लिंक्डइन सिर से 7 टिप्स: कैसे नहीं ई-मेल करने के लिए एक गुलाम बनना
काम और अध्ययन उत्पादकता / / December 23, 2019
हर दिन लोगों की एक बड़ी संख्या में एक ही समस्या के साथ सामना कर रहे हैं: ई-मेल, संगठन और कार्य प्रक्रियाओं का अनुकूलन करने के लिए डिज़ाइन किया गया और संचार प्रक्रियाओं, अक्सर एक बुराई वार्डन में बदल जाता है, तो आप आशय से सदस्यों का पालन करें, यदि आप एक कन्वेयर पर काम कर रहे हैं बनाता है टेप। लागत आप थोड़ा के रूप में लगातार विचलित होकर जानकारी जल्दी से एक साफ कर देते हैं और स्वच्छ मेलबॉक्स डंप रेक जो और अधिक कठिन अब आप के लिए वापस जाना नहीं है मेल।
आज हम आपको जेफ वेनर, मुख्य कार्यकारी अधिकारी से ई-मेल के साथ बातचीत की प्रक्रिया का प्रबंधन करने के लिए कुछ सरल सुझाव प्रदान करते हैं लिंक्डइन। ड्यूटी पर इस व्यक्ति को हर दिन सैकड़ों लोगों के साथ संपर्क में रखने के लिए है, और वह कुछ चाल है कि उसे इस हिमस्खलन में डूबने के लिए नहीं की अनुमति मिलती है जानकारी।
मेरे मेल बॉक्स अनिवार्य रूप से मेरे कार्यप्रवाह में एक केंद्रीय नोड बन गया है - मेल के माध्यम से, मैं नियमित रूप से और अधिक से अधिक 4300 कर्मचारियों दुनिया भर में 26 शहरों में काम कर के साथ संवाद। मैं नहीं कह सकता कि मैं हमेशा ई-मेल के एक प्रशंसक किया गया है, या कि मैं एक स्थिति है जहाँ मेल के साथ अपने काम एक Sisyphean कार्य की तरह देखा नहीं था।
वैसे भी, पिछले कुछ वर्षों में मैं कुछ व्यावहारिक सिफारिशों है कि मुझे के "मेल नियंत्रण मुझे," की अवधारणा अवधारणा से ले जाने की अनुमति का विकास किया है "मैं मेल नियंत्रित करते हैं।"
1. कम ईमेल भेजने के लिए - आप कम मेल प्राप्त करना चाहते हैं
इस तरह की सलाह हास्यास्पद सरल लगता है, विशेष रूप से इस तरह के एक आम समस्या के संदर्भ में है, लेकिन खुद के लिए, मुझे लगता है कि यह सफल ईमेल प्रबंधन के लिए सुनहरा नियम है।
यह निष्कर्ष है, जबकि पिछले एक कंपनी है, जहां सबसे निकट मेरे साथ सहयोगी दो कर्मचारियों, कंपनी छोड़ में काम कर रहे मेरे पास आए। वे लोगों को, बहुत काम के साथ संवाद स्थापित करने में बहुत प्रभावी रहे हैं और, के रूप में यह पता चला, मेल का एक बहुत भेजें। लंबे समय के रूप के रूप में वे कंपनी में काम किया है, मेल की मात्रा है कि ई-मेल के माध्यम से आता है, लग रहा था पूरी तरह से सामान्य है, लेकिन उसके बाद वे छोड़ दिया, मैंने पाया अपने मेल यातायात में के बारे में की कमी हुई है कि 20-30%.
पोस्ट में सभी इस गतिविधि न केवल अपने पत्र था: वहाँ उन्हें अपने जवाब थे, और अभी तक वहाँ पत्र और सभी प्राप्तकर्ताओं से उत्तर पत्राचार से जुड़ा हुआ है थे। अक्सर इन संदेशों चर्चा में मेरी अनिवार्य भागीदारी की मांग नहीं कर रहे हैं।
क्षण से मैं अपने आप को स्पष्ट शर्त सेट - कोई स्पष्ट की जरूरत नहीं लिखते। परिणाम: कम ईमेल और दराज में अधिक आदेश काम गतिविधि के लिए प्रतिकूल प्रभाव डाले बिना। तब से, मैं इस नियम से विचलित करने के लिए नहीं की कोशिश करो।
2. लंबित अपठित ईमेल के रूप में मार्क
अपठित पत्र के रूप में चिह्नित मौलिक तरह से मैं मेल के साथ काम बदल दिया है। मैं काफी तेजी से आने वाली मेल के लिए चलते हैं, तुरंत, सबसे जरुरी का जवाब दें और अनावश्यक हटा दें। उन पत्रों, जो करने के लिए मैं बाद में वापस आने के लिए अगर वहाँ समय है की जरूरत है, मैं अपठित के रूप में चिह्नित करें। इस को हटा देता है डर है कि एक महत्वपूर्ण पत्र पढ़ा है, और अनुत्तरित छोड़ दिया, भुला दिया जाएगा और मेलबॉक्स की आंत में दफन कर दिया जाएगा। यह दृष्टिकोण टूडू-सूची का एक प्रकार है, जो करने के लिए मैं बाद में लौटा देगा के लिए अनुमति देता है।
हर बार जब मैं लंबित संदेश की न्यूनतम संख्या के साथ समाप्त करने के लिए प्रयास करें, और आदर्श रूप में वे बिल्कुल भी नहीं होना चाहिए। मैं उन्हें वापस जाने के लिए समय नहीं है इस दिन है, तो वे निम्नलिखित काम कर सुबह के साथ शुरू होगा।
3. मेल के साथ एक स्पष्ट समयसारणी
