व्यापार ईमेल-पत्राचार का राज
काम और अध्ययन / / December 25, 2019
ई-मेल क्या है? आज के कारोबारी दुनिया में, यह है:
- आपका चेहरा। यह ईमेल के माध्यम से, आप प्रतिपक्ष की आँखों में एक सकारात्मक छवि बनाने या पहली छाप खराब कर सकते हैं।
- आपका काम उपकरण। बाहरी दुनिया से संपर्क का एक बहुत ईमेल द्वारा जगह लेता है। साधन के कब्जे में अच्छा तो, आप अपने जीवन को आसान बनाने के महान कर सकते हैं।
- एक शक्तिशाली व्याकुलता। बाहर की दुनिया ईमेल के माध्यम से विचलित और गुमराह भटक करने के लिए आप, पहुँचने की कोशिश कर रहा है।
इन पदों और ई-मेल के साथ काम करने के लिए लग रहे से। के एक साधारण के साथ शुरू करते हैं।
पत्र सजावट
मैं मोज़िला थंडरबर्ड ई-मेल क्लाइंट का उपयोग करें, तो मैं उसके उदाहरण से बात करेंगे। एक नया पत्र बना सकते हैं और ऊपर से खेतों की सूची में नीचे ले जाओ।
कोमा। प्रति। गुप्त प्रतिलिपि
हो सकता है कि किसी को पता नहीं है, लेकिन "प्रति" मोज़िला में "प्रतिलिपि" या "गुप्त प्रतिलिपि" करने के लिए बदला जा सकता है।
- जिसे: मुख्य गंतव्य लिखें या एक से अधिक गंतव्य अर्धविराम से अलग।
- प्रतिलिपि: जो पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन जिसे हम एक प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं है करने के लिए लिखें।
- गुप्त प्रतिलिपि: जो पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन प्राप्तकर्ताओं के आराम के लिए गुमनाम रहने चाहिए करने के लिए लिखें। विशेष रूप से सूचनाओं जैसे कारोबार पत्र की बड़े पैमाने पर डाक से, के लिए उपयोग करने के लिए उपयुक्त।
ग़लत जन वितरण में क्षेत्र द्वारा प्राप्तकर्ताओं को निर्दिष्ट करने के लिए "कॉपी" या "प्रति"। कई बार एक साल मैं पत्र जिसमें प्राप्तकर्ताओं "कॉपी" में सूचीबद्ध 50-90 प्राप्त करते हैं। वहाँ गोपनीयता का उल्लंघन है। अपने प्राप्तकर्ताओं के सभी नहीं पता करने के लिए और किन लोगों के लिए एक समान विषय पर काम कर रहे हैं की जरूरत है। खैर, यह एक दूसरे के लोगों से परिचित है अगर। और प्रतिस्पर्धी कंपनियों की सूची में हैं, जो एक दूसरे के बारे में पता नहीं है? उनमें से एक के साथ सहयोग को समाप्त - कम से कम एक एक अधिकतम के रूप में, अतिरिक्त स्पष्टीकरण के लिए तैयार रहना चाहिए। इतना मत बनो।
सही ढंग से मास मेलिंग आपके नाम के लिए भेजा है, और सभी प्राप्तकर्ताओं क्षेत्र में डाल करने के लिए "कॉपी छिपाना।"
विषय
विषय पंक्ति के महत्व को अक्सर लिखा है (कभी कभी समझदारी से) उनके कॉर्पोरेट ब्लॉग्स पेशेवर सेवाओं के डिस्पैच में। लेकिन वहाँ अक्सर पत्र, जहां विषय पंक्ति «ईमेल खोलना चाहिए की समस्या का हल बेचने के बारे में एक भाषण है।"
हम यह भी दैनिक व्यापार पत्राचार चर्चा की। यहाँ विषय को हल करती है की समस्या है "पत्र और उसके लेखक की पहचान के लिए, और फिर आसानी से मिल होना चाहिए।" और अपने परिश्रम के रूप में आप के लिए वापस आने के लिए कर्म प्रतिक्रिया के कई पत्र, केवल उपसर्गों के साथ पुन: या अग्रेषितजो बीच में इस विषय पर सही पत्र को खोजने के लिए होगा।
बीस पत्र - मध्य प्रबंधन के एक दिवसीय पत्राचार की राशि है। पर उद्यमियों और व्यापार मालिकों बात नहीं करते, वे पत्र की एक संख्या को कभी-कभी 200 और प्रति दिन अधिक से बढ़कर है। इसलिए, एक बार और अधिक: एक खाली विषय के साथ ईमेल भेजने नहीं है.
