सामरिक सत्र: यह उपकरण क्या है और इससे कौन लाभान्वित हो सकता है
अनेक वस्तुओं का संग्रह / / April 21, 2023
बड़ी टीमें अक्सर कंपनी के लक्ष्यों में फूट और गलतफहमी से पीड़ित होती हैं। इसे ठीक करने का तरीका यहां बताया गया है।
रणनीतिक सत्र क्या हैं
कार्यनीति सत्र अधिकारियों के लिए एक बैठक प्रारूप है, जिसके दौरान वे कंपनी के विकास की योजनाओं पर चर्चा करते हैं। यह टूल मदद करता है:
- कंपनी की वर्तमान स्थिति का आकलन करें, इसकी ताकत और कमजोरियों की पहचान करें;
- समस्याओं से बचने या मौजूदा लोगों को हल करने के तरीके खोजें;
- एक कार्य योजना को परिभाषित करें - लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विशिष्ट कदम;
- सफलता को मापने के लिए बेंचमार्क सेट करें।
सामरिक सत्र एक प्रकार का होता है मंथन. इसलिए, बैठक में, हम विभागों की समस्याओं और सफलताओं पर चर्चा करते हैं, उनमें से प्रत्येक के लिए लक्ष्य निर्धारित करते हैं, एक इंटरैक्टिव ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड पर आरेख और ग्राफ़ बनाते हैं।
इन उद्देश्यों के लिए, हमने चुना है मिरो. यह उपकरण आपको विचारों और विचारों को दृश्य प्रारूप में कैप्चर करने की अनुमति देता है। साथ ही, सभी सत्र प्रतिभागियों के पास दुनिया में कहीं से भी और किसी भी डिवाइस से इसकी पहुंच होती है।
उसके बाद, हम सामरिक योजना बनाते हैं: प्रत्येक विभाग का प्रमुख अपने कार्यों को छोटे-छोटे चरणों में विभाजित करता है।
कैसे एक रणनीति सत्र आयोजित करने के लिए
आपको संगठित होने में मदद करने के लिए यहां कुछ चरण दिए गए हैं।
बैठकों की आवृत्ति निर्धारित करें
सामरिक सत्र आयोजित करने के लिए कोई निश्चित समय सीमा नहीं है। कुछ कंपनियां त्रैमासिक बैठकें आयोजित करना पसंद करती हैं, जबकि अन्य उन्हें हर छह महीने या एक साल में आयोजित कर सकती हैं।
तो आप बैठकों की कोई भी आवृत्ति निर्धारित कर सकते हैं जो आपके लिए सुविधाजनक हो।
हमारी कंपनी में रणनीतिक सत्र तिमाही में एक बार आयोजित किए जाते हैं। फिर हम इरादा तोड़ देते हैं लक्ष्य किसी प्रकार के स्प्रिंट के लिए। ऐसा करने के लिए, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि बड़ी समस्याओं को हल करने के लिए कौन से कदम उठाने हैं, इसमें सामान्य रूप से कितना समय लगेगा, कौन से विभाग शामिल होंगे और उनके पास कितने संसाधन हैं।
प्रबंधक तब विभाग स्तर पर कार्यों को विघटित करते हैं, यदि आवश्यक हो। और 3 महीने के बाद हम शेड्यूल की जांच करते हैं।
सही लोगों को आमंत्रित करें
आप रणनीति सत्र में किसे आमंत्रित करते हैं, यह उन मुद्दों की सूची पर निर्भर करेगा जिन्हें हल करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप समग्र व्यापार रणनीति पर चर्चा करने के लिए बैठक कर रहे हैं, तो आपको विभागों के प्रमुखों को बुलाना चाहिए। आप उन परियोजना प्रबंधकों को भी आमंत्रित कर सकते हैं जो प्रमुख संकेतकों के लिए जिम्मेदार हैं।
यदि आपका रणनीति सत्र कुछ आंकड़ों की समीक्षा और चर्चा के लिए समर्पित है, तो यह आकर्षित करने योग्य है आज्ञाजिन्होंने इस जानकारी को एकत्र किया और इसके महत्व को समझा।
ऐसा दिनांक और समय चुनें जो सभी के लिए सुविधाजनक हो
दिनांक और समय निर्धारित करते समय, सभी की राय पर विचार करें। नियत होने से एक दिन पहले कर्मचारियों के साथ मीटिंग शेड्यूल करने से बचें। हो सकता है कि उनका कोई महत्वपूर्ण अपॉइंटमेंट हो। बैठक या कुछ ज्वलंत कार्य हैं जिन्हें वे टाल नहीं सकते। नतीजतन, आप उन्हें एक अजीब स्थिति में डाल सकते हैं।
तिथि देते समय, इंगित करें कि सत्र में कितना समय लगेगा। उदाहरण के लिए, हमारी कंपनी में, इस घटना के लिए पूरा कार्य दिवस आवंटित किया गया है। और इस मामले में, समय पर ब्रेक लेना महत्वपूर्ण है, जिससे खुद को और सहकर्मियों को आराम करने का अवसर मिलता है।
एक एजेंडा सेट करें
एजेंडे में महत्वपूर्ण विषय, सत्र के मुख्य चरण, ऐसे मुद्दे शामिल हो सकते हैं जिन पर चर्चा करने की आवश्यकता है। इसमें बड़ी संख्या में अंक न जोड़ें - मुख्य विषय को इंगित करना बेहतर है। उदाहरण के लिए, यह एक नए बाजार में प्रवेश कर सकता है।
