समय प्रबंधन क्यों काम नहीं करता है और इसे कैसे बदला जाए

कई साल पहले, एक कक्षा में एक ब्रेक के दौरान मैं पढ़ा रहा था, माइकल नाम के एक हैरान प्रबंधक ने मुझसे संपर्क किया। उसके मालिक ने कहा कि उसे और अधिक उत्पादक होने की आवश्यकता है, इसलिए माइकल ने सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना शुरू किया कि वह अपना समय किस पर व्यतीत कर रहा है। वह पहले से ही कम महत्वपूर्ण बैठकों को शेड्यूल से अलग कर चुका था और अब उन कार्यों को नहीं देखता था जिनसे वह छुटकारा पा सकता था। और समझ में नहीं आया कि उन्हें और अधिक प्रभावी ढंग से कैसे निष्पादित किया जाए। "आप सोच सकते हैं कि मैं मजाक कर रहा हूं, लेकिन यह सच है। केवल एक चीज जो मेरे पास आई वह है कम पानी पीना ताकि मैं कम बार शौचालय जाऊं, ”माइकल ने स्वीकार किया।

हम ऐसे समाज में रहते हैं जो व्यक्तिगत उत्पादकता से ग्रस्त है। ऐसी किताबें भस्म करना जो हमें सिखाने का वादा करती हैं कि कैसे अधिक कुशल और सपने देखने वाले बनें 4 घंटे के कार्य सप्ताह के बारे में. हम इस बारे में डींग मारते हैं कि हम कितने व्यस्त हैं। खैर, उत्पादकता की मुख्य कुंजी, आसपास के सभी लोगों के अनुसार, समय प्रबंधन है। और इसका मतलब यह है कि अगर हम अपने कार्यक्रम की बेहतर योजना बनाना सीखते हैं, तो हम एक उत्पादक निर्वाण प्राप्त कर सकते हैं।

समय प्रबंधन उत्पादकता में सुधार क्यों नहीं करता है

उत्पादकता के अध्ययन के 20 वर्षों में, मैंने सीखा है कि समय प्रबंधन हर समस्या का समाधान नहीं है। इसके विपरीत, यह समस्या का हिस्सा है।

अपने पूरे करियर के दौरान, मैं अक्सर एक ही सवाल सुनता हूं: "अधिक कैसे करें?" कभी-कभी लोग ऐसा इसलिए पूछते हैं क्योंकि वे जानते हैं कि मैं एक संगठनात्मक मनोवैज्ञानिक और उत्पादकता विशेषज्ञ हूं। लेकिन ज्यादातर इसलिए क्योंकि वे एक पत्रिका में या मेरी किताब में पढ़ते हैं कि मैं कितना कर सकता हूं।

मैं वास्तव में कुशल महसूस नहीं करता। मैं अपने दैनिक लक्ष्यों को शायद ही कभी प्राप्त करता हूं, इसलिए मेरे लिए इस प्रश्न का उत्तर देना कठिन है।

लेकिन माइकल के साथ बात करने के बाद, मैंने महसूस किया कि हमारी उत्पादकता इस बात पर निर्भर नहीं करती है कि हम समय का प्रबंधन कैसे करते हैं। हर दिन हमें सीमित संख्या में घंटे दिए जाते हैं, और सख्त समय प्रबंधन केवल हमें याद दिलाता है कि हम उनमें से कितने को बर्बाद करते हैं। एक और रणनीति का उपयोग करना बेहतर है - फोकस प्रबंधन, या ध्यान प्रबंधन।

फोकस मैनेजमेंट क्या है और यह टाइम मैनेजमेंट से बेहतर क्यों है?

फोकस प्रबंधन चीजों को सही कारणों से, सही समय पर और सही जगह पर करने की कला है। और इसका मुख्य लक्ष्य कार्यों को प्राथमिकता से विभाजित करना है, चाहे वे कितना भी समय क्यों न लें।

समय प्रबंधन का क्लासिक अभ्यास कार्यों को पूरा करने के लिए खुद को समय सीमा निर्धारित करने का सुझाव देता है। इस लेख को लिखते समय मैंने यह तरीका आजमाया। मेरा लक्ष्य 1,200 शब्द था, इसलिए मैं सुबह आठ बजे अपनी डेस्क पर बैठ गया और खुद को तीन घंटे दे दिया। मेरी गणना से, इसने मुझे प्रति मिनट छह शब्द लिखने की अनुमति दी।

मैंने पहले छह मिनट बिना एक शब्द लिखे टिमटिमाते कर्सर को घूरते हुए बिताए। फिर मुझे इस बात की उत्सुकता हुई कि मैं प्रति मिनट कितने शब्द टाइप कर सकता हूं, इसलिए मैंने एक ऑनलाइन परीक्षा दी। मुझे परिणाम पसंद नहीं आया, इसलिए मुझे एक और परीक्षण मिला। और फिर दूसरा।