पिछले कुछ वर्षों में, मेरे जीवन कार्य दिवसों सुंदर chotkomu अनुसूची के अनुसार चला जाता है। 00-5:: 5 में वृद्धि 30 बजे, ईमेल पर एक घंटे, पढ़ने समाचार, नाश्ता, बच्चों, प्रशिक्षण, कार्यालय के साथ खेलने, आओ घर, पुट बिस्तर पर बच्चों, अपनी पत्नी के साथ रात का खाना, आराम (आमतौर पर टीवी विज्ञापनों और उबाऊ के दौरान एक गुजर सफाई इनबॉक्स देख क्षणों)।
यह पाया गया कि इस अनुसूची के लिए चिपके हुए, मैं आसानी से मेल प्रबंधन, तथापि, यह आपके मेलबॉक्स में अराजकता शुरू होता है के रूप में कम से कम एक छोटे से परिवर्तन आदेश के लायक है।
इस मामले में, आप जानते हुए भी कि अपने बॉक्स अचानक ध्यान के बिना नहीं छोड़ा जा सकता के बढ़ते दबाव महसूस नहीं होगी। निर्धारित समय से अनुपालन नियंत्रण में सब कुछ रखने में मदद मिलेगी। यह बेंजामिन फ्रेंकलिन की मदद की है, और आप में मदद मिलेगी।
4. खुद समझ में आ
टूट टेलीफोन के खेल याद रखें? तो फिर यह बहुत अजीब था, लेकिन अब सब कुछ काम करते हैं और व्यापार की अवधारणा में माना जाता है, और यह खेल अप नहीं है।
शब्द बहुत महत्वपूर्ण हैं, और से बचने के अस्पष्टता और उनकी जरूरत के अशुद्ध अर्थ के लिए बहुत सावधानी से चयन किया जाना। और अधिक सरल और स्पष्ट अपने पाठ, कम अनुरोध पहले की व्याख्या करने के साथ एक दूसरे पत्र की संभावना को समझने के लिए।
5. प्राप्तकर्ताओं के बारे में सोचो
अक्सर ऐसा लगता है कि क्षेत्र "के लिए" और "प्रतिलिपि" एक और एक ही रूप में कई द्वारा माना जाता। वास्तव में, वे विशिष्ट यह प्राप्तकर्ताओं आप एक जवाब की उम्मीद में से किसी से स्पष्ट बनाने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है, और जो पाश में यह रखने के उद्देश्य के लिए पत्र की एक प्रति भेज दिया।
वास्तव में, प्राप्तकर्ताओं, जो जवाब देने के लिए आवश्यक हैं का चयन नहीं करते हैं - यह एक आतंक और बातचीत में भ्रम की स्थिति बनाने के लिए सबसे तेज़ तरीका है। 6 के बजाय प्राप्तकर्ताओं 1 और प्राप्तकर्ता के 5 प्रतियां - इस अतिरिक्त 5 संभव जवाब, जिनमें से प्रत्येक एक पूरी अलग बातचीत में विकसित हो सकता।
6. रसीद को स्वीकार करता है
आप प्राप्तकर्ता के रूप में निर्दिष्ट किया है, और पत्र वास्तव में आप को संबोधित किया जाता है, आलसी इस है कि आप एक पत्र प्राप्त हुआ है सूचित करने के लिए नहीं है। शब्द का एक बहुत जरूरत नहीं है, आप केवल "स्वीकार किए जाते हैं" होगा या "प्राप्त"। यह एक संकेत है कि जानकारी आप पूर्ण और उचित मात्रा में प्राप्त की और कन्साइनर एक ही विषय पर किसी और आप कुछ भेजने की आवश्यकता नहीं है हो जाएगा।
आप रसीद की पुष्टि नहीं करते हैं, इस पत्र से पूरी तरह अनजान बनी हुई है। शायद यह आपके मेलबॉक्स की गहराई में खो गया? इस महत्वपूर्ण जानकारी है, तो संदेह और उत्साह आप के साथ एक और पत्र लिखने के लिए इस के लिए बाध्य करेगा मैं पहली बार पत्र की प्राप्ति की पुष्टि, वरना काम में अपनी उपस्थिति के बारे में किसी से पूछना आप पूछ रहा हूँ जगह। शामिल अतिरिक्त लोगों को, भेजे और प्राप्त किए अतिरिक्त अक्षर।
7. अपनी भावनाओं को मेल से बाहर रखें
ईमेल अगर आप इसे सही ढंग से उपयोग करने के एक उपयोगी उपकरण हो सकता है। वह एक विनाशकारी शक्ति है, तो गलत इस्तेमाल हो सकता है। सबसे आम उदाहरण - संघर्ष के विवादास्पद और संवेदनशील मुद्दों की चर्चा के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं।
मैं विस्मित करने के लिए कैसे लोगों को पत्राचार शब्दों और वाक्यांशों कि एक ही दर्शकों की उपस्थिति में कभी नहीं कहा की जाएगी में उपयोग संघर्ष कभी नहीं होगा।
पड़ाव - आप अचानक एक ऐसी ही पत्राचार में पाते हैं, तो एक साधारण काम करते हैं।, विवाद या संघर्ष कर सकते हैं हल फोन ले रहे हैं और प्राप्तकर्ता को कॉल करने के लिए, या तो व्यक्तिगत रूप से उनसे मुलाकात की। इस तरह के नाजुक मामलों पाठ पत्राचार में नहीं के साथ निपटा जाना चाहिए। पाठ भावनात्मक घटक, स्वर-शैली और अन्य महत्वपूर्ण चीजें हैं जो समस्या का एक रचनात्मक समाधान के लिए निर्णायक हो सकता है व्यक्त नहीं करता है।
(के माध्यम से जेफ Weiner)