यात्रा लागत में कटौती करने में मदद के लिए 6 युक्तियाँ
अनेक वस्तुओं का संग्रह / / June 30, 2023
1. एक यात्रा नीति विकसित करें
आपके यात्रा कार्यक्रम में शामिल होना चाहिए:
- उन खर्चों की सूची जिन्हें कंपनी उठाने को तैयार है। उदाहरण के लिए, साझेदारों के लिए भोजन और उपहारों का भुगतान व्यवसाय द्वारा किया जाता है, लेकिन कर्मचारी मोबाइल संचार और टैक्सियों के लिए भुगतान करता है।
- विभिन्न पदों के कर्मचारियों के लिए यात्रा एवं आवास सीमा। मान लीजिए कि चार सितारा होटल विभाग प्रमुखों के लिए हैं, तीन सितारा होटल सामान्य कर्मचारियों के लिए हैं।
- दस्तावेज़ प्रबंधन नियम. ये व्यावसायिक यात्रा जारी करने, कार्य तैयार करने, आवेदन और रिपोर्ट जमा करने की प्रक्रिया की समय सीमा हैं। एक कर्मचारी या विभाग को नियुक्त करना भी महत्वपूर्ण है जो यात्रा नीति के अनुपालन के लिए जिम्मेदार होगा।
आप यात्रा दस्तावेजों के लिए टेम्पलेट जोड़ सकते हैं - कर्मचारियों के लिए उन्हें भरना आसान होगा, और गलत तरीके से तैयार किए गए कागजात की संख्या में उल्लेखनीय कमी आएगी।
अपनी यात्रा नीति को और भी अधिक लाभदायक बनाने के लिए, इसे व्यावसायिक यात्राओं के महत्व के अनुसार कई भागों में विभाजित करें। उनके लिए अलग-अलग नियमों और सीमाओं के बारे में सोचें। ये यात्राएँ हो सकती हैं:
- छवि बनाए रखने के लिए. सम्मेलनों में प्रस्तुतियाँ, मंचों या प्रशिक्षणों में भागीदारी। ऐसे आयोजनों से तत्काल लाभ नहीं होगा, इसलिए टिकट और आवास की लागत कम की जा सकती है।
- कंपनी के विकास के लिए. कामकाजी जाँचें, बैठकें और बातचीत। ऐसी यात्राओं का उद्देश्य मुनाफा बढ़ाना होता है, इसलिए आप उन पर थोड़ा अधिक खर्च कर सकते हैं। यहां प्राथमिकता कर्मचारी आराम और आवाजाही की गति है।
कोड प्रणाली आपको यात्राओं को कार्यों के आधार पर तेजी से क्रमबद्ध करने में मदद करेगी। विभिन्न यात्रा प्रारूपों के लिए नंबर निर्दिष्ट करें, उन्हें एक सूची में एकत्रित करें और इसे अपनी यात्रा नीति के साथ संलग्न करें।
अपने खर्चों को आसानी से प्रबंधित करें यात्रा संगठन सेवा व्यवसाय के लिए वनटूट्रिप। इसके साथ, आप किसी संगठन की यात्रा नीति निर्धारित कर सकते हैं, प्रत्येक कर्मचारी के लिए सीमाएँ निर्धारित कर सकते हैं और कैलेंडर पर व्यावसायिक यात्राओं की योजना बना सकते हैं। यह प्लेटफ़ॉर्म 800 एयरलाइनों के साथ काम करता है और अन्य चीज़ों के अलावा ऑफर भी देता है। समूह उड़ानें. स्थानांतरण, ट्रेनों, ट्रेनों, बसों और एयरोएक्सप्रेस के टिकट - सभी एक ही स्थान पर। दुनिया भर के होटल कॉर्पोरेट ग्राहकों के लिए 35% तक की छूट के साथ उपलब्ध हैं, और सेवा के माध्यम से खरीदारी के लिए वफादारी कार्यक्रम के तहत, आप 5% तक कैशबैक प्राप्त कर सकते हैं।
सेवा से कनेक्शन निःशुल्क है. कोई मासिक सदस्यता शुल्क भी नहीं है, इसलिए अनियमित व्यावसायिक यात्राओं से कंपनी का पैसा बर्बाद नहीं होगा।
अधिक जानने के लिए2. विभिन्न परिवहन और आवास पर विचार करें
