काम में भविष्य में नहीं आया था क्या करना है।
चरण 3। कार्रवाई संगठन
सभी कार्यों निम्नलिखित कीप के माध्यम से जगह ले लो।
फ़िल्टर 1 - "कतरन"
अपने आप से पूछें, मैं वास्तव में यह कार्रवाई करने की क्या ज़रूरत है? संदेह होने पर, हटाएँ।
फ़िल्टर 2 - "डेलिगेशन"
खुद से पूछें कि आप क्या करने की जरूरत है, तो यह वास्तव में व्यक्ति में प्रदर्शन करने के लिए मैं कर रहा हूँ है? यदि नहीं, तो प्रतिनिधि जिम्मेदारी और बिंदु अंतिम परिणाम, नियंत्रण के मध्यवर्ती चरणों (मुख्य बिंदुओं) और समय सीमा।
तो कार्रवाई यह प्रदर्शन करना चाहिए आप अगले फिल्टर करने के लिए चलते हैं।
फ़िल्टर 3 - "कार्रवाई"
अपने आप से पूछना, इस कार्रवाई अधिक 2-5 मिनट का समय लगेगा? यदि नहीं, तो अब क्या और सिर को छोड़ दें। यदि हां, तो ड्रॉप-में।
प्रणाली में कार्रवाई पर निम्नलिखित प्रकार के हो सकते हैं।
"अगले चरण" - सरल कार्य है, जो केवल एक कार्रवाई से मिलकर बनता है (कॉल, लिखने, जाने, और इतने पर)। उदाहरण के लिए, कार्रवाई "परिवर्तन पहियों सर्दियों टायर पर" निम्नलिखित सरल कदम शामिल होंगे: फोन और सही समय पर ड्राइव करने के लिए अपने कैलेंडर में एक कार्यशाला, अनुसूची समय वाहन की मरम्मत।
इस तरह के कार्यों जगह और परिस्थिति (संदर्भ सूचियों) की सूची एकत्र करने के लिए सुविधाजनक हैं। यह है जहाँ आप सभी कि आप की आवश्यकता एक दुकान में जब आप कर रहे हैं खरीदने के लिए प्रवेश कर रहे हैं की "दुकान," एक सूची, या की एक सूची हो सकता है "कुर्सी" जिसमें आप नियुक्तियों और कार्यों कि उनकी पसंदीदा में काम करने के बाद शाम में किया जा सकता जोड़ने कुर्सी। या "महाराज-सवाल" जहाँ आप सभी सवालों कि आप करने के लिए कर रहे हैं लिख की एक सूची प्रमुखफिर उन्हें एक बार में सभी को हल करने के।
इन सभी कार्यों, मैं आमतौर पर ठीक या "गूगल कैलेंडर"(बैठकों और घटनाओं) या कार्य करने की सूची - क्लाउड सेवा है, जहां यह कार्य व्यवस्थित करने के लिए सुविधाजनक है।
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"परियोजनाओं" - कार्य की तुलना में अधिक एक कदम की आवश्यकता होती है करने के लिए। परियोजना मृत बिंदु से ले जाया करने के लिए, यह इसे लागू करने और एक विश्वसनीय प्रणाली में इसके बारे में एक चेतावनी के छोड़ने के लिए पहला कदम का वर्णन करने के लिए आवश्यक है। नतीजतन, सरल कदम की एक श्रृंखला में परियोजना बदल जाता है, जिनमें से प्रत्येक के लिए अगले पांच मिनट में किया जा सकता है और एक परिणाम मिलता है।
कार्ड पर परियोजनाओं मैं जगह Trello. कार्ड परियोजनाओं, जहां जगह कर सकते हैं के लिए एक आदर्श कंटेनर है:
- विवरण और परियोजना के उद्देश्य;
- परियोजना पर अन्य दस्तावेजों के लिए लिंक;
- जिम्मेदार लोगों के नाम;
- समय सीमा;
- निम्न चरणों के साथ सूचियों की जांच;
- मसौदा पर टिप्पणी;
- आवश्यक फ़ाइलें, और पर इतना।
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"स्थगित कार्रवाई". हम (उदाहरण के लिए आगे घटनाओं या जानकारी के बिना अगले चरणों के योजना नहीं बना सकते हैं, तो फोन तक इंतजार एक परिचित सेवा केन्द्रों भेज देंगे, तुम कहाँ कर सकते हैं सफलता से टायर की जगह), ऐसी कार्रवाई हम "आस्थगित" की सूची में दर्ज किया जाएगा। वैकल्पिक रूप से, आप देखेंगे कि आप नियंत्रण के लिए कुछ की जरूरत है एक चेतावनी डाल सकते हैं।
मामलों की ऐसी सूची एक सूची संदर्भ में संरचित किया जा सकता। उदाहरण के लिए, कार्यों कि उनके सहायक को सौंपा की एक सूची बनाते हैं।
सूची "किसी दिन" यह काम करता है कि सक्रिय चरणों अब आवश्यकता नहीं है शामिल है, लेकिन हम भविष्य में प्रदर्शन करने के लिए करना चाहते हैं।