तो, कैसे ठीक विषय पंक्ति तैयार करने के लिए?
हम अपने 'स्वर्ग "विषय पंक्ति में बाहरी लिखने पत्र के लिए सिफारिश की है में हैं:" स्वर्ग । "। इंटीरियर में - तीन से पांच शब्दों में विषय पंक्ति उपसर्गों के बिना की केवल सामग्री।
त्रुटि क्रमांक 1: विषय पंक्ति में केवल कंपनी का नाम। उदाहरण के लिए, 'आकाश' और सभी। सबसे पहले, निश्चित रूप से आप अपनी कंपनी में से एक प्रतिपक्ष के साथ संवाद कर रहे हैं। दूसरी बात, कोई मतलब नहीं एक विषय योगदान नहीं करता, क्योंकि आपकी कंपनी का नाम है, और इसलिए पता से देखा जा सकता। तीसरा, लगता है कि यह संचार के लिए इस दृष्टिकोण के साथ अपने स्वयं बॉक्स कैसा दिखाई देगा? इस तरह।
यह इस तरह के विषयों को देखने के लिए सुविधाजनक है?
त्रुटि क्रमांक 2: आकर्षक विपणन शीर्षक। यह बहुत अच्छा है अगर आप जानते हैं कि कैसे इस तरह के सुर्खियों में लिखने के लिए है। यही कारण है कि सिर्फ है कि क्या उपयोग व्यापार पत्राचार में इन कौशल के लिए उपयुक्त है है? व्यापार विषय पंक्ति के प्रयोजन याद रखें: नहीं बेचते और पहचान प्रदान करते हैं और खोज करते हैं।
ग़लत | सही ढंग से |
चीजें एक उचित मूल्य पर कुल्हाड़ियों खरीदने के लिए! | कुल्हाड़ियों की आपूर्ति के लिए वाणिज्यिक प्रस्ताव |
हम ब्याज परामर्श करने के लिए जल्दी करना होगा! रोडिओन होने वाली है! | ब्याज का कार्य समय सारणी इवानोव्ना के साथ जाँच मिलाना |
चेतावनी! Porfiry Petrovich रैस्कोलनिकोव का रहस्य सुलझ, और हमारे समस्याओं का समाधान | सलाहकार से प्रस्ताव: मनोवैज्ञानिक कटौती |
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पत्र का मूल पाठ
अलग अवसरों के लिए ग्रंथों लिखने पर कई गाइड कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, पर उपयोगी जानकारी का एक बहुत कुछ मैक्सिम Ilyahova, अलेक्जेंडर Amzin और शब्द के अन्य स्वामी। मैं आपको सलाह उनके लेख कम से कम समग्र जागरूकता बढ़ाने के लिए और लेखन के समग्र शैली में सुधार करने के पढ़ने के लिए।
पत्र लेखन की प्रक्रिया में, हम लगातार कई निर्णय लेने चाहिए।
शिष्टाचार प्रश्न. पत्र की शुरुआत में, "के मेरे प्यारे Rodia भावना में शिष्टाचार या स्नेह में धुंधला किया जा सकता है दो के लिए एक महीने से अधिक एक छोटे से, जैसा कि मैंने लिखित रूप में आप से बात नहीं की है, जिसमें से वह पीड़ित था, और यहां तक कि उस रात नींद नहीं किया है, मैं सोच रहा हूँ। " बहुत विनम्र और बहुत ही इस प्रविष्टि लिख कर महंगा, कुछ ही समय में दोनों, और समय में अपने पढ़ने पर एक व्यक्ति। व्यापार के बाद पत्राचार, याद है? नहीं पत्र-लेखन प्रतियोगिता, न कि किसी रैस्कोलनिकोव की मां और व्यापार पत्राचार।
हम अपना समय और प्राप्तकर्ता का सम्मान करते हैं!