मैंने अंततः हार मान ली और फोकस मैनेजमेंट पर स्विच कर दिया। दौरान अनुसंधानए। देना। देना और लेना: क्यों दूसरों की मदद करना हमारी सफलता को बढ़ाता है उसकी किताब टेक या गिव के लिए? मैंने पाया है कि उत्पादक लोग यह नहीं सोचते हैं कि किन लक्ष्यों को क्रियान्वित करना शुरू करना है। वे स्वाभाविक रूप से उन परियोजनाओं की ओर झुकते हैं जो न केवल सामाजिक रूप से महत्वपूर्ण हैं, बल्कि वास्तव में उनके लिए दिलचस्प भी हैं।

इसलिए इस बात पर ध्यान देने के बजाय कि मैं लेख को कितनी जल्दी समाप्त करना चाहता था, मैंने खुद से पूछा कि मैं इसे बिल्कुल क्यों लिख रहा था। उत्तर थे:

• मैं खुद अपने शोध पर पुनर्विचार करके कुछ नया सीख सकता हूं।
• मुझे अंततः उन लोगों से कुछ कहना होगा जो उत्पादकता के बारे में पूछते हैं।
• यह लेख किसी की मदद कर सकता है।

मैं उन विशिष्ट लोगों के बारे में सोचने लगा जो इन पंक्तियों को पढ़ेंगे। इसने मुझे माइकल की याद दिला दी - और उछाल! - काम शुरू हो गया है।

बहुत बार, हमारी उत्पादकता दक्षता की कमी के कारण नहीं, बल्कि प्रेरणा की कमी के कारण प्रभावित होती है। उत्पादकता अपने आप में कोई गुण नहीं है, यह केवल एक साध्य का साधन है। इसके अलावा, उत्पादकता केवल तभी गुणी होती है जब अंतिम लक्ष्य योग्य हो।

यदि आपका मुख्य लक्ष्य स्वयं उत्पादकता है, तो आपको लगातार इच्छाशक्ति पर निर्भर रहना होगा और परिणाम के लिए खुद को आगे बढ़ाना होगा। लेकिन अगर आप इस बात पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि आपकी रुचि क्या है और परियोजना को दूसरों के लिए उपयोगी बनाती है, तो आप स्वाभाविक प्रेरणा से आगे बढ़ेंगे।

उत्पादकता के लिए फोकस प्रबंधन का उपयोग कैसे करें

जब आप फ़ोकस प्रबंधन तकनीकों को व्यवहार में लागू करते हैं, तो उन सटीक स्थितियों पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है जिनमें आप कार्य करते हैं। मैं मिशिगन में पला-बढ़ा हूं। और जब मैं अपनी मास्टर डिग्री पूरी करने के लिए वहां लौटा, तो मैंने वेस्ट कोस्ट के अपने दोस्त को मेरे साथ आने के लिए मना लिया। "बहुत ठंडा और ग्रे," उसने जवाब दिया, एक बर्फीले तूफान के दौरान मिशिगन पहुंचने पर। और कैलिफोर्निया में स्टैनफोर्ड को चुना। और मिशिगन में अगली सर्दी सबसे ठंडी और सबसे धूसर थी जो मुझे याद है। लेकिन मैं इतना उत्पादक कभी नहीं रहा - ऐसे मौसम में, काम करने के अलावा और कुछ नहीं था!

अध्ययन की श्रृंखला दिखाया हैजे। जे। ली, एफ. गीनो, बी. आर। स्टैट्स। रेनमेकर्स: क्यों खराब मौसम का मतलब है अच्छी उत्पादकता / जर्नल ऑफ एप्लाइड साइकोलॉजीकि खराब मौसम उत्पादकता के लिए अच्छा है, क्योंकि कहीं जाने के विचारों से हमारे विचलित होने की संभावना बहुत कम होती है। शोधकर्ताओं ने पाया कि जापान में बैंक कर्मचारियों ने बरसात के दिनों में बहुत तेजी से लेनदेन पूरा किया, और खराब मौसम के दौरान संयुक्त राज्य अमेरिका में एक प्रयोग में प्रतिभागी वर्तनी की त्रुटियों को ठीक करने में अधिक प्रभावी थे निबंध। इसलिए मैंने इस लेख को लिखने के लिए बर्फीले तूफान के बाद के दिन को चुना - बाहर की पिघलती गंदगी टहलने के लिए पूरी तरह से अनाकर्षक लग रही थी।