यह हो सकता है:
- किताबें, और वीडियो प्रशिक्षण पाठ्यक्रम कि खरीदना चाहते हैं;
- जो सीखना चाहता है उपयोगी कौशल;
- स्थानों मैं यात्रा करना चाहते हैं;
- चीजें हैं जो मैं खरीदना चाहता हूँ।
आप समय-समय इस सूची को देखो, रिकॉर्ड लेने और प्राप्त करने के लिए जो आप काम करेंगे लक्ष्यों में उन्हें कर देना चाहिए।
चरण 4। नियमित समीक्षा
काम करने के लिए प्रणाली के लिए, आप नियमित रूप से उन है कि अब प्रासंगिक नहीं हैं, और प्राथमिकता के आधार पर नई तरह और काम करने के लिए भेजा दूर करने के लिए मुख्य कार्यों और परियोजनाओं की समीक्षा करनी चाहिए।
करने के लिए इस तरह के एक समीक्षा एक नियमित आधार पर किया गया था, इन सुझावों का पालन करें:
- समीक्षा (सप्ताह में एक बार शुरू में पर्याप्त होगा) के लिए समय सारिणी में 30-60 मिनट के लिए छोड़ दें।
- एक चेकलिस्ट बनाने या इस तरह के एक समीक्षा है, जो बाहर अनुक्रम वर्तनी, क्या चला जाता है के पीछे है कि योजना है। इस योजना के लिए भी मुश्किल नहीं होना चाहिए, और समीक्षा आप बहुत लंबा नहीं लेना चाहिए, नहीं तो आप बस इसे नियमित रूप से काम नहीं चलेगा।
नीचे - साप्ताहिक सिंहावलोकन के साथ मेरी चेकलिस्ट का एक उदाहरण। मैं कार्रवाई अनुक्रम के साथ एक प्रारूप सर्किट-पालना है, जो शो सेवाएं / दस्तावेज है, जो मैं देखने में ऐसा किया। आप सामान्य सूची में रख सकते हैं या खींचना एक सर्किट जो आप सहज महसूस करते हैं के हाथ से।
एक महीने के लिए बाहर प्रिंट चार ऐसे चेक-सूची। अपनी बाहों में उनमें से एक ले की साप्ताहिक समीक्षा के दौरान और सूची से मिटा दिया जाता है। यह सरल व्यायाम इस तरह की समीक्षा का संचालन करने के जारी रखने के लिए आप प्रेरित करेगा।
चरण 5। कार्रवाई
जब एक योजना एक सप्ताह के लिए तैयार की गई है, और अधिक अवशेष कार्य करने के लिए। GTD प्रणाली पर काम करने के लिए मुख्य गलतियों शुरुआती से एक करते हैं, जब बहुत अधिक समय वास्तविक क्रियान्वयन के बजाय कार्यों के संगठन पर खर्च किया जाता है है।
यहाँ कार्रवाई और अधिक प्रभावी बनाने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।
- सप्ताह के लिए योजना के आधार पर एक दिन के लिए योजनाएं। ब्लॉक में दिन विभाजित, महत्वपूर्ण बातें और अन्य कार्यों के लिए आवंटित ब्लॉकों की एक जोड़ी के प्रदर्शन के लिए 2-3 इकाई का चयन। अवधि इकाइयों - औसत 60-120 मिनट पर। ब्लॉक आपातकालीन मामलों के लिए खाली समय के बीच डाला जाता है।
- सिस्टम पर काम पोमोडोरोइसके लिए आपको टाइमर सेट कर सकते हैं। इसका सार सरल है: आपरेशन के हर 25-30 मिनट, पांच मिनट के लिए एक ब्रेक लेने, और तीसरा व्यापार इकाई के बाद - एक लंबे ब्रेक (15-30 मिनट)। कुल वहाँ पाँच मिनट के ब्रेक के साथ 30 मिनट के तीन ब्लॉक, 15-30 मिनट के लिए एक लंबे ब्रेक के बाद कर रहे हैं। दिन के दौरान आप 2-4 ऐसे चक्र खर्च कर सकते हैं, कितनी बार ध्यान भंग कर रहे हैं पर निर्भर करता है।
- महत्वपूर्ण मामलों इकाइयों अन्य लोगों को और अन्य ध्वनियों से विचलित किया जा रहा से बचने की कोशिश के दौरान (आप एक विशेष हेडफोन शामिल कर सकते हैं एकाग्रता के लिए संगीत).
- निर्धारित जब अपनी ऊर्जा के स्तर को अधिकतम (उदाहरण के लिए, 7 से 9 बजे तक), और इस समय आप व्यक्तिगत लक्ष्यों के करीब लाने कि सबसे महत्वपूर्ण बातें करने के लिए।
- भी कई महत्वपूर्ण बातों दिन के लिए क्या करने की योजना नहीं है: यह है पर्याप्त 1-3। यह महत्वपूर्ण है कि दिन के अंत में, अपनी योजना में बाहर पार बातों को देखते हुए, आप खुश हैं और कल के लिए एक यथार्थवादी योजना बना दिया है।
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