का प्रतिनिधित्व करते हैं और परिस्थितियों प्यार का केवल पहला संदेश प्रदर्शनी में क्षणभंगुर बैठक के बाद भेजा में समझ में आता है के समान है। दूसरे में "नमस्ते, जॉन," और बाद में: "जॉन ..." यदि यह सहयोग और सम-सामयिक पत्र-व्यवहार की निरंतरता, लेखन के दिन पर पहले अक्षर में है।
अपील. मैं हमेशा सवाल है, जो पत्र में करने के लिए बारी करने के साथ संबंध किया गया है, तो प्राप्तकर्ताओं की संख्या। हाल ही में, मैं एक पत्र लिखा था, अन्ना नामित तीन लड़कियों को संबोधित किया। शक नहीं कि मैंने लिखा, "प्रिय अन्ना" कभी नहीं बढ़ गई। लेकिन हमेशा इतनी भाग्यशाली नहीं।
क्या होगा यदि तीन, या यहाँ तक सात के प्राप्तकर्ता, और वे एक ही नाम नहीं ले सकता हूं? आप नाम सूची कर सकते हैं: "गुड आफ्टरनून, रोडिओन, पुल्चेरिया, Avdotya और Petr Petrovich।" लेकिन यह लंबी है और समय लगता है। "प्रिय साथियों": यह लिखने के लिए संभव है।
खुद के लिए मैं एक नियम का उपयोग एक है जो "प्रति" फ़ील्ड में खड़ा करने के लिए नाम लागू करने के लिए। और जो लोग नकल में हैं करने के लिए सभी पर लागू नहीं होता। यह एक ही समय में आमतौर पर है अधिक सटीक एक (!) पाने के लिए पत्र और इस पत्र के प्रयोजन परिभाषित करने के लिए अनुमति देता है।
उद्धरण. अक्सर पत्राचार सवाल और जवाब के साथ एक बातचीत है - दूसरे शब्दों में, बातचीत में। अच्छा अभ्यास पत्राचार के इतिहास को नष्ट और उस उद्धृत पाठ के शीर्ष पर अपने जवाब लिख नहीं करने के लिए, इस पत्राचार एक सप्ताह के भीतर की ओर लौटने, यह आज तक अवरोही क्रम में ऊपर से नीचे तक बातचीत पढ़ने के लिए आसान था।
किसी कारण से, मोज़िला में डिफ़ॉल्ट सेटिंग "उद्धृत पाठ के बाद कर्सर।" चाहिए मैं यह मेनू बदलने की अनुशंसा «उपकरण» → «खाता सेटिंग्स» → «तैयार करना और संबोधित करते हुए।" यह इतना होना चाहिए।
पत्र के प्रयोजन. व्यापार पत्र दो प्रकार के होते हैं:
- जब हम सिर्फ वार्ताकार सूचित (जैसे, काम पिछले महीने में किया पर एक रिपोर्ट);
- और जब हम वार्ताकार से कुछ चाहते हैं। उदाहरण के लिए, वह भुगतान के लिए संलग्न चालान पर सहमति व्यक्त की।
एक नियम के रूप में, पत्र कई बार समाचार-योग्य की तुलना में अधिक प्रोत्साहित करते हैं। हम स्रोत से कुछ हासिल करना चाहते हैं, यह सादे पाठ में लिखे एक पत्र में इस बारे में कहने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। कार्रवाई करने के लिए कॉल की ओर से संदेश के साथ होना चाहिए और पत्र में अंतिम वाक्य जाओ।
ग़लत"Porfiry Petrovich, मैं कौन एक बूढ़ी औरत कटौती पता है।"