हवाई जहाज हमेशा यात्रा करने का सबसे सुविधाजनक और लाभदायक तरीका नहीं होता है। यदि वांछित शहर के लिए कोई सीधी उड़ान नहीं है, तो ट्रेन यात्रा की तुलना में कनेक्शन में अधिक समय लग सकता है। इसके अलावा, कार में काम करना वास्तव में संभव है: कई ट्रेनों में वाई-फ़ाई, डबल डिब्बे और यहां तक कि इंटरकॉम के लिए डिब्बे भी हैं। दूसरा विकल्प बसें हैं। उन पर एक छोटी यात्रा आराम को नुकसान नहीं पहुंचाएगी, जबकि स्थानान्तरण की कमी के कारण पर्याप्त समय और धन की बचत होगी।
आवास भी वही कहानी है. एक होटल अधिक महंगा है, लेकिन केंद्र में यह कभी-कभी शहर के बाहरी इलाके में बजट विकल्प से अधिक लाभदायक होता है: टैक्सी या सार्वजनिक परिवहन की लागत अंतर को कवर करेगी। ऐसा होता है कि एक अपार्टमेंट का दैनिक किराया एक होटल से सस्ता होता है। और स्थिर वाई-फ़ाई और हाथ में वॉशिंग मशीन लंबी यात्रा को और अधिक आरामदायक बना देगी।
3. अपनी यात्रा को लम्बा न खींचें
यात्रा जितनी छोटी होगी, व्यवसाय के लिए यह उतना ही सस्ता होगा। हर दिन का काम जरूरी है प्रतिदिन के हिसाब से क्षतिपूर्ति करें, और यदि यात्रा सप्ताहांत या छुट्टियों पर पड़ती है - तो भी दोगुनी दर पर।
इसलिए, कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय की हमेशा सावधानीपूर्वक गणना करें। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को गुरुवार दोपहर को किसी सम्मेलन में बोलना है, तो बुधवार और शुक्रवार को सड़क पर जाना आवश्यक नहीं है। आप सुबह उड़ सकते हैं और शाम को बाहर जा सकते हैं - तीन दिनों के बजाय, एक व्यावसायिक यात्रा केवल एक दिन तक चलेगी।
यह योजना अधिकांश मामलों में काम करती है, लेकिन कुछ अपवाद भी हैं। मान लीजिए कि वांछित दिन के लिए सभी लाभदायक टिकट समाप्त हो गए हैं और केवल बिजनेस क्लास ही बची है। इसका खर्च एक होटल में प्रति दिन और एक रात से अधिक हो सकता है। यहां कई विकल्पों की लागतों की गणना करना, राशियों की तुलना करना और सर्वोत्तम विकल्प चुनना उचित है।
4. एक कॉर्पोरेट कार्ड प्राप्त करें
इससे आपके और आपके कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक यात्राएं अधिक आरामदायक हो जाएंगी। आप सीमाएँ निर्धारित करने में सक्षम होंगे ताकि यात्रा करते समय कर्मचारियों को बजट से अधिक खर्च न करना पड़े। अब कोई बेहिसाब खर्च नहीं - आप सभी लेनदेन अपने व्यक्तिगत खाते में देखेंगे। साथ ही, कॉर्पोरेट कार्ड में आमतौर पर विशेष बोनस होते हैं, जैसे बढ़ा हुआ कैशबैक या सेवा छूट।
मुख्य बात यह है कि अनावश्यक परेशानी के बिना खरीदारी पर वैट वापस करना संभव होगा। टैक्स रिफंड के लिए आवश्यक केवल एक चालान, और यदि कर्मचारी होटल आवास और परिवहन के लिए नकद या अपने नियमित वेतन कार्ड से भुगतान करता है, तो कागज जारी नहीं किया जा सकता है।
5. कर्मचारियों को एक विकल्प दें