अनावश्यक प्रश्नों को दरकिनार कर आप मुख्य कार्य पर केंद्रित रहने में सक्षम होंगे।
रणनीतिक सत्र के अंत में, पूरे एजेंडे को फिर से देखना सुनिश्चित करें और किए गए समझौतों को मजबूत करें।
प्रतिभागियों को पहले से तैयारी करने के लिए कहें
प्रबंधकों को विभाग के वर्तमान संकेतकों से अवगत होना चाहिए: अधीनस्थों का कार्यभार स्तर, कार्यों की कुल मात्रा, और इसी तरह।
उन्हें कैसे और कब के बारे में अप-टू-डेट जानकारी भी होनी चाहिए महत्वपूर्ण संकेतक - छोटी और लंबी अवधि दोनों में। यदि प्रबंधकों को विभाग के कुछ मुद्दों और समस्याओं पर चर्चा करने की आवश्यकता है, तो उन्हें उनकी एक सूची भी पहले से तैयार कर लेनी चाहिए।
कुछ रणनीतिक सत्रों से पहले, यह न केवल बैठक के एजेंडे को प्रसारित करने के लिए उपयोगी हो सकता है, बल्कि महत्वपूर्ण कार्यों की प्रगति पर एक विस्तृत रिपोर्ट तैयार करने के लिए भी उपयोगी हो सकता है। आप स्प्रैडशीट्स में लक्ष्यों और उनसे संबद्ध KPI का सारांश प्रस्तुत कर सकते हैं।
एक बैठक आयोजित करें
बैठक के दौरान, आपको न केवल सभी मुद्दों पर जाना चाहिए, बल्कि लोगों को ईमानदारी से बोलने और अपनी राय व्यक्त करने का अवसर भी देना चाहिए। प्रतिभागियों को ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित करें, लेकिन कोशिश करें कि दूसरों को बाधित न करें और बाधित होने पर वापस लौटें।
सत्र के संचालन और नियंत्रण को मेजबान (मॉडरेटर) को सौंपना अक्सर अधिक कुशल होता है। यह निदेशक को कर्मचारियों के साथ एक ही क्षेत्र में जाने और घटना की निगरानी करने से लेकर प्रबंधकों के साथ सक्रिय बातचीत करने और समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है।
मीटिंग के दौरान नोट्स लें
आपको सत्र में चर्चा करने वाले मुख्य बिंदुओं, विचारों, डेटा, समयरेखा और अन्य सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है, क्योंकि यह आगे की सामरिक योजना में उपयोगी होगा।
प्रत्येक विभाग को हमेशा इस बात की समझ होती है कि किसी विशेष कार्य को पूरा करने में कितना समय लगता है। यह पहले से ही सत्र के दौरान संकेतक की रूपरेखा तैयार करने की अनुमति देता है शर्तें.
नेता आमतौर पर जैसे-जैसे आगे बढ़ते हैं, जानकारी प्राप्त करते हैं, लेकिन सत्र के बाद एक सामान्य रिपोर्ट भी तैयार की जानी चाहिए।
हमारी कंपनी में इसके लिए मॉडरेटर जिम्मेदार है। अर्थात्, वह न केवल बैठक का आयोजन और पर्यवेक्षण करता है, बल्कि किए गए निर्णयों पर एक रिपोर्ट भी तैयार करता है।
प्रतिक्रिया के लिए पूछें
इसके लिए धन्यवाद, आप विभिन्न दृष्टिकोणों को देख सकते हैं और पता लगा सकते हैं कि क्या है सहकर्मी विशेष ध्यान दें। और यह भी - एक दूसरे के साथ उनकी बातचीत को प्रोत्साहित करने के लिए।
प्रतिभागियों को किसी भी समस्या के बारे में लिखने के लिए कहें। बेहतर अभी तक, वास्तविक समय में उनकी प्रतिक्रिया देखने के लिए सर्वेक्षण ऐप का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, ये सत्र की प्रभावशीलता और विभिन्न संगठनात्मक मुद्दों की समग्र भावना के साथ-साथ भविष्य की घटनाओं की इच्छाओं के बारे में प्रश्न हो सकते हैं।
यह उपकरण किसके लिए है?
मेरा मानना है कि व्यापार बिना अस्तित्व में नहीं रह सकता है योजना. उनके साथ हमेशा निपटा जाना चाहिए - आपके काम के आला और प्रारूप की परवाह किए बिना।
अपनी स्वयं की रणनीति के बिना, आप किसी विशेष विभाग की समस्याओं को गलत प्राथमिकता देने या अनदेखा करने का जोखिम उठाते हैं, जो पूरी कंपनी की निचली रेखा को प्रभावित करेगा। नतीजतन, जल्दी या बाद में, आंतरिक समस्याएं कंपनी के लिए बड़ी और अधिक विनाशकारी हो जाएंगी।
सामरिक सत्र उनसे निपटने और वर्कफ़्लो स्थापित करने में मदद करेंगे। इसलिए, मेरी राय में, वे 3-4 से अधिक लोगों वाली किसी भी टीम के लिए उपयोगी होंगे।
आखिरकार, आपके पास व्यक्तिगत मुद्दों के लिए जितने अधिक विभाग जिम्मेदार होंगे, नेताओं की उतनी ही अधिक असमानता हो सकती है। और सामरिक सत्रों की सहायता से, आप कंपनी की योजनाओं को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं और सर्वोत्तम सुनिश्चित कर सकते हैं समझ उसके अंदर।
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