सही ढंग से"Porfiry Petrovich, मैं एक बूढ़ी औरत में कटौती, पीड़ित थक उपायों पर मेरी गिरफ्तारी स्वीकार करें!"।
क्यों संवाददाता चाहिए आपको लगता है करने के लिए, इस पत्र के साथ क्या करना है? आखिरकार, यह लेने के लिए और गलत निर्णय कर सकते हैं।
हस्ताक्षर पाठ. यह हो गया है। विशेष रूप से सभी ई-मेल क्लाइंट आप अनुकूलित करने के लिए autosubstitution हस्ताक्षर क्लासिक जैसे अनुमति देते हैं "निष्ठा से ..."। मोज़िला में इस में मेनू «उपकरण» → «खाता सेटिंग्स किया जाता है।"
लिखने के लिए या हस्ताक्षर में संपर्कों लिखने के लिए नहीं - एक निजी मामला है। लेकिन अगर आप किसी भी तरह की बिक्री के साथ जुड़े हुए हैं - यह लिखने के लिए अनिवार्य है। यहां तक कि अगर लेन-देन के लिए भविष्य में संचार के आधार पर नहीं होता है, तो आप आसानी हस्ताक्षर के संपर्कों पर पा सकते हैं।
अंत में, उन साक्षात्कार जो पसंद नहीं के लिए संदेश के मुख्य भाग का एक और सुविधा आपके ईमेल का जवाब करने के लिए (यह नहीं कर सकते हैं, नहीं चाहता है, समय नहीं है)। संदेश के मुख्य भाग डिफ़ॉल्ट में संकेत मिलता है। उदाहरण के लिए, "Porfiry Petrovich, नहीं तो 12:00 बजे से पहले मुझे गिरफ्तार शुक्रवार आते हैं, मैं विचार अपने आप को माफ़ किया जाना है।" बेशक, अवधि वास्तविक होना चाहिए (यह 11:50 शुक्रवार को उदाहरण के पाठ भेजने के लिए आवश्यक नहीं है)। प्राप्तकर्ता शारीरिक रूप से पढ़ सकते हैं और अपने पत्र के लिए तय करने के लिए सक्षम होना चाहिए। यह "डिफ़ॉल्ट" वार्ताकार की गैर प्रतिक्रिया के लिए अपनी जिम्मेदारी से छुटकारा दिला। हमेशा की तरह, इस चिप का उपयोग करने के लिए समझदारी से संपर्क किया जाना चाहिए। एक व्यक्ति समय और नियमित रूप से अपने ईमेल का जवाब है, तो यह अंतिम चेतावनी है, अगर आप उन्हें नुकसान नहीं है एक छोटे से खिंचाव या पत्र पर प्रतिक्रिया के लिए नहीं एक निर्णय करने के लिए नेतृत्व अभी, और आप शुक्रवार का इंतजार करते हैं।
संलग्नक
- एक बहुत ही आसान उपकरण और लोकप्रिय त्रुटियों की एक ही समय में एक स्रोत के वृत्त, व्यावसायिक प्रस्तावों, लागत अनुमान, चित्र, स्कैन किए गए दस्तावेज़ों: अक्सर अनुलग्नकों के साथ पत्र।
बग: निवेश की एक बड़ी राशि है। पत्र 20 MB तक अनुलग्नकों के साथ अक्सर आते हैं। एक नियम के रूप में, यह TIFF प्रारूप में क्या कुछ दस्तावेजों को स्कैन करता है, 600 के एक संकल्प के साथ। मेलर संवाददाता लगभग निश्चित रूप से संलग्नक के एक पूर्वावलोकन डाउनलोड करने के लिए एक व्यर्थ प्रयास में कुछ मिनट के लिए लटका। और भगवान न करे अपने फोन पर इस पत्र को पढ़ने के लिए प्राप्तकर्ता कोशिश ...
