7 रहस्य उत्पादकता विशेषज्ञ उपयोग करते हैं जब वे इसे पूरा नहीं करते हैं
अनेक वस्तुओं का संग्रह / / March 24, 2022
बस एक साधारण प्रश्न, कागज पर कार्यों की एक सूची और अन्य सिद्ध तरकीबें।
जब अधिक से अधिक काम होता है, तो हम परियोजनाओं में डूबने लगते हैं और समय सीमा तोड़ देते हैं। जीवन के तनावों में फेंक दो, और टू-डू सूची एवरेस्ट की तरह बन जाती है, जिसे जीतना असंभव है। आपको आश्चर्य होगा, लेकिन उत्पादकता विशेषज्ञों को समान समस्याओं का सामना करना पड़ता है। विशेष रूप से इन मामलों के लिए, उनके पास कुछ सरल लेकिन बहुत प्रभावी उपाय हैं।
1. मदद के लिए पूछना
जैसे ही वायर्ड पत्रिका के संपादक एलन हेनरी को पता चलता है कि उन्होंने बहुत सारे प्रोजेक्ट लिए हैं, वे कार्यों को महत्व के आधार पर रोकते हैं और क्रमबद्ध करते हैं।
"यह सबसे कठिन हिस्सा है। लेकिन इसलिए नहीं कि आपको कार्यों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है - यह आसान है - बल्कि इसलिए कि आपको एक ब्रेक लेने और काम के पूरे दायरे को महसूस करने की आवश्यकता है। कभी-कभी बाद में फिर से काम करना शुरू करने के लिए ब्रेक लेना मूर्खतापूर्ण लगता है, खासकर जब आप अभिभूत हों या जारी रखने में असमर्थ हों। लेकिन विचार की स्पष्टता को बहाल करना आवश्यक है। टहलें, एक गिलास पानी पिएं, सुनिश्चित करें कि आपने दोपहर का भोजन किया है, ”हेनरी कहते हैं।
इस तरह के एक ब्रेक के बाद, वह चीजों को प्राथमिकता, महत्व और प्रतिनिधि की क्षमता से विभाजित करने की सिफारिश करता है। इस मामले में उत्तरार्द्ध का अर्थ "किसी को देना" नहीं है। मुद्दा कुछ कार्यों के लिए अधिक समय आवंटित करना, कुछ के साथ एक सहयोगी से संपर्क करना और कुछ को मना करना है।
हेनरी सलाह देते हैं कि मदद मांगने में शर्माएं नहीं। आपको हर चीज के लिए खुद जिम्मेदार होने की जरूरत नहीं है। यदि आपके पास सहकर्मियों पर निर्भर रहने का अवसर है, तो इसका उपयोग करें।
एलन हेनरी
वायर्ड पत्रिका के संपादक।
आपको पता नहीं है कि कितने मालिकों ने, जब उन्होंने मुझे उन्मत्त आँखों से गलियारे के चारों ओर दौड़ते हुए देखा, कहा: “अगली बार, जब कुछ गलत हो, तो मुझसे संपर्क करें। मैं तुम्हारी मदद करूँगा"।
2. सब कुछ कागज पर लिखो
समय प्रबंधन सलाहकार अन्ना डर्मन कोर्निक अपने विचारों और विचारों को कागज पर लिखना पसंद करते हैं। वह चादर को चार बराबर भागों में बांटती है। पहला उन कार्यों के लिए है जिन्हें करने की नितांत आवश्यकता है, दूसरा करने के लिए है, तीसरा करने के लिए है, और चौथा करने के लिए है। फिर विशेषज्ञ मामलों को श्रेणियों में वितरित करता है, और फिर, पहले से ही उनमें से प्रत्येक के भीतर, प्राथमिकता से।
कॉर्निक इस तकनीक की तुलना एक कोलंडर से करता है, जो कार्यों को "तनाव" करने में मदद करता है, सबसे महत्वपूर्ण छोड़ देता है, समझता है कि कहां से शुरू करना है, और शांति से काम पर उतरना है।
3. अति से छुटकारा
लेखक पुस्तकें "माई प्रोडक्टिव ईयर" क्रिस बेली नियमित रूप से सभी मौजूदा परियोजनाओं को सूचीबद्ध करता है। और फिर वह एलन हेनरी की तरह ही करता है: वह तय करता है कि किन मामलों को छोड़ दिया जा सकता है, और किन मामलों को दूसरों को हस्तांतरित किया जा सकता है।
बेली शेष परियोजनाओं को समय सीमा के अनुसार वितरित करती है। यदि उसके पास किसी चीज़ के लिए समय नहीं है, तो वह चेतावनी देने की कोशिश करता है कि कार्य में देरी होगी। और अगर वह समझता है कि वह समाप्त कर देगा, इसके विपरीत, समय से पहले, वह सूचित करता है कि इसे पहले से बंद करना संभव होगा।
क्रिस बाले
"माई प्रोडक्टिव ईयर" पुस्तक के लेखक।
90% मामलों में, यह युक्ति मुझे काम के बोझ को कम करने में मदद करती है। अगर आपको अभी भी ओवरटाइम काम करना है, तो यह तरीका कम से कम तनाव को दूर कर सकता है।
4. स्वीकार करें कि आप ऐसा नहीं कर सकते
समय प्रबंधन सलाहकार पामेला एल। रीड लगातार कार्यों पर काम करने की कोशिश करता है, लेकिन कभी-कभी वह विचलित हो जाता है। ऐसे क्षणों में, कई अभ्यास उसकी मदद करते हैं:
- पता करें कि वह कहाँ है। "मेरा सिर घूम रहा है, मुझे मदद चाहिए!"