ऐसा लगता है कि पैसे बचाने के लिए स्वयं उड़ान और होटल की व्यवस्था करना सही निर्णय है। लेकिन एक जोखिम है कि आपकी पसंद कर्मचारी को असहज लगेगी: इससे आराम प्रभावित होगा, और यात्रा के दौरान काम करने की इच्छा कम होने की संभावना है। इसके अलावा, योजना बनाने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति उस समय को खो देगा जो व्यवसाय के लिए अधिक कुशल अन्य कार्यों को हल करने में खर्च किया जा सकता है।
यदि व्यवसाय यात्री द्वारा निवास और आवाजाही की स्थिति चुनी जाएगी, तो आपको इन समस्याओं के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी। मुख्य बात उसे यात्रा नीति की सीमाएँ और शर्तें बताना है। आप खरीदारी का काम किसी जिम्मेदार व्यक्ति, जैसे अकाउंटेंट को भी सौंप सकते हैं: यात्री सुविधाजनक विकल्पों के लिंक देगा, आयोजक उनके लिए भुगतान करेगा, और फिर टिकट और बुकिंग विवरण साझा करेगा।
6. पिछली यात्राओं की रिपोर्ट का विश्लेषण करें
विभिन्न कर्मचारियों के दस्तावेज़ों की जाँच करें, देखें कि क्या लागत अलग-अलग है, और बढ़े हुए खर्च के कारणों की तलाश करें। उदाहरण के लिए, किसी ने ऐसी उड़ान चुनी जो कंपनी के लिए असुविधाजनक थी या विशेष रूप से महंगे रेस्तरां में भोजन किया। इस तरह के डेटा से यात्रा नीति को समायोजित करने और इसे व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम विकल्प में लाने में मदद मिलेगी।
विश्लेषण करना आसान बनाने के लिए, एक पिवट टेबल रखना उचित है। दस्तावेज़ को श्रेणी के अनुसार कॉलम में विभाजित करें: टिकट, आवास, भोजन, मोबाइल संचार, यात्रा के दौरान परिवहन, इत्यादि। कृपया यात्रा की तारीख और दूसरे कर्मचारी का नाम भी बताएं। केवल खर्चों की मात्रा को तालिका में लोड किया जा सकता है, और विवरण को रिपोर्ट में संग्रहीत किया जा सकता है। यदि आप कोई विसंगति देखते हैं, तो यह देखने के लिए कागजी कार्रवाई करें कि खर्च क्यों बढ़ गया है।
स्वयं तालिका बनाए रखना आवश्यक नहीं है - आप ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं जो पहले से ही ऐसे उपकरण प्रदान करती हैं। रिपोर्ट और समापन दस्तावेज़ "व्यवसाय के लिए OneTwoTrip»स्वचालित रूप से उत्पन्न होते हैं, और आप उन्हें ईडीआई के माध्यम से प्राप्त कर सकते हैं। एनालिटिक्स कॉर्पोरेट कार्ड पर डेबिट, जमा पर खर्च और होटल और यात्रा बिलों पर पोस्ट-पेमेंट प्रदर्शित करेगा, जिसमें शामिल हैं समूह टिकट. सेवा 1C: लेखांकन के साथ एकीकृत होती है। यह कर्मचारियों को स्वयं उपयुक्त विकल्प चुनने की अनुमति देता है, और अकाउंटेंट को कंपनी के लिए सुविधाजनक तरीके से उनके लिए भुगतान करने की अनुमति देता है।
व्यावसायिक यात्राओं पर आराम और सुरक्षा के लिए, "व्यवसाय के लिए OneTwoTrip» एक सहायता सेवा है जो 24/7 काम करती है। आप उससे फोन पर, मैसेंजर में या अपने व्यक्तिगत खाते की चैट में संपर्क कर सकते हैं। विशेषज्ञ आपको समस्या से शीघ्रता से निपटने और वैकल्पिक आवास विकल्प या टिकट ढूंढने में मदद करेंगे।
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