व्यक्तिगत रूप से, मैं तुरंत इस तरह के संदेशों को हटाने के। नहीं अपने पत्र पढ़ने से पहले टोकरी में छपी चाहते? अटैचमेंट का आकार की जाँच करें। यह अनुशंसा की जाती है कि यह 3 एमबी से अधिक नहीं होना।
एक से अधिक क्या होगा अगर?
- एक अलग स्वरूप और समाधान करने के लिए अपने स्कैनर स्थापित करने की कोशिश करें। उदाहरण के लिए, PDF या 300dpi स्कैन में काफी पठनीय प्राप्त की।
- एक कार्यक्रम WinRar archiver या 7zip रूप में इस तरह के बारे में सोचो। कुछ फ़ाइलें बहुत अच्छी तरह से सेक।
- क्या एक बहुत बड़ा लगाव है, तो और यह काम नहीं करता सेक? उदाहरण के लिए, लगभग खाली लेखांकन आधार 900 एमबी वजन का होता है। ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव, और जैसे सूचना बादल भंडारण की मदद के लिए आते हैं। इस तरह के Mail.ru के रूप में कुछ सेवाओं, स्वचालित रूप से बादल भंडारण के लिए एक संदर्भ में एक विशाल निवेश परिवर्तित। लेकिन मैं क्लाउड में संग्रहीत उनकी जानकारी प्रबंधित करना चाहते हैं, तो Mail.ru के स्वचालन का स्वागत नहीं।
और एक और सिफारिश काफी निवेश के बारे में स्पष्ट नहीं है - अपने नाम. यह समझ में आता है और प्राप्तकर्ता को स्वीकार्य होना चाहिए। एक बार जब हम कंपनी में हैं नाम है... यह फ्योदोर Dostoevsky रहने दो एक प्रस्ताव तैयार किया। मैं वाणिज्यिक पत्र के अनुमोदन के लिए परियोजना के प्रबंधक से एक पत्र प्राप्त किया, और लगाव "DlyaFedi.docx" नाम की एक फ़ाइल था। प्रबंधक के साथ, मुझे इस, एक संवाद निम्नलिखित के समान भेजा:
- प्रिय प्रबंधक, आप व्यक्तिगत रूप से इस सम्मान आदमी के दृष्टिकोण और वे भाग Fedor में कॉल करने के लिए तैयार हैं?
- एक बार वहाँ,, एक व्यक्ति के रूप में सम्मान यह सब मेरे नाम से बुलाया।
- क्यों आप इसे एक अनुलग्नक "DlyaFedi" कहा जाता है कर रहे हैं? मैं अब उसके पास भेज देंगे, तो आपको लगता है कि वह इस मैनुअल में हमारे कुल्हाड़ियों खरीद लेंगे करते हैं?
- मैं तो नाम बदलने के लिए जा रहा हूँ ...