- प्राथमिकताएं निर्धारित करें और समझें: काम अभी या निकट भविष्य में किया जाना चाहिए, या बाद में स्थगित किया जा सकता है।
- विकर्षणों को सीमित करें - सोशल मीडिया की कम जाँच करें या छोटे, दोहराए जाने वाले कार्यों के लिए एक निश्चित समय आवंटित करें।
- दरवाजा बंद करो, अकेले रहो, अपने आप को एक विशिष्ट समय अवधि दो और कार्यों में खुद को विसर्जित कर दो।
5. दूसरों के साथ जल्दी से बातचीत करें
उत्पादकता सलाहकार राचेल इज़िप एक ब्रेक लेना पसंद करते हैं क्योंकि एक साथ कई कार्यों पर काम करने से सूचना अधिभार हो जाती है। एक ब्रेक के दौरान, वह ईमेल या फोन की जांच नहीं करती है और कम से कम कुछ खत्म करने के लिए पहली चीज लेने की कोशिश नहीं करती है, लेकिन वह शांत होने की कोशिश करती है और तय करती है कि आगे क्या करना है।
विशेषज्ञ स्वयं परियोजनाओं को ध्यान से देखता है समय सीमा और यह निर्धारित करता है कि क्या उन्हें स्वतंत्र रूप से करने की आवश्यकता है या यदि यह एक टीम प्रयास है। यदि आप एक साथ काम कर रहे हैं, तो आपको अभी से बातचीत करने की जरूरत है। उदाहरण के लिए, "यह हमारी नई समय सीमा है" या "मैं दिन के अंत तक आपको अपने काम का हिस्सा दिखा सकूंगा।" किसी भी मामले में, आपको जितनी जल्दी हो सके अपने सहयोगियों को सतर्क करना चाहिए कि क्या हो रहा है।
6. एक स्पष्ट प्रश्न पूछें
बिजनेस कोच कैथी वुसो का मानना है कि स्पष्ट प्राथमिकताएं काम में रुकावट से निपटने में मदद करती हैं। यदि आपके पास कोई प्रोजेक्ट मैनेजर या बॉस है, तो कभी-कभी उनके पास पहुंचने की बात होती है: “यहाँ वे प्रोजेक्ट हैं जो इस समय मेरे पास हैं। कौन सी प्राथमिकता है?
यदि आप कार्यों के महत्व को स्वयं निर्धारित करते हैं, तो इस प्रश्न का उपयोग करें: "किस कार्य को अभी हल करने या सूची से हटाने की आवश्यकता है ताकि अन्य भी हल हो सकें या आसान हो सकें"? उत्तर आपको यह समझने में मदद करेगा कि कहां से शुरू करें।
7. शांत हो जाएं
उत्पादकता विशेषज्ञ सैम्फी वाई ने नोट किया कि लोग आमतौर पर समस्याओं के सरल समाधान की तलाश करते हैं। हालांकि, वास्तव में उत्पादक होने के लिए, आपको नियमित रूप से तनाव प्रबंधन का अभ्यास करने, लगातार बने रहने, प्राथमिकता देने और समय और कार्यों को प्रबंधित करने में सक्षम होने की आवश्यकता है।
वाई खुद सबसे पहले अपनी भावनाओं को बाहर निकालती है - वह ध्यान करती है या अन्य प्रथाओं में संलग्न होती है। "आप समझते हैं कि आपने एक परिणाम प्राप्त किया है जब दिल सामान्य गति से धड़कना शुरू कर देता है, मांसपेशियों, निचले जबड़े और यहां तक कि भौहें भी आराम करती हैं, और श्वास फिर से बाहर हो जाती है," विशेषज्ञ बताते हैं।
वह फिर पूरा किए जाने वाले कार्यों को लिखती है। वाई कहते हैं, "जब आप इसे अपनी आंखों के सामने देखते हैं तो समस्या को हल करना बहुत आसान होता है।" उसके बाद वह उपयोग करती है आइजनहावर मैट्रिक्स - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण चीजों से संबंधित है, महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं के लिए अनुसूची में समय आवंटित करता है, दूसरों को ऐसे जरूरी कार्य सौंपता है जो उसके कर्तव्यों का हिस्सा नहीं हैं, और बाकी को पार कर जाता है।
यदि आप ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते हैं, तो सैम्फी वाई समय सीमा को आगे बढ़ाने की कोशिश करने की सलाह देते हैं। "अक्सर मुझे आश्चर्य होता है कि लोग मेरी समस्याओं को कितनी समझ दिखाते हैं," विशेषज्ञ नोट करते हैं।
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