लेकिन फोकस मैनेजमेंट का मेरा पसंदीदा हिस्सा कहां नहीं है, बल्कि कब है। अक्सर, हमारी उत्पादकता प्रभावित होती है जब हमें ऐसे कार्यों का सामना करना पड़ता है जो हम वास्तव में नहीं चाहते हैं, लेकिन हमें करने की आवश्यकता है। वर्षों से, मुझे यकीन था कि ऊर्जा और प्रेरणा के उदय पर, सबसे दिलचस्प परियोजनाओं के तुरंत बाद उन्हें लिया जाना चाहिए।

लेकिन फिर मैंने और मेरे सहयोगी ने एक कोरियाई किराना स्टोर में अध्ययन किया। और समझ से बाहरजे। शिन, ए. एम। देना। रुचि से ऊब: एक कार्य में आंतरिक प्रेरणा अन्य कार्यों पर प्रदर्शन को कैसे कम कर सकती है / प्रबंधन अकादमी जर्नलकि जब कर्मचारियों को बहुत ही रोचक कार्य दिए जाते थे, तो वे उबाऊ और नियमित कार्यों में खुद को बहुत खराब दिखाते थे। शायद यह के कारण है अवशिष्ट ध्यान प्रभावएस। लेरॉय। मेरा काम करना इतना कठिन क्यों है? कार्य कार्यों / संगठनात्मक व्यवहार और मानव निर्णय प्रक्रियाओं के बीच स्विच करते समय ध्यान अवशेषों की चुनौती. हमारी चेतना एक दिलचस्प कार्य पर लौटती रहती है, और यह हमें एक निर्बाध कार्य से विचलित करती है।

हालांकि, एक प्रयोग में जिसमें हमने अमेरिकियों को दिलचस्प वीडियो दिखाए और फिर उन्हें डेटा दर्ज करने का काम दिया, हमें एक और तंत्र मिला - विपरीत प्रभाव। फनी वीडियो के बाद डेटा दर्ज करने जैसा रूटीन काम और भी असहनीय लगता है। यह मिठाई के बाद सब्जियां खाने जैसा है। इसलिए, उबाऊ कार्यों के दौरान ध्यान बनाए रखने के लिए, थोड़ा और दिलचस्प कार्यों के बाद उन्हें करना बेहतर होता है। खैर, सबसे दिलचस्प लोगों को इनाम के रूप में अंत के लिए छोड़ दें। और यह समय के बारे में नहीं है - यह सही समय चुनने के बारे में है।

रचनात्मकता के लिए फ़ोकस प्रबंधन का उपयोग कैसे करें

मुझे लगता है कि आपका मुख्य लक्ष्य केवल अधिक उत्पादक होना नहीं है। शायद आप और भी रचनात्मक बनना चाहते हैं।

उत्पादकता और रचनात्मकता के लिए अलग-अलग फोकस प्रबंधन रणनीतियों की आवश्यकता होती है। उत्पादकता ध्यान के विशेष "फिल्टर" से प्रेरित होती है जो हमें ध्यान भंग करने वाले विचारों को सचेत रूप से बंद करने की अनुमति देती है। और रचनात्मकता के लिए, इसके विपरीत, आपको ऐसे "फिल्टर" से छुटकारा पाने की आवश्यकता है।

प्रत्येक रणनीति से सर्वश्रेष्ठ कैसे प्राप्त करें? पर किताब डैनियल पिंक द्वारा "टाइमहैकिंग" इस बारे में लिखता है कि सर्कैडियन लय हमें उस समय को चुनने में कैसे मदद करती है जब हम सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। जल्दी उठने वालों के लिए यह बेहतर है कि वे जितनी जल्दी हो सके विश्लेषणात्मक कार्य में संलग्न हों, जबकि वे माइंडफुलनेस के चरम पर हों। उन्हें दिन के मध्य के लिए नियमित कार्यों को छोड़ देना चाहिए, और शाम के घंटों के लिए रचनात्मक कार्यों को स्थगित कर देना चाहिए, जब जल्दी उठने वाले अधिक गैर-रैखिक रूप से सोचते हैं। उल्लुओं का एक अलग कार्यक्रम होता है: वे सुबह रचनात्मक काम करते हैं, और शाम तक विश्लेषणात्मक काम करते हैं।

यह समय प्रबंधन नहीं है, क्योंकि हम अपने शेड्यूल को पुनर्व्यवस्थित करने के बाद भी कार्यों पर उतना ही समय व्यतीत कर सकते हैं। यह फोकस प्रबंधन है, इसलिए हम उस क्रम को नोट करते हैं जिसमें हमारे लिए कार्यों को पूरा करना आसान होता है, और उन्हें तदनुसार वितरित किया जाता है।