क्यों पकाने टाइम बम - संभावित ग्राहक विफलता - या अपने आप फ़ाइल का नाम बदलने से अतिरिक्त काम बनाने के? क्यों तुरंत लगाव का नाम नहीं था सही है: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" या और भी बेहतर - "KP_Nebo_Topory.docx"।
तो, "चेहरे" के रूप में ईमेल के साथ कम या ज्यादा हल है। प्रभावी काम करते हैं और यह घटक ध्यान भंग के बारे में बात की एक उपकरण के रूप में ई-मेल की समीक्षा के लिए पर आइए चलते हैं।
पत्र के साथ कार्य करना
ई-मेल - एक शक्तिशाली व्याकुलता है। किसी भी व्याकुलता के साथ के रूप में, मेल नियमों और कार्यान्वयन की समय सारिणी की कस द्वारा लड़ी जानी चाहिए।
कम से कम, आप मेल के आगमन के सभी सूचनाओं को अक्षम करने की जरूरत है। आपके मेल क्लाइंट डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आप को सतर्क कर दिया जाएगा और एक श्रव्य संकेत, और घड़ी के बगल में आइकन blinked, और पत्र के एक पूर्वावलोकन दिखाई देगा। संक्षेप में, पहले आंसू आप कड़ी मेहनत से दूर करने के लिए सब कुछ करना है, और फिर अपठित ईमेल, और विज़िट नहीं किए गए मेल के रसातल में डुबकी - शून्य से लगभग एक घंटे के जीवन के दो।
इच्छा-शक्ति की कोई शक्तिशाली बल आप अधिसूचना से विचलित नहीं होने की अनुमति देता है, और आम लोगों को बेहतर लुभाना भाग्य और उन्हें निष्क्रिय करने नहीं है। Mozillla में थंडरबर्ड मेनू के माध्यम से किया जाता है «उपकरण» → «सेटिंग्स» → «बेसिक» → «जब नए संदेश।"
अगर कोई सूचना नहीं है, कैसे को समझने के लिए कि यह एक पत्र है?
बहुत ही सरल। आप अपने आप को, जानबूझकर अलग समय पार्स ईमेल के लिए सेट ईमेल क्लाइंट खोलने और सभी अपठित संदेशों को देखें। यह दोपहर के भोजन पर और शाम में या अन्तराल के दौरान उदाहरण के लिए दिन में दो बार किया जा सकता है,, ट्रैफिक जाम में कहते हैं,।
लोग अक्सर पूछते हैं कि प्रतिक्रिया समय, और तत्काल पत्र? जवाब है: आप मेल में तत्काल पत्र की जरूरत नहीं है। जब तक आप (इस भाग ई-मेल द्वारा अपने काम अनुसूची में) ग्राहक सहायता विभाग में काम कर रहे हैं।
फोन, एसएमएस, स्काइप - तत्काल पत्र नहीं हैं, तो इस अन्य चैनलों के माध्यम से आपको सूचित करेंगे। तो फिर तुम होशपूर्वक ईमेल क्लाइंट में नीचे जाने के लिए और तत्काल ईमेल का इलाज। सभी समय प्रबंधन की गुरु (उदाहरण के लिए, अपने 'हो रही हो गया थिंग्स "के साथ ग्लेब महादूत) 24 घंटे के भीतर ईमेल द्वारा मानक प्रतिक्रिया घोषणा करते हैं। यह शिष्टाचार के सामान्य नियम है - ईमेल द्वारा वार्ताकार तत्काल प्रतिक्रियाओं से इंतजार नहीं करते। अगर वहाँ एक तेजी से संचार चैनलों पर सूचित करने के लिए एक तत्काल पत्र है।
तो, हम इस नोटिफिकेशन में आपके समय पर ई-मेल क्लाइंट शामिल करने के लिए निष्क्रिय कर दिया है।
जब हम पोस्ट ऑफिस के पास गया तो क्या किया जाए और शीर्षक के साथ गतिविधियों में ईमेल "बाहर करना" करते हैं? कहाँ शुरुआत है और इस काम के अंत है?
मैं शून्य इनबॉक्स प्रणाली के बारे में बहुत सुना है, लेकिन दुर्भाग्य से, नहीं इसे लागू करने एक भी व्यक्ति से मुलाकात की। यह एक साइकिल का आविष्कार करने के लिए आवश्यक था। इस विषय पर लेख Layfhakere किया है। उदाहरण के लिए, "शून्य भेजे». नीचे मैं अपने व्याख्या में शून्य इनबॉक्स के सिस्टम के बारे में बात करेंगे। मैं, अगर GTD गुरु टिप्पणी में कहा आभारी पूरक या प्रणाली का वर्णन में सुधार होगा।
यह समझने के लिए और है कि ई-मेल स्वीकार करने के लिए महत्वपूर्ण है - यह एक कार्य अनुसूचक और अपने व्यवसाय के लिए संग्रह नहीं है। इसलिए, फ़ोल्डर "इनबॉक्स" हमेशा खाली होना चाहिए। आप शामिल परीक्षा के लिए आते हैं, बंद नहीं करते और, कोई बात नहीं क्या विचलित नहीं किया जा जब तक इस फ़ोल्डर खाली करें।
अपने इनबॉक्स में स्पैम के साथ क्या करें? हम प्रत्येक अक्षर के लिए लगातार जाते हैं, और इसे हटाने के लिए की जरूरत है। हाँ, बस इसे चुनें और कीबोर्ड हटाएं पर क्लिक करें। आप एक पत्र नष्ट करने के लिए अपने आप को नहीं ला सकता है, तो आप क्या इसके साथ करने का फैसला करना होगा।
- आप तीन मिनट में यह जवाब कर सकते हैं? मैं यह जवाब देने के लिए है? हाँ, हम है, और जवाब तीन मिनट से अधिक नहीं ले जाएगा, तो तुरंत जवाब देते हैं।
- जरूरत को पूरा है, लेकिन इस सवाल का जवाब तैयार करने में तीन से अधिक मिनट लगते हैं। आप एक काम अनुसूचक उपयोग करते हैं, किसी कार्य में ईमेलों को कार्य में परिवर्तित करने के लिए, बारी ईमेल और इसके बारे में थोड़ी देर के लिए भूल जाते हैं अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, मैं बिल्कुल अद्भुत सेवा का उपयोग Doit.im. यह आप एक व्यक्तिगत ईमेल-पता बनाने के लिए अनुमति देता है: उसे को एक पत्र अग्रेषित, और यह एक समस्या बन जाता है। लेकिन अगर आप काम अनुसूचक, सबफ़ोल्डर "0_Vypolnit" को हस्तांतरण पत्र नहीं है, तो।
- एक पत्र के तुरंत उत्तर के बाद, किसी कार्य में बदलकर या एक साधारण परीक्षा के लिए आवश्यक है इस संदेश पर साथ क्या करना है तय: एक लंबे समय के लिए हटाने या किसी विशिष्ट फ़ोल्डर के लिए भेजें भंडारण।
यहाँ मैं लंबी अवधि के भंडारण के लिए कुछ फ़ोल्डर हैं।
- 0_Vypolnit। मैं एक फ़ोल्डर मौजूद नहीं है नहीं है, लेकिन अगर आप एक अनुसूचक की जरूरत नहीं है, एक बार फिर, यहाँ आप पत्र में जोड़ सकते हैं, विस्तृत अध्ययन की आवश्यकता होती है। इस फ़ोल्डर में भी नियमित रूप से साफ करने की जरूरत है, लेकिन उस पर विशेष रूप से आवंटित समय में एक विचारशील दृष्टिकोण के साथ।
- 1_Sprav। पर अगली उड़ान के लिए विभिन्न वेब सेवाओं, टिकट से प्रवेश के साथ स्वागत ईमेल, और इतने: यहाँ मैं पृष्ठभूमि जानकारी के साथ पत्र डाल दिया।