करने के लिए एक और महत्वपूर्ण बात कार्य योजना के दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करना है। मुझे पॉल ग्राहम का विचार पसंद है जो प्रस्तावोंपी। ग्राहम। निर्माता की अनुसूची, प्रबंधक की अनुसूची सप्ताह को "प्रबंधक दिवस" ​​और "निर्माता दिवस" ​​में विभाजित करें। "प्रबंधक दिनों" पर आप अपॉइंटमेंट और कॉल करते हैं, और "निर्माता दिवस" ​​पर आप के लिए समय निकालते हैं रचनात्मक कार्य, यह जानते हुए कि आप उन विकर्षणों से विचलित नहीं होंगे जो आमतौर पर आपके काम में बाधा डालते हैं प्रक्रिया। दुर्भाग्य से, हर किसी के पास यह विलासिता नहीं है - सप्ताह के दिनों को इस तरह से विभाजित करना। इसलिए, आपको हर दिन रचनात्मकता के लिए छोटे-छोटे पलों को तराशने की जरूरत है।

समय प्रबंधन के नियमों के अनुसार, हमें सभी विकर्षणों से खुद को अलग करने की जरूरत है। न केवल उनसे जब हम दूसरे लोगों द्वारा बाधित होते हैं, बल्कि उनसे भी जब हम खुद को बाधित करते हैं। फोकस प्रबंधन एक अलग दृष्टिकोण प्रदान करता है - ध्यान भंग करने के लिए सचेत रूप से क्षणों का चयन करना।

एक बार, जब मैं हाई स्कूल में था, मैंने पूरा शनिवार टीवी के सामने बिताया। दिन के अंत में, मैं अपने आप से घृणा करता था, लेकिन मैं इसे बंद नहीं कर सका। फिर मैं एक नियम के साथ आया: मैं टीवी तभी चालू करता हूं जब मुझे पता हो कि मैं वास्तव में क्या देखना चाहता हूं। मैं सोशल नेटवर्क पर भी यही नियम लागू करता हूं: अगर मैं काम करता हूं, तो मैं वहां केवल सामग्री साझा करने जाता हूं। और मैं केवल ब्रेक के दौरान फ़ीड के माध्यम से स्क्रॉल करता हूं - उदाहरण के लिए, जब मैं एक उड़ान की प्रतीक्षा कर रहा हूं या कसरत के बाद आराम कर रहा हूं।

मुझे पता है कि अधिकांश लेखक लेखन शुरू करने के लिए "निर्माता दिवस" ​​​​की प्रतीक्षा करते हैं। उन्हें विश्वास है कि किसी जटिल समस्या या किसी बड़े विचार में पूरी तरह से डूबने में उन्हें कम से कम 4-6 घंटे का समय लगेगा। वास्तव में वहाँ है का प्रमाणबी। बोइस। कौन सा अधिक उत्पादक है, रचनात्मक बीमारी के द्वि घातुमान पैटर्न में या मॉडरेशन में लिखना? / लिखित संचारकि "द्वि घातुमान" काम करने वाले लेखक छोटे सत्रों में काम करने वाले लेखकों की तुलना में कम प्रगति करते हैं।

हम में से प्रत्येक आश्चर्यजनक रूप से कम समय में लक्ष्य की ओर कई कदम उठा सकता है। जब स्नातक सिखाया हुआआर। बोइस। लेखक के रूप में प्रोफेसर: उत्पादक लेखन के लिए एक स्व-सहायता मार्गदर्शिका 15 मिनट के अंतराल में लिखने के बाद, उन्होंने अपने शोध प्रबंध बहुत तेजी से पूरे किए।

यदि आप अधिक उत्पादक बनना चाहते हैं, तो विश्लेषण न करें कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। बेहतर देखें कि आपका ध्यान क्या आकर्षित करता है। माइकल के बारे में कहानी याद आने के बाद अब मैंने पहली बार अपनी घड़ी की ओर देखा। सुबह के 10:36 बज चुके हैं और मैं अपने लक्ष्य से 500 शब्द पहले ही लिख चुका हूँ। मैं यह तय करने के लिए आपको छोड़ दूंगा कि क्या ये 156 मिनट मेरे ध्यान के एक स्मार्ट उपयोग के रूप में गिने जाते हैं और क्या इस लेख को पढ़ने के कुछ मिनट आपके स्मार्ट उपयोग के रूप में गिने जाते हैं।

यह सब मुझे दूसरे विचार में लाता है। मुझे पूरा यकीन है कि अत्यधिक प्रभावी लोगों की आठवीं आदत होती है। वे अपना समय पढ़ाई में बर्बाद नहीं करते हैं सात कौशल अत्यधिक प्रभावी लोग।