- 2_Proekty। यह भागीदारों और परियोजनाओं, जो एक मौजूदा रिश्ता है की पत्र-व्यवहार का एक संग्रह है। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक परियोजना या साथी के लिए एक अलग फ़ोल्डर को बंद कर। साथी मैं फ़ोल्डर "स्वर्ग" के कर्मचारियों, इस सहयोगी के साथ जुड़े से पत्र न केवल अपने कर्मचारियों द्वारा पत्र गुना, लेकिन यह भी। यह बहुत सुविधाजनक है: यदि आवश्यक हो, क्लिक के एक जोड़े में हाथ में इस परियोजना पर सभी पत्राचार।
- 3_Muzey। मैं यहाँ उन पत्रों नहाना और एक दया दूर करने के लिए कर रहा हूँ, और उनके लाभ स्पष्ट कर रहे हैं। इसके अलावा यहाँ "2_Proekty" की एक बंद परियोजना के साथ फ़ोल्डर को माइग्रेट। संक्षेप में, "संग्रहालय" हटाने के लिए पहले उम्मीदवारों संग्रहीत।
- 4_Dokumenty। दस्तावेज है कि लेखा विभाग के लिए भविष्य में उपयोगी हो सकता है के इलेक्ट्रॉनिक नमूने के साथ पत्र रहे हैं, उदाहरण के लिए, यात्रा के लिए ग्राहकों को टिकट से reconciliations के कार्य करता है। फ़ोल्डर काफी हद तक फ़ोल्डरों के साथ ओवरलैप हो "2_Proekty" और "1_Sprav", लेकिन यह लेखांकन जानकारी रखती है, में "2_Proekty" फ़ोल्डर के रूप में - प्रबंधन। मृत जानकारी, और "2_Proekty" - - लाइव "4_Dokumenty" में।
- 5_Znaniya। यहाँ मैं केवल वास्तव में उपयोगी मेलिंग सूची जो करने के लिए मैं प्रेरणा के लिए समय में वापस आने के लिए या समाधान के लिए खोज करना चाहते हैं डाल दिया।
वहाँ आपके मेल क्लाइंट में अन्य सेटिंग्स, इस प्रणाली के लिए महत्वपूर्ण हैं। सबसे पहले, थंडरबर्ड में डिफ़ॉल्ट रूप से जांच कर रहा है "मार्क संदेश पढ़ा।" मैं यह जान-बूझकर ऐसा करने के लिए, तो बॉक्स बंद पसंद करते हैं! ऐसा करने के लिए, मेनू पर जाएं «उपकरण» → «सेटिंग्स» → «उन्नत» → «पढ़ना और प्रदर्शन।"
दूसरा, उपयोग फिल्टर. मैं सक्रिय रूप से उपयुक्त फ़ोल्डरों को इस पते स्वचालित रूप से आगे ईमेल पर फिल्टर लागू करने के लिए इस्तेमाल किया। उदाहरण के लिए, वकील का पत्र फ़ोल्डर "वकील" में ले जाया गया। मैं कई कारणों से इस दृष्टिकोण को छोड़ दिया। पहले किसी भी परियोजना या साथी, और इसलिए इस फ़ोल्डर या परियोजना साथी में आंदोलन करने के लिए विषय से संबंधित मामलों के 99% में एक वकील से एक पत्र है। दूसरा, मैं जागरूकता जोड़ने का निर्णय लिया। आप तय करना होगा जहां एक विशेष पत्र, और अनुपचारित पदों के लिए सिर्फ एक जगह करने के लिए आसान के लिए देखो स्टोर करने के लिए - आपके इनबॉक्स में। अब फिल्टर केवल यह है कि विभिन्न प्रणालियों,, पत्र है कि मुझे आवश्यकता नहीं है निर्णय लेने के लिए से दूरदराज के फ़ोल्डर्स नियमित स्वचालित संदेश के लिए प्रयोग किया जाता है। मोज़िला थंडरबर्ड में फिल्टर मेनू «उपकरण» → «संदेश फ़िल्टर" में विन्यस्त कर रहे हैं।
तो, ई-मेल करने के लिए सही दृष्टिकोण के साथ 10 से 60 मिनट से एक दिन जाना चाहिए, पत्राचार की मात्रा पर निर्भर करता है।
ओह, और एक और। आप पहले से ही नए संदेशों के आने की सूचना से अक्षम कर दिया? ;)